Menjalin Komunikasi Lewat Tulisan: Korespondensi Sebagai Jembatan Komunikasi

Hallo sahabat kompas!!! kali ini, saya akan menginformasikan beberapa hal menarik dalam menjalin komunikasi. Dengan cara melalui sebuah tulisan. Sebelumnya, adakah teman-teman di sini yang senang berkomunikasi melalui media tulis? jika belum, mari kita simak bagaimana cara berkomunikasi yang baik dengan menggunakan media tulisan.

Pertama-tama, perlu teman-teman ketahui terlebih dahulu apa yang dimaksud dengan komunikasi? Komunikasi merupakan sebuah proses penyampaian informasi, ide, emosi, dan keterampilan kepada orang lain melalui berbagai simbol, kata, angka, dan grafik. Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), komunikasi merupakan suatu proses pengiriman dan penerimaan pesan atau berita antara dua orang atau lebih, sehingga pesan yang dimaksud dapat dipahami satu sama lain.  

Terdapat dua cara yang biasa dilakukan oleh seseorang untuk menjalin komunikasi, yaitu pertama, Komunikasi dapat dilakukan dengan melalui media lisan. kedua, komunikasi dapat dilakukan dengan menggunakan media tulisan. 

Pada kesempatan kali ini, author akan membahas seputar tatacara berkomunikasi dengan menggunakan media tulis. Berkomunikasi dengan menggunakan media tulis juga dapat disebut 'korespondensi'. Dari segi pengartian, korespondensi mengandung arti yaitu sebuah kegiatan mengirim dan menerima informasi dalam bentuk surat. Korespondensi biasa digunakan untuk menyampaikan sesuatu dari satu instansi kepada instansi lainnya. Menurut Sugiarto, korespondensi adalah kegiatan saling berkirim surat oleh perseorangan atau oleh organisasi. Sedangkan Menurut Purwanto, korespondensi adalah penyampaian maksud melalui surat dari satu perusahaan atau organisasi kepada perusahaan atau organisasi lain. 

Selanjutnya, perlu juga sahabat kompas ketahui sebuah pengertian, maksud/tujuan, jenis-jenis, struktur, serta fungsi dari korespondensi atau surat menyurat tersebut.

1. Pengertian Surat

 

Surat merupakan salah satu sarana komunikasi tulis resmi yang banyak digunakan oleh setiap Instansi atau organisasi dalam menyampaikan suatu tujuan tenrtentu. Menurut Silmi (2008: 1), menyatakan  bahwa surat adalah satu atau lebih lembaran kertas yang dapat digunakan untuk melakukan suatu komunikasi tertulis. Sejalan dengan itu, Kusuma (1991: 1) juga mengartikan surat sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi dari seseorang kepada orang lain menurut aturan dan bentuk yang ditentukan. 

Dari beberapa pendapat di atas dapat kita simpulkan bahwa surat merupakan salah satu cara atau alat berkomunikasi antar organisasi atau instansi  dengan menggunakan media tulis.

2.  Tujuan Surat

Surat pada umumnya tentu memiliki tujuan tersendiri. Adapun beberapa tujuan daripada surat sebagai berikut:

• memberikan informasi,
• menanyakan sesuatu,
• memerintahkan sesuatu,
• melamar pekerjaan, dan 
• membuat sebuah aturan.

Selain dari beberapa pernyataan dari tujuan surat di atas, terdapat beberapa pendapat lain yang mengatakan tujuan dari sebuah surat. Seperti pendapat dari Astini dan Johariah (2000: 19) menyatakan, seseorang pejabat, atas namanya sendiri atau atas nama instansi atau jabatan organisasi, secara tertulis kepada pihak lain, menyatakan bahwa surat adalah sarana dalam proses penyampaian berbagai pernyataan, pesan, atau informasi secara tertulis dari satu pihak kepada pihak lainnya. Dari beberapa pendapat di atas, dapat disimpukan, bahwa tujuan utama dari sebuah surat yaitu untuk memberikan informasi dari satu pihak kepada pihak lainnya. 

3. Jenis-Jenis Surat

Setelah membahas dari tujuan dari sebuah surat, kali ini author akan membahas tentang jenis dari pada surat. Perlu sobat kompasss ketahui, bahwa surat memiliki beragam jenisnya. Sebagaimana menurut pendapat Mustakim dan Kurniawan yang mengategorikan jenis-jenis surat, Antara lain sebagai berikut:

• surat dinas,
• surat pribadi,
• surat niaga, 
• surat bisnis, dan
• surat pernyataan. 

Demikian jenis-jenis surat yang biasa digunakan oleh banyak instansi atau organisasi. 

4. Struktur Surat

Surat selain memiliki sebuah tujuan dan jenisnya, surat juga memiliki sebuah struktur yang menjadi pembangun di dalamnya. Selain menjadi pembangun dari sebuah surat, struktur juga menjadi sebuah pembeda antar masing-masing surat.  Adapun struktur surat secara umum, sebagai berikut: 

• kepala surat atau kop surat,
• tanggal surat ,
• nomor surat ,
• hal,
• lampiran,
• salam pembuka,
• isi surat,
• salam penutup, dan
• tanda tangan.

Dalam penulisan surat, para pekerja atau organisator yang bergerak di divisi surat-menyurat harus memperhatikan beberapa struktur surat di atas. Tentunya struktur surat di atas, mungkin memiliki perbedaan dengan struktur surat lainnya. 

5. Fungsi Surat 

Sebagian orang mungkin belum mengetahui dengan betul manfaat atau fungsi dari sebuah surat. Secara umum, surat meiliki beberapa fungsi, antara lain sebagai berikut:

• alat komunikasi
• alat bukti tertulis
• alat bukti sejarah
• alat pengingat
• dokumen historis
• pedoman kerja

Dari beberapa fungsi surat di atas dapat kita simpulkan, bahwa fungsi surat selain daripada menjadi alat komunikasi, surat juga memiliki fungsi lainnya seperti di atas.

Adanya korespondensi dapat menjadi sebuah jembatan untuk menjalin komunikasi. Terutama bagi kalangan orang-orang yang menjalani dunia organisasi atau instansi. Penggunaan surat-menyurat masih tetap eksis di zaman serba digital ini. Sekalipun tidak berupa secara fisik, surat juga dapat berupa digital seperti yang sering kita temui.

Penggunaan surat selain untuk para penjelajah organisasi dan instansi, surat juga sangat berpengaruh bagi kalangan muda yang mungkin enggan untuk bertegur sapa melalui kontak fisik.