Agar Lebih Fasih Menggunakan Fungsi "IF"

Program Microsoft Excel (Ms Excel) identik dengan beragam fungsi perhitungan dan statistik. Melakukan pemeringkatan data, mencari deviasi, rataan, dan sejenisnya merupakan santapan ringan bagi aplikasi besutan Bill Gates ini. Sehingga bagi siapapun yang memerlukan otak-atik data numerik keberadaan Ms Excel ibarat sebuah berkah yang luar biasa.

Namun, Ms Excel seperti yang sudah banyak orang ketahui tidaklah memiliki kemampuan sebatas pada pengolahan data numerik saja. Informasi yang bersifat kategorik pun juga bisa diolah sedemikian rupa sehingga menjadi lebih mudah dipahami. 

Data-data yang awalnya tampak "semrawut" bisa ditata dengan lebih rapi, lebih sistematis, dan lebih mudah dianalisa.

Dari sekian banyak fungsi yang berperan dalam proses olah data di aplikasi Ms Excel, secara pribadi saya memandang fungsi "IF" sebagai fungsi dengan peran terpenting. 

Fungsi tersebut mampu menjadi jembatan penghubung transformasi data yang sebelumnya tersampaikan ala kadarnya menjadi lebih sistematis, lebih terstruktur, lebih runut, dan sejenisnya.

Keberadaan fungsi "IF" sendiri sebenarnya mampu menjadi filter atas beberapa informasi yang tidak terlalu dibutuhkan namun keberadaannya cukup banyak tersebar disana sini. 

Peranan fungsi "IF" dalam hal ini adalah menjadi representasi dari logika yang kita bangun untuk menciptakan sebuah situasi dan kondisi sehingga menjadi lebih ideal seperti yang kita harapkan.

Ilustrasi Pengoperasian Microsoft Excel | Sumber gambar : katalogue.id

"IF..."

Mungkin kita ingin melakukan filter informasi dari ratusan hingga ribuan data dengan beberapa karakteristik unik didalamnya. Tanpa harus memilah satu per satu informasi yang kita cari peran fungsi "IF" sangatlah besar untuk menduplikasi logika berpikir yang kita miliki dan ingin kita terapkan terhadap suatu basis data.

Sebagai contoh seandainya kita memiliki beberapa kode informasi yang didalamnya memuat kode huruf unik seperti 1123AB11, 1234AA22, 1134AA89, 2344AX77, 2345AG21, 1123AB77, dan seterusnya. 

Dalam hal ini misalnya kita ingin mengeliminasi kode-kode yang memuat selain kode huruf "AA" didalam kode informasi yang ada. Dengan demikian seharusnya kode informasi yang tersisa adalah 1234AA22 dan 1134AA89. Sementara sisanya akan dieliminasi.

Apabila kode informasi yang tersedia hanya sekitar 6 buah kode saja barangkali mudah bagi kita untuk memproses. Akan tetapi bagaimana jika jumlahnya mencapai ratusan atau bahkan ribuan kode?

Kita bisa melakukan pendeteksian setiap kode informasi yang mengandung informasi yang kita cari dengan memberdayakan fungsi "IF" dalam prosesnya. Namun dalam hal ini "IF" tidak selalu bisa berdiri sendiri. Ia memerlukan alat bantu beberapa fungsi yang lain tergantung dengan pengolahan data seperti apa yang dikehendaki.

Tabel 1. IF Kode | Dokumentasi pribadi

Tabel 1 tersebut mempergunakan fungsi "IF" dan "SEARCH" untuk mendeteksi huruf "AA" yang terselip didalam kode unik. Kode unik yang didalamnya mengandung huruf "AA" akan ditandai dengan istilah "Pilih". Sehingga kode 1234AA22 dan 1134AA89 secara otomatis akan terdeteksi oleh fungsi tersebut. Pencarian serupa juga bisa dilakukan untuk identitas unik yang lainnya.

Memahami cara penggunaan fungsi "IF" akan sangat membantu kita menuntaskan beberapa persoalan olah data. Hanya saja tidak sedikit yang menganggap bahwa fungsi ini terlalu "njelimet" alias rumit untuk dipergunakan. 

Dalam beberapa kasus sederhana mungkin penggunaan fungsi "IF" tidak terlalu menuntut kreativitas saat menyusun kerangka logikanya. Namun akan lebih rumit ketika persoalannya semakin kompleks. Sehingga terkadang orang-orang enggan untuk menggunakannya.

Mengasah Keterampilan Menggunakan "IF"

Lantas bagaimana caranya agar kita menjadi lebih akrab dan nyaman dalam mempergunakan fungsi tersebut tatkala mengoperasikan Ms Excel? 

