Bagi sebuah bisnis, terutama yang memiliki produk berwujud barang, keberadaan gudang atau warehouse tentu merupakan suatu kebutuhan yang tidak terhindarkan. Terlepas gudang tersebut merupakan milik sendiri ataupun menyewa dari pihak ketiga.
Sekilas, fungsi dari gudang tersebut memang relatif sederhana. Yaitu untuk menyimpan barang jadi, bahan material, spare part peralatan, dan lain sebagainya. Jika ditelisik lebih jauh sebenarnya peran gudang sendiri cukup strategis dalam pengelolaan sebuah bisnis.
Gudang bisa menjadi acuan dilanjutkan atau tidaknya produksi ketika level stok barang yang tersimpan didalamnya sudah mencapai titik tertentu. Apakah proses produksi bisa terus dijalankan ataukah harus dihentikan terlebih dulu untuk sementara waktu.
Disamping itu, keberadaan gudang juga sangat berpengaruh terhadap potensi adanya uang mandeg akibat adanya beberapa stok barang yang berstatus slow moving maupun death stock. Sehingga dalam hal ini keberadaan gudang seharusnya bisa lebih dioptimalkan lagi untuk menjadi alat bantu kontrol dari perjalanan operasional sebuah bisnis.
Gudang yang Terlanjur Ruwet
Ada satu permasalahan yang sangat umum terjadi ketika pengelolaan gudang hendak dibuat lebih sistematis dari sebelumnya beroperasi tanpa prosedur dan arah yang jelas.Â
Akan ada kondisi dimana kesemrawutan kadung terjadi dan kita tidak bisa menolak kenyataan tersebut selain memang harus dituntaskan secara bertahap dan sedikit demi sedikit.
Idealnya, gudang yang rapi itu memiliki standar penataan mulai dari peletakan hingga batasan kuantitas. Dengan kondisi awal yang sudah terlanjur tidak tertata atau asal-asalan maka hal itulah yang sesegera mungkin perlu dirombak sedemikian rupa sehingga menjadi lebih tertata sebagaimana standar yang ditetapkan.
Dalam hal ini, keberadaan standar adalah titik awal untuk memulai langkah menata ulang kondisi gudang sebagaimana yang kita inginkan. Standar merupakan sebuah kondisi ideal yang ingin kita tuju dari kondisi saat ini yang tentunya masih belum sesuai dengan hal itu.
Dengan memiliki standar acuan maka bisa dibilang kita sudah menyelesaikan separuh dari upaya merapikan kondisi gudang tersebut. Untuk merumuskan standar tersebut terlebih dulu kita harus memeriksa secara langsung kondisi di lapangan agar bisa memperkirakan secara tepat dan layak.
Standar Ruang
Langkah selanjutnya dari upaya penataan ulang gudang ini adalah dengan mendetailkan kapasitas tampung yang dimiliki oleh suatu gudang. Di sini kita membutuhkan unit satuan terkecil sebagai patokan ruang penyimpanan dari barang-barang di gudang.Â
Hal itu bisa berupa pallet, laci, dan sejenisnya. Maksudnya adalah lokasi gudang ingin kita kondisikan dalam standar ruang penyimpanan yang sama satu sama lain.
Katakanlah ada beberapa varian barang jadi (finish product) yang ingin disimpan di gudang. Yang mana masing-masing varian tersebut memiliki dimensi yang berbeda satu sama lain sehingga meski dalam kuantitas yang sama bisa jadi membutuhkan ruang simpan yang berbeda.Â
Misalnya, salah satu varian cukup membutuhkan 1 pallet untuk menyimpan, sedangkan yang lain butuh sampai 2 pallet biarpun untuk pallet yang kedua hanya memuat separuh dari standar tumpukan yang diizinkan.
Dengan demikian kontrol terhadap item-item yang tersimpan di gudang didasarkan pada jumlah pallet yang menempati ruangan di gudang tersebut. Ketika hal ini diberlakukan terhadap beberapa varian barang maka kita akan mendapati variasi jumlah untuk setiap jenis barang yang disimpan. Terkait jumlahnya hal itu tergantung dengan preferensi kita masing-masing.
Titik Keseimbangan
Kondisi awal yang masih belum sesuai standar yang diharapkan mengharuskan kita untuk melakukan penataan secara bertahap.Â
Barang-barang yang kadung berlebih tidak diizinkan untuk melakukan penambahan lagi. Baik itu penambahan dari produksi baru ataupun dari pembelian baru. Disamping juga harus diupayakan untuk dikurangi secara bertahap melalui beberapa cara.
Sementara untuk barang-barang yang memang kurang harus tetap menyesuaikan ketersediaan lokasi yang sudah ditetapkan. Hal ini mau tidak mau akan menciptakan ketimpangan stok untuk sementara waktu.
Dengan demikian kontrol harus dibuat lebih ketat terhadap beberapa barang yang berada dalam situasi tidak ideal tersebut (yang berlebih dan yang kekurangan). Seiring berjalannya waktu dan kedisiplinan dalam mengondisikan aktivitas penyimpanan barang di gudang maka lambat laun titik keseimbangan akan bisa dicapai.
Salam hangat,
Ash