Cara Merancang Perencanaan Produksi bagi Pelaku Industri Rumahan

Masa pandemi tidak bisa dipungkiri telah menjadikan cukup banyak orang kehilangan pekerjaan. Namun di sisi lain hal itu juga memicu kita untuk berjibaku membuka bisnis sendiri sebagai upaya untuk menyambung kebutuhan hidup. 

Bagi yang masih awam dengan dunia bisnis, situasi ini justru memicu mereka untuk mengerahkan segala cara dan mempelajari berbagai tips memulai bisnis. Seiring berjalannya waktu, sebagian orang masih harus berjuang untuk menghidupkan bisnis yang sudah dirintis. 

Sementara sebagian yang lain sudah berhasil menapaki situasi yang lebih baik dalam mengelola bisnisnya. Mereka ini terus mencari cara baru untuk membuat bisnisnya semakin maju daripada sebelumnya.

Di antara sekian banyak cara yang bisa ditempuh dalam upaya mengembangkan suatu bisnis, terdapat satu hal penting yang tidak boleh dikesampingkan. Terutama bagi mereka para pelaku industri rumahan yang fokus usahanya adalah memproduksi atau mengolah suatu barang. Hal itu adalah menyangkut proses perencanaan produksi.

Perencanaan produksi sendiri sebenarnya tidak hanya terbatas pada aktivitas membuat perencanaan kegiatan produksi saja. Melainkan juga terkait tentang pengendalian stok barang (inventori) yang menjadi bahan utama maupun bahan pendukung dari suatu proses produksi ataupun pengolahan. 

Ini artinya kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh pelaku industri rumahan sepenuhnya harus dikendalikan mulai dari aktivitas pengadaan atau pembelian bahan baku sampai dengan dihasilkannya produk akhir yang bisa dijual kepada pembeli.

Pengendalian Stok Barang

Membuat perencaan produksi harus dimulai dari persiapan sebelum proses produksi itu dilakukan. Dengan kata lain, perlu adanya persiapan untuk pengadaan pelbagai bahan kebutuhan hingga kemudian diproses menjadi produk siap jual. 

Sebelum memulai untuk melakukan aktivitas belanja bahan-bahan kebutuhan, terlebih dahulu kita harus mengetahui taksiran jumlah produk akhir yang diinginkan. 

Angka taksiran ini mungkin sudah merupakan sesuatu yang pasti alias sudah ada pesanan sebelumnya dari para pembeli (job order) atau bisa jadi sebuah angka estimasi yang diperkirakan akan bisa dijual dalam kurun waktu tertentu.

Membuat pengendalian stok barang untuk pesanan yang sudah pasti (job order) mungkin terbilang lebih mudah karena risiko barang terbuang sia-sia menjadi lebih kecil. Bandingkan dengan yang masih sebatas estimasi atau angka harapan yang belum tentu terpakai semuanya. 

Dari sisi perhitungan, job order ini lebih sederhana kalkulasinya karena kita hanya perlu mem-breakdown kebutuhannya ke skala yang lebih kecil tanpa khawatir bahwa barang kebutuhan yang dibeli nantinya akan kurang atau berlebih.

Tapi sebenarnya taksiran jumlah produk akhir yang didasarkan pada angka job order ataupun estimasi target penjualan memiliki cara perhitungan yang sama. Keduanya sama-sama memerlukan perhatian terhadap beberapa hal berikut:

• Minimum Order Quantity, sebagai jumlah order yang paling memberikan nilai keuntungan terbaik atau dalam hal ini memiliki cost termurah.
• Lead Time Delivery, sebagai patokan terkait kapan barang yang dibeli akan sampai ke tempat kita untuk dikenai proses selanjutnya.
• Bill of Material, sebagai formula acuan dari bahan-bahan apa saja yang perlu untuk diadakan guna menunjang berlangsungnya proses produksi.
• Spare reject, sebagai allowance atas potensi reject produk yang dihasilkan selama proses produksi. Dengan demikian pengadaan bahan semestinya dilebihkan sejumlah kisaran potensi reject yang terjadi selama proses.

