Aplikasi Sederhana Rencana Pengadaan Material Menggunakan Microsoft Excel untuk Produk Bisnis Berbasis Manufaktur

Bergerak dalam bidang usaha berjenis manufaktur pada umumnya memang memberikan tantangan tersendiri bagi para pelakunya. Ada kompleksitas lebih terkait operasional yang harus dihadapi serta dilakukan secara rutin dan berkesinambungan.

Setiap periode waktu tertentu pelaku bisnis manufaktur perlu menerka jumlah permintaan melalui kalkulasi forecasting. Setiap periode waktu tertentu juga para pengelola bisnis berbasis manufaktur perlu membuat perhitungan kebutuhan bahan material yang harus mereka beli untuk menunjang keperluan produksi selama kurun waktu berjalan.

Bukan hanya industri berskala besar saja yang harus melakukan perhitungan tersebut. Perusahaan "kelas" rumahan sekalipun juga perlu menerapkan langkah serupa. Persoalannya sebenarnya bukan menyangkut besar kecilnya usaha, akan tetapi lebih kepada "ketaatan" sebuah bisnis dalam menerapkan suatu sistem.

Sebuah bisnis yang menjalankan sistem manajerialnya secara rapi dan sistematis akan memudahkan dirinya untuk menelaah atau menelusuri sesuatu dari sebuah produk yang dihasilkan. Ketika terjadi suatu masalah, sistem pengelolaan yang rapi akan lebih memudahkan pelaku bisnis untuk membuatkan solusi penyelesaiannya.

Industri besar dan pelaku bisnis kelas kakap tentu sudah memiliki alat bantunya tersendiri dalam rangka menyeleraskan aktivitas dari semua lini bisnisnya. Data yang terdokumentasi, laporan yang terorganisir, dan sejenisnya sudah dikondisikan sedemikian rupa sehingga begitu mudah untuk dianalisa sekaligus dijadikan rujukan pengembangan strategi bisnis di masa depan.

Penggunakan sistem seperti Enterprises Resources Planning (ERP) yang disediakan oleh beberapa provider besar semisal Oracle, AX, Workday, Odoo, dan lain-lain merupakan alat bantu yang hebat untuk memudahkan pelaku bisnis mengelola industrinya.

Hanya saja, investasi biaya yang diperlukan untuk memperoleh layanan tersebut tentu tidaklah murah. Bagi pelaku industri besar bisa jadi angka itu sebanding dan bisa dikompensasi seiring besaran omset bisnis mereka. Sementara bagi industri yang masih kecil dengan omset "sedang-sedang saja" untuk mendapatkan layanan serupa tentu kurang feasible. Tidak sebanding dengan biayanya.

Sehingga salah satu cara yang paling memungkinkan untuk ditempuh adalah dengan membuat sistem pengelolaan secara mandiri. Baik itu membuat mekanisme perhitungan untuk proyeksi permintaan (baca: Berapa Proyeksi Penjualanmu Bulan Depan? Begini Cara Menghitung "Forecasting"-nya), menghitung rencana pengadaan barang, merancang penjadwalan produksi, dan lain sebagainya.

Dan salah satu media paling terjangkau adalah menggunakan aplikasi Microsoft Excel. Adapun sebelumnya kita sudah berbagi ulasan mengenai cara membuat kalkulasi penghitungan forecasting maka selanjutnya atau disini kita akan mengulas perihal cara merancang rencana pengadaan barang untuk bisnis berbasis manufaktur.

Tahapan Menyusun Rencana Pengadaan Barang

Kalau boleh dibilang sebenarnya tidak ada tahapan kaku untuk merancang rencana pengadaan ini. Hanya saja terdapat beberapa hal yang mesti diperhatikan sebagai input-an menyusun rencana pengadaan seperti daftar material yang dipakai untuk membangun sebuah produk, jumlah order yang menjadi acuan pengadaan, rekap data stok, dan hierarki atau rute penciptaan sebuah produk.

Beberapa hal tadi akan sangat menentukan bagaimana sebuh rencana pengadaan material dibangun mengingat karakteristik produk sangat mungkin berbeda-beda antara satu jenis pelaku bisnis dengan pelaku bisnis yang lain.

Bahkan untuk satu jenis produk yang sama sekalipun tidak menutup kemungkinan akan adanya perlakuan berbeda dalam upaya menciptakan produk tersebut sehingga mengakibatkan beberapa barang kebutuhan turut berbeda karenanya.

Namun, tahapan secara umum untuk menyusun rencana pengadaan barang tersebut adalah sebagai berikut :

• Tahap Pertama : Penjabaran Formula Produk
• Tahap Kedua : Pembuatan List Informasi Material
• Tahap Ketiga : Pendataan Jumlah Order Produk
• Tahapa Keempat : Pendataan Stok Material dan Barang Jadi / Setengah Jadi
• Tahap Kelima : Merangkai Interkoneksi Stok, Formula, dan Order Produk
• Tahap Keenam : Membuat Rencana Pengadaan Material
• Tahap Ketujuh : Preview Rencana Pengadaan Material
• Tahap Kedelapan : Membuat Rekap Pembelian Material

Delapan tahapan ini akan mengarahkan kita selangkah demi selangkah untuk membangun sebuah sistem pengadaan barang yang mengadopsi prinsip-prinsip Material Requirements Plannig (MRP), tapi dalam versi yang lebih sederhana.

Pada pembahasan selanjutnya kita akan menguraikan secara lebih rinci tentang masing-masing tahapan tersebut. Dan di penghujung pembahasan nanti kita akan melihat contoh aplikasi tersebut yang sekaligus bisa rekan-rekan pergunakan untuk mengelola sebuah bisnis berbasis manufaktur. Tentu setelah melalui beberapa penyesuaian mengingat contoh yang saya buat tidaklah spesifik untuk suatu jenis produk tertentu.

So, sampai bertemu pada pembahasan selanjutnya.

Salam hangat,

Ash

** Untuk mendapatkan ulasan khusus terkait sistem perencanaan produksi, pengadaan, forecasting, dan sejenisnya rekan-rekan juga bisa mengunjungi blog pribadi penulis disini.