Selidiki keluhan untuk memahami akar permasalahannya. Mintalah informasi tambahan jika diperlukan dan cari tahu apa yang bisa dilakukan untuk memperbaiki situasi. Evaluasi setiap keluhan untuk mengidentifikasi pola atau masalah yang lebih besar.
5. Tawarkan Solusi yang Memuaskan
Berikan solusi yang memadai dan sesuai dengan tingkat keluhan yang dialami tamu. Misalnya, penawaran kompensasi, upgrade kamar, atau fasilitas tambahan sebagai tanda permintaan maaf.
6. Berikan Tindak Lanjut
Setelah keluhan terselesaikan, pastikan untuk melakukan tindak lanjut dengan tamu. Pastikan mereka puas dengan solusi yang diberikan dan sampaikan rasa terima kasih atas kesabaran dan kerjasamanya.
7. Ambil Langkah Pencegahan
Gunakan data dari keluhan untuk meningkatkan prosedur atau layanan Anda. Tinjau kembali prosedur operasional, pelatihan karyawan, atau infrastruktur yang dapat meminimalkan kemungkinan keluhan serupa di masa depan.
8. Pelatihan Karyawan
Pastikan karyawan Anda dilatih untuk menghadapi dan menangani keluhan dengan baik. Berikan mereka keterampilan komunikasi yang efektif, kemampuan penyelesaian masalah, dan ketangguhan dalam menghadapi situasi sulit.
9. Jaga Etika Profesional
Selalu pertahankan profesionalisme dalam menangani keluhan. Hindari menjadi defensif atau menyalahkan tamu. Tetap tenang, hormati, dan tanggapi keluhan dengan cara yang menghormati tamu Anda.