Beberapa hal tersebut penting untuk dipertimbangkan agar proses pengadaan bahan terkoneksi dengan pelaksanaan proses produksi dan juga target penyediaan barang jadinya. 

Ketika target hasil akhir sudah ditentukan sebelumnya maka dengan mengetahui perkiraan waktu kedatangan bahan kita akan bisa mencari tahu kapan batas waktu maksimal kedatangan dari bahan-bahan yang harus dibeli tersebut.

Jika mempertimbangkan prinsip just in time maka sebisa mungkin bahan utama serta bahan pendukung harus tersedia tidak lama berselang dari waktu akan dimulainya proses produksi. 

Dengan demikian kita tidak perlu terlalu lama menimbun bahan-bahan tersebut yang berisiko berdampak pada kualitas barang tersebut. 

Selain itu, membeli bahan yang berlebih yang tidak bisa dimanfaatkan langsung sebenarnya juga merupakan kerugian karena hal itu sama artinya dengan kita mengeluarkan biaya untuk hal yang kurang penting.

Membuat Rencana Produksi Merupakan Salah Satu Cara untuk Memegang Kendali Atas Keberlangsungan Sebuah Bisnis | Sumber gambar : accurate.id

Terkecuali memang apabila kebijakan itu dilakukan sebagai langkah antisipasi atas kemungkinan lonjakan kenaikan harga bahan sehingga perlu diambil langkah meningkatkan jumlah stok bahan guna mengamankan proses produksi selanjutnya.

Pengendalian stok barang tidak melulu hanya menyangkut urusan beli-membeli saja. Melainkan harus ada perhitungan bahwa apa yang kita beli harus benar-benar teroptimalkan. 

Agar sebuah industri berjalan efektif dan efisien maka setiap pekerjaan hendaknya benar-benar diperhatikan efek akibatnya. Karena dalam alur perjalanan sebuah bisnis reduksi biaya merupakan salah satu elemen penting dalam memaksimalkan keuntungan.

Mengais profit memang bisa dilakukan dengan meningkatkan harga jual, tapi hal itu akan sangat berisiko mengingat persaingan ketat didalam dunia bisnis. Sehingga langkah terbaik adalah dengan mereduksi setiap potensi pengeluaran biaya agar menjadi seminimal mungkin tapi tanpa mengorbankan aspek penting dari pengelolaan bisnis itu sendiri.

Perencanaan Produksi

Menyusun perencanaan produksi dilakukan dengan menyinergikan beberapa elemen penunjang dari pelaksanaan suatu proses produksi. 

Di sana ada kelengkapan material atau bahan-bahan,tools atau peralatan, request kebutuhan, dan lain sebagainya. 

Semuanya terkoneksi satu sama lain dan perlu diintegrasikan. Perencanaan produksi dimaksudkan sebagai suatu cara untuk menyinkronkan setiap kondisi yang ada sehingga target produksi bisa dicapai secara optimal.

Perencanaan produksi dibuat dengan mempertimbangkan beberapa hal berikut:

• Target pemenuhan, yang merupakan orientasi utama dari dilakukannya suatu proses produksi.
• Efisiensi proses, setiap perencaan yang dibuat hendaknya mempertimbangkan sisi efisiensi. Misalnya produksi dilakukan parsial atau dilakukan dalam jumlah besar secara langsung.
• Kesiapan material, penyediaan material harus didukung penuh agar jalannya produksi tidak terhenti di tengah jalan.
• Kebutuhan sumber daya penunjang, sebagai daya dukung untuk memastikan bahwa proses produksi bisa berjalan sesuai dengan target kuantitas, waktu, dan juga kuaitas.

Rencana produksi dibuat untuk memastikan setiap aktivitas pekerjaan proses produksi bisa terpantau dari waktu ke waktu. Mungkin terjadi percepatan atau pemunduran dari target waktu awal yang diinginkan. Karena bagaimanapun kesigapan dalam pelayanan adalah yang utama dalam suatu bisnis. 

