"Step by Step" Menyusun Rencana Produksi Menggunakan Microsoft Excel

Microsoft Excel (Ms Excel) mungkin bisa dibilang sebagai salah satu aplikasi yang sangat populer bagi para pengguna komputer. Hampir setiap orang yang menggunakan komputer mengenal aplikasi ini dalam aktivitasnya. 

Para siswa sekolah, mahasiswa, dosen atau guru pengajar, para profesional, bahkan beberapa direktur perusahaan sekalipun sudah tidak asing menggunakan aplikasi ini. Namun memang kapasitas penggunaannya saja yang berbeda.

Ada yang sekadar menggunakan fungsi umum dari aplikasi tersebut, tapi ada juga yang mengeksplorasinya dengan lebih dalam. Jika sudah mengenal lebih jauh tentang Microsoft Excel atau pada tataran advance maka seseorang bisa membuat sebuah program yang fungsional untuk menunjang setiap pekerjaannya. 

Apa yang bisa dilakukan oleh program ERP itu pada dasarnya juga bisa dilakukan oleh Ms Excel. Bedanya, kita sendiri yang membuat langsung sistem integrasi didalamnya. Jadi kualitas sistem perencanaan yang dibangun melalui aplikasi Ms Excel ini sangat ditentukan oleh kualitas planner yang "membangun" sistem tersebut.

Penggunaan Ms Excel cukup bersahabat bagi korporasi yang ber-budget kecil namun mendambakan sebuah sistem perencanaan produksi yang tidak sepenuhnya manual. 

Sistem perencanaan produksi bisa dirancang sedemikian rupa melalui aplikasi Ms Excel sehingga sesuai dengan kebutuhan produksi di perusahaan. Dan disinilah kita akan memulai tahapan-tahapan penyusunan itu.

Siapkan laptop atau Personal Computer (PC) untuk menjalankan langsung setiap instruksi yang ada disini. Dengan demikian pada akhir tulisan nanti kita akan berhasil membuat sebuah sistem perencanaan produksi sederhana untuk diterapkan dalam menunjang proses bisnis di perusahaan kita masing-masing. 

Sudah siap? Ayo kita mulai.

Mengenal Fungsi-fungsi Microsoft Excel yang Sering Dipakai untuk Menyusun Rencana Produksi

Ada cukup banyak fungsi pada aplikasi Ms Excel seperti fungsi IF, VLOOKUP, HLOOKUP, SUMIF, COUNTIF, SUM, dan lain sebagainya. Sebelum mulai menyusun perencanaan produksi maka kita perlu mengenali beberapa fungsi yang paling sering dipakai untuk menunjang proses perencanaan.

Fungsi-fungsi tersebut berperan sebagai penghubung antar-data yang kita jadikan sebagai rujukan informasi untuk menyusun rencana produksi. Melaluinya maka kita akan bisa mengintegrasikan beberapa informasi tersebut sehingga menjadi satu unit utuh sistem perencanaan produksi.

Membangun sistem perencanaan produksi berbasis aplikasi Ms Excel memerlukan interkoneksi informasi yang terjalin satu sama lain dengan database informasi. Informasi tersebut diantaranya adalah item produk, kapasitas mesin, dan juga penjadwalan. 

Saat membuat suatu penjadwalan produksi akan menjadi kurang efisien apabila semua informasi pada database ditampilkan semuanya. Perlu ada pemilihan dan juga pemilahan perihal informasi mana saja yang paling diperlukan dan mana yang tidak untuk membuat rumusan jadwal produksi.

Sehingga "pemanggilan" suatu basis informasi perlu disesuaikan satu sama lain dengan memberdayakan beberapa fungsi interkoneksi seperti VLOOKUP dan juga SUMIF. 

Dua fungsi ini bisa dibilang sebagai fungsi yang paling sering dipergunakan dalam menyusun rencana produksi menggunakan Microsoft Excel. Sementara fungsi-fungsi yang lain porsinya terbilang lebih kecil dibandingkan kedua jenis fungsi tersebut.

Membangun Database Produk

Pembahasan mengenai fungsi-fungsi apa saja yang dipakai untuk merancang rencana produksi sebenarnya tidak perlu diurai secara detail. Karena hal ini bisa jadi turut dipengaruhi oleh preferensi dan selera masing-masing planner yang menyusun rencana produksi dengan program Ms Excel. 

Sebagian planner barangkali menyukai tampilan yang kompleks dan rinci. Sementara sebagian yang lain lebih mementingkan aspek simpel namun berfungsi maksimal.

Setiap preferensi tentunya memiliki sisi keunggulan dan kekurangan masing-masing. Utamanya menyangkut pemberian update informasi yang lebih cepat dilakukan berbanding dengan yang masih perlu dilakukan pengolahan data lebih lanjut.

