Pengalaman Menjadi Mentor Anak Magang di Kantor

Pada 2018 saya tetiba saja mendapatkan kabar bahwa departemen tempat saya bekerja mendapatkan 3 anak magang sekaligus dari dua kampus ternama Bandung, satu orang dari Teknik Industri Institut Teknologi Bandung (ITB) dan dua orang lainnya dari Telkom University, semuanya memiliki latar belakang Teknik Industri.

Ketika mendengar kabar tadi tentu saya sangat antusias apalagi bertemu anak-anak muda dengan pemikiran yang segar pastinya dan berharap bisa memberikan pemikiran baru di departemen tempat kami bekerja.

Setelah mendengar kabar tersebut ternyata saya dipanggil atasan dan diminta untuk menjadi mentor bagi ketiga anak magang tersebut.

Saya cukup kaget juga dibuatnya karena menjadi mentor bagi tiga orang anak magang saya pikir bukan perkara mudah apalagi ilmu dan pengalaman saya di dunia rantai suplai tentu tidak sematang senior-senior saya. 

Di lain sisi, saya juga senang karena saya berpikir dengan anak-anak baru tersebut tentu saya berkesempatan bertukar pikiran dan mendapatkan pemikiran yang segar dari darah muda, khususunya di bidang rantai suplai. Setelah pertimbangan yang matang akhirnya saya putuskan menerima amanah baru tersebut.

Ketiga mentee saya, saya dan rekan-rekan kerja di Departemen SCM. Sumber: dokumentasi pribadi

Proses Saling Belajar

Di awal pertemuan dengan tiga mentee saya kami pun saling mengenalkan diri meski sebelumnya saya sudah membaca CV masing-masing dari mereka. Ada Angga dari S1 Teknik Industri ITB, Fahdil dan Fio sama-sama dari S1 Teknik Industri Telkom University. Kesan pertama yang saya dapatkan mereka bertiga adalah anak yang sopan dan mau belajar.

Di awal pertemuan saya mendiskusikan kurikulum serta target yang akna kita capai bersama serta metode pembelajarannya. Saya menyampaikan juga bahwa di sini  bukan hanya mereka bertiga yang belajar, namun saya sendiri yang masih awam dengan dunia mentoring dalam dunia kerja, meski sebelumnya saya beberapa kali sempat menjadi mentor untuk junior-junior saya di kampus. 

Kami juga berdiskusi bahwa metode pembelajaran di kantor akan lebih banyak kepada dalam tataran praktik dibandingkan tataran teori karena tentunya kampus juga memformulasikan pemagangan untuk para mahasiswanya agar dapat memperoleh keterampilan dan pengalaman praktis dalam dunia kerja.

Pada awal pemagangan, saya bersama senior-senior di departemen SCM memberikan tugas-tugas yang ringan-ringan saja kepada mereka seperti membantu menyiapkan dan menyortir dokumen pengadaan dari para penyedia barang dan jasa, lalu mengikuti dan mengamati seluruh proses lelang pengadaan barang dan jasa.

Berlanjut setelahnya mereka mulai membantu saya terjun langsung mengevaluasi beberapa dokumen lelang meski tetap dalam pengawasan saya. 

Setiap seminggu sekali biasanya saya juga mengadakan sebuah pertemuan bersama ketiga mentee saya ini. Kami mendiskusikan apa saja yang sudah kami lakukan beberapa waktu ke belakang. Merumuskan apa yang harus kami stop, improve dan do di minggu-minggu selanjutnya.

Saya juga biasanya menyiapkan seperti tes tertulis dalam bentuk pertanyaan terbuka yang telah saya siapakan sebelumnya. 

Saya menekankan untuk mencoba menjawabnya menurut pendapat masing-masing, namun tetap dengan merujuk sumber-sumber yang ilmiah dan terpercaya sembari membandingkannya dengan ranah praktis yang telah mereka lakukan dan amati selama di kantor. 

Di samping itu juga bersama mereka saya juga membuat feedback yang kmai ungkapkan secara jelas, namun menerapkan sopan santun serta kejujuran di anatara kami layaknya 360 degree evaluation. Masing-masing dari kami harus siap dan legawa untuk dikritik dan mengkritik dengan tujuan bukan untuk menjatuhkan, namun agar kami bisa berkolaborasi dan lebih baik lagi ke depannya.