Mereka yang mampu memberikan layanan terbaik adalah pemenangnya. Dan untuk menjadi yang terbaik itu salah satunya adalah komitmen terhadap pemenuhan sesuatu target waktu yang telah dijanjikan. Terlambat dari jadwal adalah sebuah preseden buruk yang bisa memicu kerugian dari sebuah bisnis.

Perencanaan yang sudah dibuat sebelumnya tidak lantas kemudian dibiarkan berlalu begitu saja atau ditunggu untuk hasil akhirnya. Butuh pemantauan yang konsisten dari waktu ke waktu. 

Melihat perkembangan yang terjadi hari ini, esok, dan seterusnya. Bukan tidak mungkin apa yang direncanakan sebelumnya mengalami pergeseran akibat sesuatu hal sehingga tindak lanjut yang cepat akan mampu menyelamatkan target awal yang dicanangkan sehingga tetap tercapai sesuai harapan.

Prinsip merencanakan (plan), mengeksekusi tindakan (do), memeriksa pekerjaan (check), dan melakukan tindakan penyesuaian (action) harus dipegang kuat dalam hal ini. Apalagi dalam konteks industri rumahan yang seharusnya skalanya lebih mudah dikendalikan oleh satu atau dua orang saja.

Membiarkan produksi berjalan apa adanya tanpa dikontrol hal-hal yang mengiringinya akan meningkatkan risiko kegagalan proses. Sehingga sebisa mungkin kita perlu untuk memantau kondisi dari produksi kita setiap saat. 

Dan hal ini hanya bisa dilakukan jika kita memiliki rencana produksi yang jelas. Sebagaimana sebuah ungkapan bijak bahwa cara terbaik untuk meramalkan masa depan adalah dengan merencanakannya.

Tahap Membuat Rencana Produksi

Apabila persiapan awal sudah dibuat yaitu menyangkut pengendalian stok barang dan pemahaman terhadap aspek-aspek penting produksi maka selanjutnya kita bisa memulai beberapa tahapan berikut guna menjalankan perencanaan produksi yang diinginkan.

• Menyusun database informasi mulai dari produk jadi yang dihasilkan, mesin atau peralatan yang dipergunakan, bahan baku dan bahan penunjang yang dipakai, serta kelengkapan penunjang lain.
• Melakukan rekap data mulai dari kapasitas peralatan, jumlah kebutuhan bahan per satuan barang jadi, waktu siklus produksi, dan jenis-jenis mesin atau alat yang dipakai sesuai peruntukan.
• Memahami alur produksi dari awal hingga akhir sebagai dasar untuk menjalin koneksi informasi dari segenap informasi yang ada.
• Memeriksa data order produksi sebagai starting point implementasi dari pembuatan rencana produksi. Sejumlah berapa kuantitas yang diproduksi berikut estimasi perkiraan penyelesaiannya.
• Mengkalkulasi estimasi waktu penyelesaian yang kemudian akan menjadi dasar dari pemberian informasi kepada konsumen perihal kapan barang yang mereka butuhkan akan tersedia.

Industri rumahan umumnya masih memiliki variasi produk yang sedikit dengan jumlah yang tidak terlalu banyak sehingga secara perencanaan tidak terlalu membutuhkan pengutak-atikan yang "njelimet". 

Kita hanya perlu melakukan kalkulasi demi kalkulasi berdasarkan inputan data yang masuk yaitu berupa total kebutuhan dari berapa banyak barang yang harus diproduksi serta kapan diperlukan ketersediannya. Dengan demikian semua aktivitas akan berjalan secara lebih terorganisir.

Untuk mendapatkan hasil terbaik dari sebuah proses produksi kita membutuhkan suatu cara yang mampu memegang kendali dari jalannya proses produksi tersebut. Cara tersebut sebenarnya bisa disesuaikan tergantung dengan karakteristik dari setiap proses yang dijalankan. 

Namun secara garis besar prinsip-prinsip dari perencanaan produksi tersebut bisa dibilang sama sehingga bagi pelaku industri rumahan khususnya bisa merumuskan cara perencanaan yang paling sesuai dengan kebutuhannya masing-masing.

Salam hangat,

Agil S Habib