Program "Gesip" Mahasiswa KKN Undip Bantu Warga dalam Pengurangan Penggunaan Kertas

Semarang (26/7) -- Di era globalisasi dengan kemajuan IPTEK membuat adanya perubahan saat kita menyimpan suatu dokumen atau bisa disebut dengan arsip. Perubahan ini bisa diikuti dengan melakukan program yang dinamakan Digitalisasi Arsip. 

Munculnya digitalisasi arsip ini menjadikan solusi bagi masyarakat sesuai dengan SDG's poin 15 yaitu "life on land" yang dimaksudkan untuk melindungi, memulihkan, dan mendukung penggunaan yang berkelanjutan terhadap ekosistem daratan, mengelola hutan secara berkelanjutan, memerangi desertifikasi (penggurunan), dan menghambat dan membalikkan degradasi tanah dan menghambat hilangnya keanekaragaman hayati. 

Program Digitalisasi Arsip ini berupaya untuk mengurangi adanya penggunaan kertas yang berlebihan dari arsip yang diduplikasi (eco-friendly).

Digitalisasi Arsip bisa dimulai dengan lingkup yang terkecil yaitu Keluarga. Arsip keluarga merupakan sebuah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media yang dibuat dan diterima oleh anggota keluarga dalam mendukung aktivitas keluarga. 

Arsip Keluarga bisa dibagi menjadi Arsip Kepemilikan (BPKB, KK, dan Surat Nikah), Arsip Pendidikan (Ijazah, Raport dan SKHUN) dan Arsip Personalia (Akta Kelahiran, ATM, KTP, SIM, Sertifikat, dan Piagam Penghargaan) yang mana semua arsip tersebut dikatakan vital bagi seluruh anggota keluarga.

Setelah melakukan survey dan terjun langsung melihat kondisi dari beberapa warga yang arsip keluarganya tidak tertata, masih bercampur dengan kertas-kertas yang tidak perlu disimpan dan ada juga yang hampir rusak akibat dimakan rayap. 

Warga Kelurahan Plombokan menyampaikan keluhan seperti "Saya mau cari KK aja kadang susah Mba karena saking banyaknya kertas-kertas yang ada di almari" ujar Ibu Hartini warga RW 02, Kelurahan Plombokan Kecamatan Semarang Utara. 

Oleh karena itu, Adelina Putri Pita Sari selaku Mahasiswa KKN TIM II Universitas Diponegoro membuat program edukasi "GESIP" atau Gerakan Sadar Arsip: Digitalisasi Arsip Keluarga sebagai Upaya Perlindungan dan Pengamanan Arsip pada hari Jumat (26/7). Program ini dilakukan secara door to door ke beberapa warga di Kelurahan Plombokan, Semarang Utara.

Program ini dilakukan dengan cara membagikan poster dan menjelaskan kepada warga bagaimana cara melakukan digitalisasi arsip keluarga yang benar dan mudah yang dimulai dari memilah arsip dan non arsip, menyiapkan alat untuk scan arsip biasanya dengan Handphone atau Scanner, lalu melakukan digitalisasi supaya arsip yang semula kertas formatnya berubah menjadi format elektronik, selanjutnya bisa di uploud pada Google Drive untuk disimpan dan jangan lupa memberikan penamaan pada setiap file supaya jika dibutuhkan mudah untuk ditemukan. 

Selain itu, Adelina Putri juga memberikan Clear Holder kepada warga supaya fisik arsip bisa disimpan dengan baik dan juga sebagai upaya perlindungan dan pengamanan fisik arsip.

Warga yang mendapat edukasi program "GESIP" ini senang karena menjadi lebih paham dan terbantu. Era akan terus berubah semakin canggih begitu juga dengan sistem penyimpanan arsip yang bisa dimulai dari lingkup terkecil yaitu Keluarga. 

Oleh karena itu, dengan adanya program ini diharapkan warga dapat melakukan digitalisasi arsip sendiri dan bisa mengurangi adanya penggunaan kertas secara berlebihan.

Penulis: Adelina Putri Pita Sari (D4 Informasi dan Humas, Fakultas Sekolah Vokasi)

Dosen Pembimbing Lapangan: Zaki Ainul Fadli., SS., M.Hum