Setelah sebulan lebih mereka magang, saya bersama rekan-rekan kerja saya serta senior kami semakin melibatkan mereka untuk belajar dunia rantai suplai di industri minyak dan gas, tak jarang juga mereka kami pertemukan dengan pemangku kepentingan di luar divisi kami. 

Bahkan pernah kami ajak juga untuk inspeksi ke lapangan untuk pengecekan barang di daerah Bekasi ataupun rapat dengan beberapa pihak.

Diluar formalitas untuk saling belajar tadi, kami juga kerap makan siang bersama bahkan saling bercanda selama kerja, karena untungnya suasana kerja di departemen saya cukup cair dan tidak ada sekat yang berarti, kami terbiasa melemparkan candaan dan berbagi makanan serta oleh-oleh jika ada dari kami yang pulang dari jalan-jalan. 

Bahkan, ada satu sudut khusus tempat makanan dan minuman yang dikumpulkan dari semua personil di departemeny kami dimana semua bebas untuk mengambilnya tanpa terbebani harus izin untuk mengambil karena itu layaknya hibah untuk semua, tak terkecuali pekerja dari departemen lain ataupun pimpinan perusahaan yang suka berlalu lalang untuk sekedar menyapa kami.

Kehangatan tadi jugalah yang akhirnya membuat mentee-mentee saya tadi merasa seperti bagian dari keluarga besar SCM Department, mereka sering mengungkapkannya ketika evaluasi mingguan.

Inspeksi lapangan bersama ketiga mentee saya. Sumber: dokumentasi pribadi

Setelah 3 Bulan Belajar Bersama

Tidak terasa waktu magang ketiga mentee saya sudah akan selesai, mereka pun mulai sibuk untuk menyiapkan laporan magang atau kerja praktik mereka. Sesekali juga mereka izin untuk berkonsultasi dengan pembimbing mereka di kampus sekaligus mengurusi urusan administratif lainnya. 

Di akhir pemagangan juga saya masih mengingat bahwa saya menantang mereka untuk memecahkan beberapa permasalah di dalam departemen SCM dna luar biasanya mereka berhasil memberikan saran dan solusi yang mumpuni untuk di eksekusi, bahkan kami pakai sampai engan sekarang.

Saya juga akhirnya disodori formulir penilaian untuk ketiga mentee saya ini, atas kerja keras dna kolaborasi yang mereka tunjukkan saya pun tak segan memberikan nilai yang sangat baik untuk mereka semua meskipun saya bubuhkan beberapa catatan untuk peningkatan serta koreksi mereka di masa mendatang.

Sebaliknya saya juga membuat sebuah format evaluasi bagi diri saya sebagai seornag mentor selama ini dan meminta mereka memberikan masukan yang paling jujur untuk saya. Saya pun mendapatkan feedback yang baik serta catatan yang jujur dari mereka.

Yang paling mengharukan dan berkesan adalah ketika di masa-masa akhir pertemuan kami, mereka bertiga menyiapkan sebuah figura khusus di dalamnya ada foto mereka bertiga yang mereka tuliskan pesan dan kesannya untuk saya dengan hadiah permen di tempel di figuranya. Sangat manis saya pikir, tak pelak saya sampai terharu dibuatnya. Figura ini pun masih saya simpan di meja kerja saya sampai dengan sekarang.

Kami juga tak lupa mengabadikan momen-momen kami bersama dnegan berfoto di kantor bersama juga dengan rekan-rekan kerja kami.

Setelah selesai magang pun silaturahmi di antara kami pun tidak terputus, kami masih berteman di media sosial dan sesekali berkabar di whatsapp sekedar menanyakan kabar ataupun membagikan info lowongan kerja karena mereka saat itu sudah menjelang kelulusan dan sedang mencari pekerjaan.

Setelah beberapa tahun berpisah saya sangat bersyukur bahwa mereka sudah sukses dengan pekerjaannya masing-masing. Ada yang bekerja menjadi seorang konsultan di sebuah perusahaan yang berkelas internasional, ada juga yang menjadi pekerja di perusahaan penyedia barang dan jasa industri minyak dan gas yang nyatanya menjadi rekanan perusahaan kami juga, lucunya dia juga turut membantu untuk proses lelang ke perusahaan-perusahaan minyak dan gas yang ilmunya sudah dia dapatkan ketika magang.

Ah senang rasanya melihat mereka sudah berkarier di jalur pilihannya masing-masing, lebih senang lagi ternyata ilmu yang kami pelajari bersama selama magang bermanfaat untuk mereka.