E-Library Sebagai Inovasi

Dalam kemajuan teknologi informasi seperti saat ini, segala sesuatu dapat diakses melalui internet. Bukan hal yang mustahil untuk menjadikan sesuatu yang berada jauh menjadi sangat dekat hanya dengan mengaksesnya melalui sebuah keyword yang diinput kedalam internet seperti browsing, searching, mailing dan lain sebagainya. E-library atau perpustakaan elektronik merupakan salah satu bukti dari kemajuan teknologi. E-Library adalah suatu perpustaan dalam bentuk digital yang mampu menyimpan data mulai tulisan, gambar, maupun suara yang kemudian didistribusikan melalui sebuah protokol elektronik melalui jaringan komputer. Menurut Donald D Waters “E-library adalah organisasi yang menyediakan sumber daya, termasuk staf khusus untuk memilih struktur serta menawarkan akses intektualitas untuk menginterpresentasikan, mendistribusikan, mengintegrasikan, dan memastikan ketahanan dari waktu ke waktu akan koleksi karya digital sehingga dapat tersedia untuk disebarluaskan dan digunakan oleh sebuah komunitas dan masyarakat luas.”. E-library juga merupakan gabungan dari Information and Communication Technology (ICT) dimana elektronik yang menjadi media untuk penyampaian informasi dan komunikasi tersebut E-library tidak tercipta begitu saja, E-library ada karene memiliki beberapa komponen yaitu komputer, file audio dan video, internet, e-books, dan katalog buku. Pada umumnya perpustakaan digital diakses secara online melalui website tertentu. Melalui penerapan teknologi informasi dapat dilakukan penyimpanan, penyebarluasan, atau bahkan mendapatkan informasi pengetahuan yang kemudian dapat diolah dan menjadi bahan baru dalam perpustakaan. Pengelolah perpustakaan online juga dapat melakukan automasi melalui katalogisasi, pengelolahan data anggota, investarisasi dan lain-lain. Penerapan teknologi informasi yang tepat dan automasi yang sesuai dapat menjadikan perpustaan elektronik sangat berguna bagi pengunjungnya. E-library pada umumnya memiliki format digital, namun pada dasarnya E-library memiliki dua jenis bahan yang dijadikan sebagai koleksi yaitu digital material dan digitalisasi (digitized material). Digital material adalah bahan yang dalam format awalnya sudah dalam bentuk digital sehingga tidak diperlukan lagi proses untuk mengubah formatnya kedalam format digital. Sedangkan Digitized material merupakan bahan yang format awalnya belum dalam format digital sehingga memerlukan proses digitalisasi lagi, seperti scanning, recording, retype. Format-format yang biasanya digunakan dalam E-library diantaranya DOC, TXT, PDF untuk teks. JPEG, BMP, GIF, WMF untuk gambar. ANI, FLI, SWF untuk animasi. AVI, MOV, MPG untuk video. HTM, HTML untuk website dan COM, EXE untuk program. Kelengkapan fitur yang disediakan dan menariknya tampilan didalam perpustakaan digital yang menjadi kunci utama banyaknya visitor perpustakaan tersebut, seperti fasilitas yang disediakan dalam perpustakaan digital Universitas Gunadarma yang dapat diakses melalui http://library.gunadarma.ac.id. Sesuai dengan visi dan misi Universitas Gunadarma tidak pernah tertinggal terutama dalam ilmu pengetahuan dan teknologi. Berbagai macam fitur yang telah dikembangan tersedia didalam perpustakaan digital ini, seperti; 1. Menu Utama merupakan tampilan beberapa menu diantaranya Informasi pinjaman, memungkinkan pengaksesnya (terutama dosen dan mahasiswa) untuk mengetahui berapa presentase Trafik Transaksi Peminjaman buku perminggu dan Jumlah Koleksi Buku yang tersedia perfakultas Layanan perpustakaan, dalam bagian ini penunjung mendapatkan informasi mengenai keanggotaan, admnistrasi, jenis layanan diperpustakaan, dan waktu pelayanan. Katalog buku, berisikan koleksi buku dan lokasi ketersediaan buku tersebutProsedur, berisi berbagai macam informasi mengenai prosedur atau tata cara yang harus dilakukan mengenai UG E-library

