Kecil Namun Penting, Dokumen Transaksi Manual dalam Pengajuan Kredit

Just Sharing...

Kemarin saya beli beberapa sachet kopi hitam sama kopi yang ada mix-mixnya. Tak lupa beberapa roti buat sarapan. Bersyukur tetangga sebelah rumah punya kios sembako. 

Tak besar-besar amat. Tapi lumayan lengkap untuk kebutuhan sehari-hari. Jadi ngga harus ke minimarket modern yang lokasinya cukup jauh dari tempat tinggal. 

Setelah belanjaan di tangan, mesti antre sebentar karena masih ada 2 orang Ibu di depan meja kasir. 

"Ini aja Bu?" tanya Si Mbak kasir berambut pendek lurus berkulit putih itu. 

Sejurus tangannya mencatat satu demi satu barang yang diborong Si Ibu di atas meja. 

Kemudian menuliskan pada buku semacam buku tulis. Agar meyakinkan, saya perhatikan dia memilah lagi dan mencocokkan dengan catatannya. 

Ketika giliran saya, malah lebih jelas terlihat apa saja yang tertera di sana. Ada tanggal dan waktu di bagian atas halaman kertas. Kemudian nama barang belanjaan, harga dan itemnya. 

Catatan manual transaksi sewa jasa kendaraan milik salah satu nasabah| Dokumentasi pribadi

Mengapa tak pakai mesin aja, seperti di swalayan atau minimarket? Karena bisa jadi ini kios sembako rumahan. Dikelola secara pribadi dan tak lebih dari 2 karyawan bekerja padanya. 

Pada kesempatan yang lain, saya juga pernah mengamati pola catatan tangan semacam ini pada warung kopi di samping kantor, di pinggir jalan atau di sisi pelabuhan. 

Namanya warkop, tapi yang dijual lebih dari kopi. Ada gorengan renyah, jajanan kue, rokok, nasi bungkus, pop mie, dan lain-lain. 

Setiap kali membeli barang yang dijual dan setelah membayar, secara telaten si penjual akan menulis. 

Andai memesan kopi, biasanya akan ditulis tepat setelah kopi disajikan. Meski uang pembayaran diterima setelah kopi ludes atau sebelum meninggalkan warung. 

Entah Anda mengamati atau tidak, seperti yang saya lihat, rasanya masih banyak pedagang yang melakukan pencatatan secara manual.

Ini tak hanya yang membayar tunai (cash), tapi juga catatan yang belum terbayar alias ngebon atau kas bon. Bayarnya belakangan. Semoga beneran dibayar ya... hehe. 

Mengapa tak menggunakan mesin? Mungkin bagi mereka itu nyaman dan sudah terbiasa. 

Memudahkan kontrol disamping skala usaha yang dikelola, baik modal, barang, dan jumlah pelanggan juga tak besar-besar amat. 

Apakah dokumen transaksi manual berguna dalam pengajuan kredit? 

Jawabannya iya. Karena dari pengalaman menangani, baik di lapangan langsung atau di belakang meja memeriksa berkas yang masuk, biasanya diperlukan. 

Para pejuang rupiah, semacam warkop, kios sembako, bengkel pinggir jalan, konter isi pulsa rumahan dan beraneka segmen usaha kelas bawah adalah pasar potensial bagi lembaga pembiayaan. 

Dalam hal pemberian kredit ke pengusaha kecil dan menengah, terbentuklah divisi mikro yang melayani pembiayaan multiguna. Bisa dengan jaminan atau tanpa agunan. 

Manakala para calon nasabah yang notabene wiraswasta dari kalangan ini hendak mengajukan kredit, apakah dokumen transaksi ini menjadi penting atau tidak?

Biasanya dibutuhkan, meski sifatnya bisa wajib bisa juga hanya sebagai pelengkap. 

Apa saja yang termasuk dalam dokumen transaksi manual? Dan di segmen usaha apa saja yang biasanya ditemukan? 

Pencatatan tulis tangan barang terjual seperti yang dilakukan si kasir di awal tulisan, termasuk dalam dokumen transaksi manual. 

Selain itu, kwitansi pembelian barang masuk, barang keluar, atau nota-nota kas bon, juga bisa dikategorikan ke dalamnya. 

Sistem transaksi pada pebisnis tipe ini yang biasanya barang diterima dulu, lalu dibayar di awal separuh dan sisanya dilunaskan sekian waktu kedepan sesuai kesepakatan. Kadang ada juga sistem konsinyasi, atau beli putus. 

Bagaimana dengan pedagang online, apalagi pada masa pandemik transaksi lebih banyak dilakukan secara online? 

Bisa juga dimasukkan dalam kategori ini. Meliputi screenshot percakapan bisnis, foto dagangan, bukti transfer, dan lain-lain yang bisa diprint dan dilampirkan.

Sejumlah usaha warga yang kadang dimintakan bukti dokumen ini antara lain pedagang pulsa online, pedagang kopi, pedagang garam di desa, bengkel motor, tukang sayur keliling, pedagang camilan, dan lain-lainnya. 

Salah satu segmen usaha yang kadang dimintakan dokumen transaksi manual| Dokumentasi pribadi

Mengapa dokumen transaksi manual dimintakan dan apa tujuannya? 

Permintaan data ini sifatnya bisa wajib, bisa juga hanya sebagai pelengkap. 

