Selisih jumlah saat proses stock opname adalah masalah umum yang dapat terjadi di dalam manajemen gudang. Hal ini menimbulkan ketidakseimbangan dalam persediaan barang.
Selisih ini dapat berasal dari berbagai faktor, mulai dari kesalahan manusia, kerusakan barang, hingga adanya perbedaan pencatatan.
Tak heran, saat ini banyak perusahaan yang memakai aplikasi gudang untuk mengatur dan mengawasi jumlah stok barang yang tersedia.
Namun, agar dapat terhindar dari selisih stock opname ini, Anda juga perlu mengidentifikasi akar masalah yang mendalam terkait penyebab umum hal ini terjadi. Sehingga Anda bisa mengurangi risiko kerugian dan meningkatkan efisiensi operasional.
Penyebab Selisih Jumlah Stock Opname Gudang
1. Tidak Rutin Mencatat Stok
Penyebab selisih stok barang seringkali karena ketidakrutinan dalam pencatatan dan penyesuaian stok. Ini muncul karena kurangnya kecermatan dalam mencocokkan jumlah stok fisik gudang dengan stok yang tercatat di marketplace dan saluran penjualan lainnya.
Kendala ini dapat terjadi karena absennya proses stock opname yang terjadwal, kurangnya pengawasan dalam manajemen gudang, dan kurangnya ketelitian dalam pencatatan.Â
Dampaknya, terjadi ketidaksesuaian antara jumlah stok di saluran penjualan dengan jumlah stok sebenarnya di gudang, yang berpotensi merugikan bisnis Anda.
2. Masih Memakai Sistem Manual
Pengelolaan stok barang yang masih mengandalkan metode manual menjadi salah satu penyebab seringnya terjadinya selisih jumlah pada saat stock opname.
Pencatatan dan pengelolaan yang dilakukan secara manual mengakibatkan proses bisnis menjadi tidak efisien dan meningkatkan risiko kesalahan manusia.Â
Kesalahan seringkali terjadi saat mencatat data persediaan barang atau menghitung stok fisik yang tidak sesuai dengan ketersediaan stok di saluran penjualan.
Tanpa jadwal penyesuaian yang terstruktur atau basis data arus stok barang yang akurat, selisih jumlah saat stock opname menjadi hal yang sangat mungkin terjadi. Oleh karena itu, langkah digitalisasi proses bisnis menjadi penting untuk mengoptimalkan pengelolaan stok.
3. Tidak Memantau Proses Penerimaan dan Pengiriman Barang
Penyebab utama selisih stok barang seringkali terletak pada kurangnya ketepatan pencatatan barang yang keluar dari gudang, yang seringkali tidak sesuai dengan persediaan yang sebenarnya.
Maka penting bagi perusahaan untuk menjalankan kontrol yang ketat terhadap barang yang masuk dan keluar dari gudang. Dengan mengelola proses pengiriman dan penerimaan barang dengan teliti, Anda dapat mencegah terjadinya selisih stok yang berpotensi mengganggu produktivitas bisnis Anda.
4. Salah Perhitungan Stock Opname
Kesalahan dalam proses stock opname dapat berdampak serius pada akurasi persediaan barang di gudang. Salah satu masalah umum yang muncul adalah kurangnya ketelitian dari staff gudang dalam menghitung barang yang masuk dan keluar.
Oleh karena itu, penting bagi staf gudang untuk memahami metode penghitungan stock opname yang tepat dan akurat untuk mengatasi permasalahan ini.Â
Ketika terdapat ketidaksesuaian antara persediaan barang di gudang dengan pencatatan stock opname, langkah-langkah seperti pengecekan transaksi yang belum tercatat atau perbaikan kesalahan pencatatan pelanggan harus dilakukan.
Jika terdapat kelebihan persediaan, pencatatan jurnal penyesuaian kelebihan barang atau jurnal selisih stock opname dapat membantu mengidentifikasi dan memperbaiki kesalahan dalam perhitungan barang yang telah terjadi.Â
Dengan demikian, stock opname yang akurat dapat memastikan ketepatan persediaan barang dan mendukung kelancaran operasi bisnis Anda.
5. Salah Dalam Pencatatan
Salah satu faktor penting penyebab selisih stok adalah kesalahan dalam pencatatan jumlah barang. Kesalahan ini dapat terjadi tidak hanya saat stock opname, tetapi juga dalam proses penerimaan dan pengeluaran barang dari gudang.
Oleh karena itu, staf gudang yang bertanggung jawab atas pencatatan jumlah stok dalam semua aktivitas tersebut harus memiliki tingkat ketelitian yang sangat tinggi.
Hal ini diperlukan untuk mencegah kesalahan pencatatan yang dapat mengakibatkan terjadinya selisih stok yang merugikan. Kesalahan dalam pencatatan dapat berdampak serius pada akurasi persediaan barang dan harus dihindari dengan segala cara.
6. Barang Tidak Rapi
Kesalahan lain yang dapat mengakibatkan selisih stok barang adalah kurangnya tata letak yang rapi dalam gudang. Jika barang-barang tidak tertata dengan baik, ini dapat menyebabkan risiko barang hilang atau bercampur dengan produk lain.
Dampaknya, proses stock opname menjadi lebih rumit dan memakan waktu lebih lama. Maka, penting untuk menjaga tata letak yang terorganisir dan efisien dalam gudang untuk menghindari potensi kesalahan dan memastikan akurasi dalam pencatatan stok barang.
Solusi Terbaik untuk Mengatasi Selisih Jumlah Stock Opname
Untuk mengatasi masalah selisih jumlah stok barang antara channel penjualan dan stok fisik produk, salah satu solusi yang bisa dipertimbangkan adalah menggunakan aplikasi gudang Mekari Jurnal.
Aplikasi gudang adalah perangkat lunak yang membantu mencatat, mengolah, dan memantau keluar masuk barang di berbagai lokasi gudang. Aplikasi ini beroperasi secara real-time dan terintegrasi dengan sistem bisnis untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas manajemen gudang.
Keuntungan yang ditawarkan meliputi kemudahan dalam stock opname, pengurangan kesalahan data berkat fitur pencatatan otomatis yang detail, serta pengurangan pekerjaan manual yang dapat mempercepat proses bisnis secara signifikan.
Dengan demikian, penggunaan aplikasi gudang dapat membantu mengatasi berbagai faktor penyebab selisih stok dan meningkatkan profesionalisme dalam manajemen persediaan.
Dengan penerapan aplikasi gudang Mekari Jurnal, Anda dapat meminimalkan risiko selisih stok barang, menjadikan manajemen persediaan lebih efisien, dan meningkatkan kehandalan operasional bisnis Anda secara keseluruhan.
