Staff Administrasi merupakan sebuah posisi yang cukup penting di sebuah perusahaan. Posisinya tidak bisa dianggap remeh sebab tugas staff Admin mencakup hampir semua pencatatan sekaligus pengelolaan data dalam sebuah perusahaan.
Belakangan ini, sering berseliweran iklan lowongan pekerjaan untuk staff Administrasi. Tak jarang, banyak pelamar yang langsung meng-apply CV mereka untuk mengisi posisi tersebut. Sebenarnya sah-sah saja, tetapi sangat disayangkan jika kandidat tersebut tidak memahami skills dasar yang harus dimiliki seorang staff Admin.
Berikut beberapa skill yang harus dimiliki seorang staff Admin menurut Author:
1. Manajemen Waktu
Manajemen waktu merupakan skill utama yang harus dimiliki oleh seorang staff Admin. Tentu kita tahu bahwa pekerjaan staff Admin terkadang tidak terfokus pada satu job desc saja. Bisa jadi, beberapa job desc dikerjakan oleh satu orang yang sama.
Dalam hal ini, kemampuan memanajemen waktu akan diuji. Biasanya, seorang staff Admin pasti memiliki Work Plan untuk mempermudah pekerjaannya. Work plan biasanya meliputi target yang ingin dicapai, aktivitas harian serta time schedule untuk memudahkan staff Admin membuat jadwal pekerjaan yang akan dilakukan.
Kemampuan manajemen waktu yang baik sangat membantu terselesainya pekerjaan seorang staff Admin secara efisien. Akan tetapi, manajemen waktu juga membutuhkan cara untuk mengoptimalkan waktu dengan baik.
Selain itu, manajemen waktu juga memiliki beberapa manfaat yang baik, antara lain:
a. Mengoptimalkan Waktu Luang
Dalam hal ini, manajemen waktu dapat mengoptimalkan waktu luang. Staff Admin dapat menyelesaikan pekerjaan sebelum deadline. Hal ini dapat meminimalisir risiko pekerjaan yang menumpuk atau lewat dari deadline.
b. Meningkatkan Produktivitas
Ketika staff Admin memiliki kemampuan untuk manajemen waktu dengan baik, hal ini akan meningkatkan produktivitas mereka. Dalam artian, staff Admin dapat menyelesaikan pekerjaan lain yang lebih banyak dalam waktu singkat. Artinya, staff Admin tidak akan merasa terbebani dengan deadline pekerjaan yang menumpuk atau belum selesai.
c. Memunculkan Citra Positif
Apabila seorang staff Admin memiliki kemampuan untuk manajemen waktu dengan baik, hal itu akan membuat predikat "pegawai profesional" menempel apik dalam dirinya. Bukan hanya dirinya sendiri, melainkan Atasan pasti memberikan apresiasi atas kinerja baiknya sebagai seorang pegawai profesional dan kompeten.
2. Mengetik Cepat
Skill kedua yang harus dimiliki oleh seorang staff Admin adalah kemampuan mengetik cepat. Mengetik cepat dalam hal ini sangat berguna bagi kelancaran menyelesaikan pekerjaan yang akan dikerjakan. Rata-rata, seorang staff Admin memiliki kemampuan mengetik 35-65 kpm.
Perlu diketahui, pekerjaan staff Admin tidak melulu itu-itu saja. Terkadang, ada pula pekerjaan dadakan yang harus diselesaikan segera, misalnya meng-entry rekapan data report pekerjaan karyawan, rekap data barang masuk atau keluar, dan lain sebagainya.
3. Mengoperasikan Microsoft Office
Mengoperasikan Microsoft Office merupakan sebuah skill dasar yang wajib dikuasai oleh seorang staff Admin perusahaan. Microsoft Office yang paling sering digunakan adalah Word dan Excel. Pada dasarnya, kedua program tersebut memiliki fungsi berbeda, tergantung kebutuhan pengguna. Jika kamu seorang staff Admin Keuangan, program yang sering atau bahkan setiap hari kamu gunakan adalah Microsoft Excel. Akan tetapi, jika kamu adalah staff admin surat-menyurat, program yang akan kamu gunakan adalah Microsoft Word.
Untuk memahami program pengolah angka (Microsoft Excel) cukup mudah, kamu harus memahami setidaknya 10 rumus dasar Excel yang pasti berguna untuk menunjang kelancaran pekerjaan seorang staff Admin perusahaan.
4. Kelengkapan Data
Skill penting lainnya yang harus dimiliki seorang staff Admin adalah memiliki kelengkapan data, baik soft file maupun hard file. Tentunya akan sangat memudahkan staff Admin jika nantinya data itu dibutuhkan secara mendadak.
Biasanya, seorang staff Admin tergolong rapi dalam menyimpan kelengkapan data. Untuk data soft file, biasanya akan dipisah-pisah menjadi sub folder agar memudahkan pencarian data saat dibutuhkan.
5. Pengarsipan Dokumen
Skill yang tak kalah penting dan wajib dimiliki oleh seorang staff Admin adalah kemampuan mengarsipkan dokumen. Seorang staff Admin harus paham cara mengarsipkan dokumen dengan baik.
Pengarsipan dokumen yang baik dan benar akan memudahkan pekerjaan seorang staff Admin jika sewaktu-waktu dokumen tersebut dibutuhkan secara mendadak. Selain itu, staff Admin harus cekatan dan teliti dalam mengarsipkan setiap dokumen. Tidak boleh rusak ataupun hilang.
Untuk melakukan hal tersebut, diperlukan alat penunjang khusus, seperti perforator (alat pembolong kertas), map, ordner, paper clip, paper fastener, dan lain sebagainya.
Nah, itulah penjelasan beberapa skill yang harus dimiliki oleh seorang staff Admin. Mudah, bukan? Semoga membantu!
