Komponen yang Wajib disiapkan dalam Manajemen Perkantoran

Komponen dalam manajemen perkantoran adalah hal yang sangat diperlukan di dalam sebuah perusahaan. Gunanya untuk memaksimalkan kinerja karyawan dalam mengelola sebuah perkantoran. Jika suatu komponen tersebut sudah mencapai sebuah target yang diinginkan oleh perusahaan semua akan berjalan dengan sistematis serta efektif.

Fungsi dari komponen ini untuk terlaksananya tujuan yang diinginkan perusahaan, tidak hanya itu melainkan dapat membentuk sikap dari setiap karyawan dengan prosedur yang sudah ditetapkan. Jika semua sudah bisa dilakukan dengan maksimal ini akan menunjang karyawan di dalam bidangnya masing-masing dengan nyaman, kondusif, serta disiplin.

Komponen utama yang wajib di dalam perkantoran yaitu:

1. SDM (Sumber Daya Manusia)
Sumber daya manusia ini bisa dikatakan sebagai penggeraknya sebuah perusahaan yang diutamakan. Dalam hal ini komponen terbagi menjadi beberapa bidang ada yang sebagai pegawai, sales/klien, Office Boy, HRD (Human Resource Development), dan lain sebagainya.

Contoh: Sales/ Klien menyambut tamu yang datang dan Manajer membuat laporan kerja, Office Boy membersihkan kebersihan kantor.

2. Teknologi
Teknologi yang dimaksud adalah sebagai alat yang menunjang sebuah pekerjaan bisa dikatakan sebagai mesin daripada penggeraknya suatu pekerjaan. Dengan adanya teknologi ini karyawan yang tidak memiliki perangkat untuk dapat bekerja akan mempermudah pekerjaan dengan artian perangkat tersebut difasilitasi oleh kantor. Sebuah alat dalam bekerja yang wajib disediakan seperti perangkat lunak & keras.

Contoh:

• Perangkat Keras seperti Komputer/Laptop, Printer, Wfi, Telepon, Proyektor.
• Perangkat Lunak seperti Microsoft Word, Excel, Outlook, Microsoft Edge, database, dll.

3. Prosedur

Suatu aturan dalam tata kerja yang telah ditetapkan demi kedisiplinan dan kenyamanan karyawan untuk dipatuhi semua karyawan. Prosedur bertujuan untuk memastikan konsistensi, efisiensi, dan kepatuhan terhadap standar yang ditetapkan. Dalam konteks perkantoran, prosedur sering kali mencakup instruksi yang detail mengenai bagaimana melakukan aktivitas tertentu, termasuk tanggung jawab dan waktu yang diperlukan.

Contoh: Masuk dan pulang jam kerja, Absensi, Istirahat, Berpakaian, dan Pengajuan Cuti.

4. Fasilitas

Fasilitas ini sebuah komponen yang bersifat tempat di mana kegiatan bekerja dengan nyaman serta fokus yang disediakan dari kantor. Dalam konteks bisnis atau organisasi, fasilitas bisa mencakup gedung, peralatan, infrastruktur, serta layanan yang memudahkan dalam bekerja. Fasilitas ini berperan penting dalam meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan kenyamanan bagi pengguna, baik itu karyawan, pelanggan, atau masyarakat umum.

Contoh: Meja, Kursi, Ac, Kamar Mandi, Tempat Beribadah, Kulkas, Ruang Kerja & Ruang Rapat.

Komponen utama dalam manajemen perkantoran sangat penting untuk memaksimalkan kinerja karyawan dan mencapai tujuan perusahaan. Setiap komponen, seperti Sumber Daya Manusia (SDM), teknologi, prosedur, dan fasilitas, memiliki perannya masing-masing yang saling mendukung. SDM sebagai penggerak utama, teknologi sebagai alat bantu, prosedur untuk memastikan disiplin dan konsistensi, serta fasilitas yang menyediakan lingkungan kerja yang nyaman. Dengan keberadaan dan pengelolaan yang efektif dari semua komponen ini, perusahaan dapat menciptakan suasana kerja yang kondusif, efisien, dan produktif bagi semua karyawan.