Di bilang pelengkap, karena analisis kelayakan yang lain sudah sangat mendukung. Misal si pemilik warkop ini dulunya adalah nasabah motor di sebuah perusahaan pembiayaan, namun sudah lunas 4 tahun lalu. 

Sekarang mau ajukan lagi, misal buat modal kerja atau mau kredit motor baru buat anaknya.

Meski riwayat pembayarannya dulu baik, namun karena sudah lebih dari 3 tahun silam, si analisator kredit akan memintakan sejumlah dokumen manual. 

Ini hanya ingin memastikan apakah untuk pengajuan baru ini, si nasabah masih dengan usaha yang sama atau sudah berubah. 

Selain foto usaha yang biasanya harus foto selfie si pegawai yang turun langsung di depan warkop si calon nasabah, biasanya nota-nota pembelian atau catatan penjualan manual juga dimintakan. 

Tak harus semua nota di kasih, hanya beberapa saja. Demikian juga catatan harian penjualan. Tak mesti harus satu buku dikasih (meski dari pengalaman kadang juga diberi sama nasabah...hehe). 

Biasanya lebih praktis, difoto saja sama si pegawai yang menangani, terus dikirim by WA ato email. Malah kadang si nasabah sudah siapkan fotokopiannya.

Tujuan dari permintaan data ini selain memastikan profil usaha nasabah, juga bisa memprediksi berapa perputaran modal masuk keluar yang dikelola, harga barang atau harga unit per item, rata-rata keuntungan per hari ato per bulan. 

Sudah pasti hasilnya akan dibandingkan dengan kewajiban cicilan nasabah. Umumnya tak boleh lebih dari 30% laba bersih atau maksimal seperempat atau sepertiga penghasilan. 

Bagaimana bila sifatnya wajib? Dari pengalaman, biasanya bila calon nasabah adalah nasabah baru bukan RO (Repeat Order) wajib dilampirkan. 

Ditambah juga andaikan data print out rekening 3 bulanan tak menunjukkan rata-rata saldo mengendap yang memungkinkan. 

Realitanya para pebisnis skala kecil memang cenderung lebih banyak memutar dana secara harian ato bulanan. Jarang mengendapkan dalam jumlah besar di rekening. 

Atau bisa saja, sudah RO status Good Debitur namun pengajuan yang baru, angsurannya naik sekian persen di atas cicilan yang lama. Ini kadang juga dimintakan. 

Misal sebelumnya kredit modal kerja 5 jutaan cicilan 500 ribu, sekarang mau ambil Motor NMax cicilan 1 jutaan, nah si warung kopi ini pasti akan dimintakan lebih banyak data untuk memastikan kemampuan bayar. 

Kira-kira dokumen transaksi manual seperti apa yang diharapkan?

1. Ada tercatat waktu (tanggal bulan dan tahun). 

Biasanya, pegawai ngga akan kasih tahu ini di awal. Hanya pengen lihat saja, seperti apa sih tampilannya. 

Yang diharapkan dengan adanya catatan waktu, bisa menggambarkan kapan transaksi itu berlangsung. 

Pola berurutan dalam hitungan tanggal, akan menunjukkan bagaimana sirkulasi dan perputaran bisnisnya. Dengan kata lain: usahanya hidup dan aktif. Bukan timbul tenggelam atau lagi megap-megap.

Karena pernah kejadian nyata penipuan oleh salah seorang calon nasabah di salah satu kota. 

Modusnya adalah menipu perusahaan pembiayaan dengan mendatangkan sejumlah barang dan produk sebagai pajangan, agar bisa difoto untuk bukti kebenaran usaha. 

Namun sekian bulan ke depan, beraneka barang itu dikembalikan dan toko tersebut berubah. Ini modus kejahatan yang kadang tak bisa disetujui hanya cukup dengan foto selfie marketing di depan usaha calon nasabah. 

Bagaimana bila dipalsukan catatannya? Analisator punya cara untuk mendeteksi. Tapi tak akan dituliskan... Rahasia Kakak :)

2. Ada volume dan spesifikasinya. 

Yang termasuk volume adalah item produknya, jumlahnya, harga per per barang, atau total harganya. 

Contohnya pada salah satu calon nasabah yang punya usaha penjualan pulsa online, seperti gambar di bawah. 

Contoh salah satu mantan nasabah| Dokumentasi pribadi

Di sisi kiri, ada tanggal dan bulan dan ditandai apakah nomor handphone tersebut beli pulsa aja atau belinya paket data. Ini sengaja di potong gambarnya agar data nomor tak terlihat utuh. 

Di sisi kanan, tercatat transaksi harian nominal dan fluktuasi tambah atau berkurangnya saldo pulsa atau internet.

Biasanya untuk stok pulsa, bila sudah berkurang akan diminta tambah ke provider nya. Si calon nasabah, menulis di belakang setiap ada pembelian. 

Pencatatan manual seperti ini beragam dan berbeda karena menyesuaikan juga dengan jenis produk. Namun paling tidak, minimal 2 poin terkait ini bisa tercantum di sana. 

Bila transaksinya online by WA atau Telegram, secara otomatis, tanggal, hari, dan jam sudah bisa terlihat di hasil screenshot komunikasi. Cuma mesti bisa meng-capture dengan baik sehingga terlihat semuanya. 

Tulisan ini hanya sekadar berbagi dari pengalaman, 

Salam, 

Baca juga : 

Polemik Parkir Depan Ruko, dari Kerugian Ekonomi hingga Gesekan Sosial

Ketika Kita Sering Membandingkan Hidup dengan Orang Lain