Terlepas dari hal-hal semacam itu seorang planner tetap harus memiliki sekumpulan informasi yang mencakup segala hal perihal pelaksanaan proses produksi. Basis informasi yang sifatnya statis maupun dinamis perlu dimiliki seorang planner agar pada saat merancang perencanaan produksi hal itu bisa dilakukan secara optimal.

Database informasi yang menjadi data acuan dalam merancang rencana produksi setidaknya harus mengandung informasi atribut produk. Dalam skala yang lebih kompleks, database informasi ini bisa berisi mesin-mesin mana saja yang bisa dipakai untuk memproduksi produk tertentu. Juga ada data informasi seperti berat produk, netto, kemasan, kapasitas produksi per mesin per produk, varian-varian produk, dan lain sebagainya.

Apabila masih dalam skala kecil barangkali peralatan atau mesin pendukung proses relatif lebih sedikit dan jumlah produknya pun lebih mudah dihitung. Sehingga database yang terbentuk pun akan lebih sedikit. Sedikit banyak sebenarnya tidak jadi soal, hal itu hanya masalah kompleksitas pengelolaan saja.

Berikut ini adalah contoh sederhana dari database produk yang selanjutnya akan kita jadikan acuan dalam merancang rencana produksi. Kita akan "mengadopsi" produk dari jajanan terkenal "Maicih" agar mendapatkan gambaran produk yang lebih nyata. Meskipun secara detail database beberapa informasi berikut masih sebatas pemisalan saja.

Tabel 1. Database Produk "Maicih"/Koleksi pribadi

Tabel 1 merupakan salah satu database yang memuat informasi nama produk berikut bahan-bahan yang dipakai, berat produk, dan juga mesin atau peralatan yang dipakai untuk memproduksi produk tersebut berikut kapasitas yang dimilikinya.

Tabel 1 menyajikan beberapa informasi penting yang selanjutnya akan menjadi rujukan dalam menyusun rencana produksi. Berdasarkan data tersebut nantinya kita akan bisa mengetahui berapa lama waktu yang diperlukan untuk mengerjakan pesanan produk dalam jumlah yang ditentukan. Dengan jumlah tertentu untuk masing-masing produk yang ada seorang planner akan bisa memprediksi kapan waktu pemenuhan dapat dilakukan.

Database informasi yang tersaji pada tabel 1 sebenarnya hanyalah sebagian kecil saja dari beberapa informasi penunjang lain yang diperlukan. Setiap unit produk pada dasarnya memiliki rincian informasi mendetail yang dikenal sebagai Bill of Material (BOM). 

BOM ini berisi rincian informasi yang melekat sebagai atribut suatu produk mulai dari jenis isi serta kemasan yang dipakai hingga standar kuantitas isinya.

Tabel 2. Database BOM Produk per Unit BoxKoleksi pribadi

Tabel 2 hanyalah salah satu penjabaran informasi dari salah satu produk yang terdapat di tabel 1 dengan kode MC-BA-01. Dan rekap data ini perlu dilakukan untuk keseluruhan produk yang ada untuk mengetahui ragam varian dari kemasan yang dipakai serta isi produk yang dikemas.

Setiap kemasan yang dipakai dan juga setiap bahan yang dikemas selanjutnya akan menjadi arsip data tersendiri sebagai database informasi kemasan dan juga database informasi bahan yang dikemas sebagai produk. 

Rekap informasi perihal kemasan dan juga bahan itu nantinya akan menjadi acuan dalam proses pengadaan bahan baku dan juga bahan kemasan yang perlu disipakan guna menunjang jalannya proses produksi.

Tabel 3. Database BOM Isi Produk per KilogramKoleksi pribadi

Pada tabel 3 disajikan komposisi bahan baku untuk membuat isi produk Basreng Maicih yang mana hal itu akan merujuk pada jumlah kebutuhan bahan sesuai dengan kuantitas produk yang akan diproduksi nantinya.

Sehingga setiap informasi yang disajikan dalam rencana produksi ini memiliki keterkaitan tidak hanya sebatas pada aktivitas penjadwalan saja, melainkan juga terhadap aspek pengadaan bahan. 

Oleh karena itu, perencanaan harus dilakukan mengawali semuanya sehingga aktivitas produksi tidak perlu mengalami penundaan gegara terkendala ketiadaan bahan atau karena hal lainnya.

Setiap database yang ada bisa saja dibuat terpisah untuk beberapa kategori tertentu atau digabung untuk beberapa kategori yang lain. Hal ini lebih terkait dengan teknis menyangkut kemudahan dalam memproses data atau sebaliknya.

Salam hangat,

Ash