Ada begitu banyak ketidakpastian dalam sebuah perjalanan bisnis. Utamanya yang terkait dengan dinamika permintaan dan penawaran. Terkadang sebuah permintaan melonjak cukup pesat. Tapi tidak jarang permintaan itu pun juga mengalami terjun bebas daripada periode sebelumnya.
Sementara disisi lain tingkat persaingan yang ketat di dunia bisnis mengharuskan setiap pelaku bisnis untuk senantiasa sigap. Dalam artian bahwa mereka harus selalu mengupayakan bahwa produk-produk mereka bisa diperoleh dengan mudah di pasaran.Â
Terlebih ketika produk tersebut merupakan kelompok "produk umum" yang dengan mudah ditemui substitusinya.
Keberadaannya yang langka di pasaran tidak membuat para konsumen khawatir karena masih ada pihak lain yang mampu menyediakan barang serupa. Misalnya produk air mineral kemasan yang jumlahnya cukup bejibun.Â
Ketiadaan satu merk produk tertentu jarang sekali menjadikan calon pembelinya enggan untuk membeli barang merk yang lain. Terkecuali memang bagi para konsumen loyal.
Hanya saja seloyal-loyalnya pembeli kalau kebutuhan mereka cukup mendesak sementara barang yang mereka butuhkan tidak ada maka sepertinya idealisme untuk setia pada satu merk produk tertentu juga akan terkikis. Produk merk apapun akan diambil selama masih dalam batas yang mereka yakini.
Sehingga untuk mengantisipasi kemungkinan terlambatnya pasokan maka beberapa pelaku bisnis menerapkan kebijakan membuat stok cadangan atau safety stock yang dimaksudkan sebagai stok darurat guna mencukupi permintaan pasar sembari menunggu penyiapan stok barang yang baru.
Yang namanya safety stock umumnya hanya dibuat dalam jumlah terbatas berdasarkan kalkulasi tertentu. Dengan mempertimbangkan data historikal sekaligus mungkin intuisi pengambil kebijakan maka angka safety stock tersebut seringkali berbeda antar masing-masing pelaku bisnis.Â
Ada yang main aman dengan level stok cadangan yang minimalis. Tapi ada juga yang pada waktu-waktu tertentu mengambil risiko lebih meningkatkan secara drastis jumlah cadangan stoknya.
Pada tahun 1998 lalu tatkala krisis moneter melanda, perusahaan yang pernah menjadi tempat saya berkarier berani mengambil risiko besar untuk menaikkan level stok cadangannya.Â
Hal itu dilakukan oleh pihak manajemen selama beberapa waktu sebelum kerusuhan meletus. Dan terbukti pada saat tejadi kerusuhan harga beberapa barang mengalami lonjakan drastis daripada sebelumnya.
Dengan cadangan stok yang melimpah sementara ongkos yang dibayarkan untuk mendapatkan stok tersebut masih dengan harga lama maka kenaikan harga barang merupakan berkah terselubung.Â
Angka keuntungan naik berlipat ganda berkat keberanian menambah level stok barang di gudang. Sebuah kebijakan yang pada akhirnya disyukuri oleh hampir semua orang di perusahaan waktu itu.
Hampir sama dengan situasi yang terjadi di pasar, kegiatan yang terkait dengan aktivitas produksi sebenarnya juga tidak bisa dibilang merupakan sesuatu yang mutlak.Â
Sejumlah berapa produk yang akan diproduksikan, hasil akhirnya sangat mungkin kurang atau lebih dari jumlah yang ditentukan. Sehingga pihak manajemen melalui ranah perencanaan produksi umumnya memberikan kebijakan rentang kelonggaran (allowance) dari kekurangan atau kelebihan hasil produksi.
Mungkin ada yang menoleransi di angka 5%, 10%, dan sebagainya. Apabila jumlah kekurangan atau kelebihan barang produksinya masih berada dalam batas allowance tersebut maka diperbolehkan. Begitupun sebaliknya.
Kekurangan jumlah produksi berisiko tidak terpenuhinya secara total sejumlah permintaan. Sebaliknya, kelebihan jumlah produksi akan berdampak pada beban inventori penyimpanan barang.Â
Kedua hal tersebut tidak bisa dibilang baik untuk bisnis mengingat efek yang ditimbulkan. Akan tetapi juga tidak bisa dihindari mengingat tidak adanya kepastian bahwa proses produksi akan memberikan hasil yang secara keseluruhan sama dengan perhitungan di atas kertas.
Oleh karena itu, pengendalian harus dilaksanakan secara menyeluruh agar batas-batas tadi tidak sampai terlampaui dan supaya tidak muncul efek samping di kemudian hari.
Efek Samping yang Menyakiti
Lantas efek apa yang ditimbulkan oleh karena barang persediaan yang tidak bergerak sebagai akibat akumulasi dari kebijakan safety stock dan allowance?Â
Barang yang tidak bergerak lama kelamaan akan menjadi stok mati (death stock) yang umumnya membutuhkan perlakuan berbeda daripada barang-barang reguler yang lain.
Mungkin ia sudah ketinggalan zaman dari segi desain mengingat statusnya sebagai barang lama. Pun bisa jadi sudah tidak relevan lagi dengan permintaan pasar. Hal itu mau tidak mau akan memantik dilema yang mana membiarkannya saja hanya akan menelan biaya simpan, menurunnya aspek kualitas, dan tentunya menjadi "uang beku" yang tidak bisa dimanfaatkan.
Sementara memaksanya untuk keluar juga berisiko lain karena status dan kondisinya yang berbeda. Dalam hal ini memang diperlukan perlakuan khusus seperti pangsa pasar khusus atau harga spesial dalam menjual barang tadi atau bahkan munculnya rekomendasi untuk melakukan proses ulang.Â
Dari perlakuan khusus tersebut umumnya terjadi penurunan value yang sejatinya membuat pelaku bisnis mengalami kerugian.
Dalam prinsip lean, hal-hal seperti over production dan inventory sangatlah dihindari karena potensi negatifnya tadi. Bahkan kebanyakan industri menginginkan lini produksi mereka menerapkan konsep Just in Time yang mana tidak diperlukan lagi stok menyetok barang. Hanya saja hal itu membutuhkan sumber daya yang prima agar semua bisa berjalan secara tepat sasaran.
Tentunya, akan selalu ada sisi positif dan juga negatif dari setiap kebijakan yang diambil. Terutama yang berkaitan dengan keputusan untuk menyediakan cadangan stok dan kelonggaran lebih produksi.Â
Namun hal itu tetap harus dipantau secara berkala agar jangan sampai barang-barang yang terlanjur diproduksikan tadi menjadi tersia-siakan di kemudian hari.
Salam hangat,
Ash