2. Otentikasi Sistem, biasanya user dan administrator memiliki tampilan yang berbeda setiap setelah login didalam suatu layanan. Otentikasi sistem ini yang akan membaca database ketika pengakses melakukan login untuk mengatur tampilan sesuai dengan account yang dimiliki (user atau admin). 3.  Administrasi dan Hak Akses, fitur ini yang mengatur dalam pembatasan hak akses bagi pengguna, memberikan username dan password, juga mengelompokan beberapa user berdasarkan tingkat, kelas, atau abjad nama misalnya. 4.  Manajemen Anggota dan Sirkulasi, dalam fitur ini digunakan untuk pencarian anggota perpustakaan digital, data peminjaman, dan data pengembalian buku (biasanya dalam bentuk barcode), booking buku, dan perhitungan denda jika ada keterlambatan dalam pengembalian buku. Dalam perpustakaan digital Universitas Gunadarma juga terdapat sebuah fitur yang sangat menarik yaitu E-paper. E-paper merupakan penyelamat lingkungan terutama penggunaan kertas, karena dalam E-paper pengguna mendapatkan informasi melalui media elektronik tanpa adanya berlembar-lembar cetakan kertas. E-paper juga sangat berguna bagi mahasiswa terutama untuk mengupload hasil penulisan ilmiah (PI). Penggunaan E-paper sebagai media elektrik yang mampu menyimpan dan menyampaikan informasi dalam waktu yang sekejap memang tidak mampu disaingi oleh media cetak. Artinya dengan menggunakan E-paper ini tidak akan ada kepanikan mencari dokumen dalam tumpukan-tumpukan kertas yang tentu saja lebih memakan waktu. Penggunaan E-paper pada dasarnya ditujukan untuk pengguna agar  lebih mengefesien waktu, kertas, dan tempat penyimpanan. Fitur yang disebut dengan UG E-Paper ini dapat juga dikatakan seperti cloudcomputing yang memungkinkan penggunanya untuk menyimpan data didalamnya terutama hasil penulisan ilmiah dan kemudian tulisan tersebut dapat dibaca oleh pengguna lain sebagai bahan referensi. Layanan perpustakaan ini sangat membantu mengembangkan inisitatif mahasiswa untuk membaca, juga dapat sebagai motivasi mahasiswa untuk mengembangkan inovasi selain dari yang diberikan oleh Universitas. Meskipun perpustakaan digital ini dalam bentuk user-interface namun tidak menutup kemungkinan  penggunanya untuk berinteraksi secara langsung. Karena pada dasarnya tidak semua pengguna tidak semua pengguna menyukai untuk membaca buku melalui media elektronik maka E-library pun menyediakan buku dalam bentuk cetak dimana untuk meminjam dan mengakses informasi mengenai buku tersebut dapat dilakukan secara online. Misalnya dalam layanan booking buku meskipun prosedur yang dilakukan melalui komputer namun kegiatan transaksi yang dilakukan tetap secara manual. Misalnya jika seorang mahasiswa ingin meminjam buku pemrograman terstruktur dan sistem informasi manajemen, maka mahasiswa tersebut dapat membookingnya melalui E-library namun juga harus tetap mengambilnya secara langsung ke lokasi perpustakaan. Namun demikian E-library tetap memiliki kelebihan dan kekurangan. Kelebihan yang dimiliki E-library adalah tidak akan ada data yang rangkap, karena sistem manusia dan komputer memiliki perbedaan yaitu sifat ‘lupa’ yang dimiliki manusia tidak dimiliki oleh sebuah komputer, jika manusia menginput data sebuah buku yang masuk kemudian lupa menulis data tersebut pada tanggal berapa maka hal tersebut tidak akan terjadi didalam sistem komputer karena komputer. Kemudian dalam hal kapasitas E-library juga lebih baik dibandingkan dengan perpustakaan biasa, jika dalam sistem manual dibutuhkan banyak ruang untuk menyimpan catatan atau laporan perpustakaan dalam satu tahun, dalam E-library hanya dibutuhkan media penyimpanan sekitar 1-2GB. Selain itu keakuratan E-library lebih terjamin karena ketika pengguna ingin mencari sebuah buku maka pengguna tersebut hanya perlu menginput keyword sesuai dengan buku yang dicarinya kemudian sistem akan mencarikan ketersediaan dan informasi lengkap mengenai buku tersebut. Sedangkan kekurangan utama yang dimiliki E-library ialah copy right atau Hak Cipta, dalam hukum hak cipta terutama di Indonesia pengiriman atau transaksi sebuah dokumen melalui jaringan masih memiliki pertimbangan karena belum ada aturan yang cukup jelas mengenai hal ini. Pemadaman listrik pun terkadang menjadi masalah dalam E-library jika perpustakaan tersebut tidak memiliki jenset atau UPS yang cukup baik.