Adakah cara supaya fungsi IF menjadi lebih mudah untuk dikuasai? Bagaimana caranya agar kita semakin mahir saat memakai fungsi "IF" dalam aktivitas pengolahan data sehari-hari?

Menurut pengalaman saya pribadi mempergunakan fungsi "IF" tersebut cukup menarik sekaligus menantang karena harus terus mengasah kreativitas, melakukan trial and error, sehingga hasil yang didapatkan dari pemberlakuan fungsi "IF" tersebut bisa berjalan sesuai harapan.

Adapun untuk memahami prinsip kerja fungsi "IF" tersebut penting kiranya bagi kita memperhatikan beberapa hal berikut :

• Menentukan Hasil Akhir. Dalam menggunakan fungsi "IF" setidaknya kita harus tahu output-an seperti apa yang kita inginkan. Menemukan sesuatu kah? Memfilter sesuatu kah? Mengeliminasi sesuatu kah? Dan lain-lain.
  Fungsi "IF" adalah tentang "jika" maka "bagaimana". Apabila sesuatu yang kita persyaratkan terjadi maka konsekuensinya akan bagaimana. Titik awal inilah yang mesti kita pahami dulu agar perumusan logika "IF" yang kita buat berlaku sebagaimana yang diinginkan.
• Membuat Persyaratan yang menjadi sebab dari terjadinya suatu akibat atau hail akhir.
  "Jika nilai ujian lebih dari atau sama dengan 70 maka seorang murid dinyatakan lulus". Dengan demikian murid-murid yang nilainya dibawah 70 akan dinyatakan tidak lulus.
  Hal ini merupakan contoh sederhana dari fungsi "IF" yang mana pilihannya jika sesuai syarat (nilai minimal 70) maka "lulus" dan sebaliknya. Persyaratan ini harus kita tetapkan untuk menciptakan hasil akhir yang kita inginkan.
• Merancang Tingkatan Logika. Seringkali sebuah fungsi "IF" terdiri lebih dari satu tingkatan logika. Bukan hanya sebatas logika "jika bukan 0 maka 1", melainkan muncul logika lanjutan yang bersambung dengan kondisi lain dibalik keberadaan angka 1 tersebut.
  Katakanlah seorang murid memiliki nilai 95 untuk suatu mata pelajaran. Berdasarkan logika lulus maka murid tersebut lulus. Namun ada logika lain yang bersambung dari status lulus tersebut.
  Murid dengan nilai 95 ke atas berstatus "Bintang Kelas", sementara yang dibawah nilai tersebut berstatus"Murid Cerdas". Sehingga terdapat dua logika yang bersambung dari logika sebelumnya.
• Identitas Unik. Dalam menggunakan Ms Excel terdapat satu hal penting yang perlu kita perhatikan. Hal itu terkait dengan keberadaan suatu identitas unik yang menjadi titik tumpu dari sebuah proses pengolahan data.
  Ms Excel mengedepankan interkoneksi data satu sama lain untuk dikaitkan satu sama lain sehingga menjadi sebuah informasi yang lengkap. Identitas unik akan menjadi penghubung dari interkoneksi tersebut. Bahkan fungsi "IF" sendiri turut ditentukan oleh sebuah identitas unik yang menjadikan logika fungsi berjalan dengan semestinya.
  Fungsi logika "IF" adalah memilih antara 1 atau 0, ini atau itu, atas atau bawah, dan sejenisnya.
• Frekuensi. Seberapa banyak kita berlatif dan mengasah keterampilan diri menggunakan fungsi "IF" maka kemampuan kita menguasai fungsi tersebut akan semakin membaik.
  Kita hanya perlu berlatif dan mencari satu per satu celah penyempurnaan dari penggunaan fungsi "IF" dalam mengoperasikan Ms Excel.
  Hal ini tidak selalu bisa diperoleh dari membaca refferensi saja, melainkan juga harus mengalami sendiri dan menangkap langsung maksud dari sebuah fungsi yang berjalan sesuai logika yang kita harapkan atau tidak.
  Frekuensi kita membaur dengan fungsi "IF" akan menjadikan kita lebih paham terhadap cara kerja fungsi "IF" itu sendiri.

Hampir sama dengan berbagai jenis keterampilan yang lain, menggunakan dan menguasai fungsi "IF" juga perlu pembiasaan. Berlatif, mendapatkan feedback, dan melakukan perbaikan disana-sini sehingga setiap detail logika fungsi mampu dipahami dengan lebih baik lagi.

Salam hangat,

Agil S Habib