Sekilas Knowledge Management pada Organisasi Publik

Sebelum lahir istilah knowledge management (Manajemen Pengetahuan) , kita masih dibingungkan dengan perbedaan makna antara data, informasi, dan pengetahuan serta hubungan antar ketiganya. Namun, seiring perkembangan zaman, mulai muncul istilah knowledge management dimana keberadaannya memberikan penjelasan yang jelas terhadap ketiga hal tersebut.

Ada semacam proses distilasi dari data menuju informasi yang kemudian menjadi pengetahuan (knowledge). Artinya bahwa pengetahuan memiliki kedudukan lebih tinggi dimana knowledge lebih dalam, lebih luas, dan lebih kaya dari data dan informasi. Di sini letak peran knowledge management terlihat bahwa knowledge management memiliki peran yang beragam sesuai dengan perkembangan teknologi yang membuat masing-masing lembaga/instansi/organisasi/perusahaan memiliki definisi dan fungsi knowledge management yang disesuaikan dengan strategi dan kerangka yang digunakan dalam implementasi knowledge management tersebut.

Secara rinci, pendapat para ahli mengenai definisi manajemen pengetahuan adalah sebagai berikut :

Menurut Wigg dalam Liebowitz (1999:6) , KM is the systematic, explicit and deliberate building, renewal and application of knowledge to maximize an enterprise's knowledge related effectiveness and return from its knowledge assets.

Terjemahan: Manajemen pengetahuan adalah pembangunan yang sistematis, lamban, pembaharuan dan penerapan pengetahuan untuk memaksimalkan efektivitas pengetahuan perusahaan dan keuntungan asset pengetahuan.

Menurut Hibbard dalam Halawi et al (1997), KM is process of capturing a company s collective expertise wherever it resides in data base, on paper, or in people's head and distributing it to where ever it can help produce the biggest payoff.

Terjemahan :  Manajemen pengetahuan adalah proses memperoleh pengalaman kolektif perusahaan yang disimpan dalam data base, makalah atau pemikiran manusia dan disebarkan sehingga dapat membantu penggajian yang lebih besar.

 Selanjutnya dengan begitu penerapan Knowledge Management semestinya dapat  diimplentasikan ke Organisasi yang dimana berada pada sector public atau pemerintah. 

www.freepik.com

Organisasi publik mempunyai padanan istilah dengan Lembaga publik atau institusi public. Organisasi publik yaitu organisasi yang berlaku dalam lingkungan pemerintah/ dan sector publik. Cakupan organiasi publik dapat dipilah dalam dua klasifikasi, yaitu cakupan berdasarkan administrasi pemerintahan dan cakupan politis. 

Cakupan administrasi menyatakan bahwa cakupan organisasi pubik mulai dari pemerintah pusat sampai pemerintah daerah (propinsi dan kabupaten/ kota); termasuk perusahan perusahan yang dimiliki oleh pemerintah pusat dan pemerintah daerah, Badan Usaha Milik Negara (BUMN),  Badan Usaha Milik Daerah (BUMD). Sedangkan cakupan politis menjelaskan bahwa organisasi publik selain meliputi lembaga eksekutif juga lembaga lembaga legislatif dan yudikatif.

Sebagaimana diketahui bahwa perkembangan pengetahuan dalam kancah pengembangan organisasi telah banyak dilakukan oleh dunia industri, dan hal ini pun sebenarnya dapat dikatakan terjadi sejak pengetahuan tentang manajemen dikenalkan sebagai salah satu pengetahuan keorganisasian.

Ada kenyataan yang menarik bahwa apa yang banyak dikembangkan dalam dunia bisnis atau industri akhirnya juga menyentuh Kawasan organisasi publik. Sebagai contoh misalnya konsepsi manajemen sendiri yang akhirnya diangkat sebagai pengalaman yang banyak dipakai dalam organisasi publik. Bahkan kalau dicermati, total quality management (TQM) yang dikenalkan oleh Edward Deming dalam dunia industri di Jepang dan sukses, akhir-akhir ini juga banyak dipelajari oleh para pejabat publik dengan pertimbangan, bahwa ada kemungkinan sukses yang terjadi didunia industri dapat juga ditularkan dalam organisasi pemerintah.

            Knowledge management bisa diartikan proses menciptakan nilai organisasi dan menghasilkan keunggulan bersaing melalui penciptaan, komunikasi dan aplikasi pengetahuan untuk mencapai tujuan organisasi, termasuk meningkatkan hubungan dengan stakeholder dan meningkatkan aktivitas dan proses kerja organisasi. Aktivitas organisasi berbasis pengetahuan untuk mencapai keunggulan bersaing.

            Kemampuan organisasi secara konsisten dalam mengeksploitasi dan menciptakan pengetahuan jauh lebih menentukan keberhasilan organisasi dibandingkan kemampuan investasi dan mengelola aset fisik (Tiwana, Amrit, 2000). Hal ini dilandasi oleh beberapa alasan, yaitu:

1. Organisasi merupakan padat pengetahuan (knowledge intensive), bukan padat modal (capital intensive).

            Pengetahuan dengan cepat menggantikan sumberdaya modal, sumberdaya fisik, dan sumberdaya manusia sebagai sumberdaya ekonomi penting organisasi. Pengetahuan merupakan satu-satunya sumberdaya yang dapat membantu organisasi dalam menghadapi perubahan dan menjawab permasalahan yang muncul di saat organisasi berusaha memenangkan persaingan.

2. Ketidakstabilan pasar mengharuskan organisasi untuk mengelola ketertinggalan.

            Perubahan pasar dalam persaingan global menyebabkan organisasi berada pada posisi terancam. Untuk mengatasi hal tersebut organisasi seharusnya merekayasa ulang proses produksi untuk memaksimalkan potensi pertumbuhan melalui knowledge management.

3.Knowledge management dipergunakan pada perubahan organisasi.

            Aktivitas organisasi berbasis pengetahuan menjadi penentu keberhasilan organisasi. Dengan pengetahuan organisasi dapat melihat dan memanfaatkan peluang pada lingkungan persaingan, sebelum pesaing melakukannya.

4. Hanya organisasi yang berbasis pengetahuan yang dapat bertahan.

              Kemampuan bertahan organisasi merupakan model pemikiran ekonomi berbasis pengetahuan dari kemampuan organisasi menciptakan, mendapatkan, memproses, memelihara dan mempertahankan pengetahuan dalam ketidakpastian perubahan lingkungan persaingan yang cepat dan komplek. Melalui knowledge management hal tersebut bisa diwujudkan sehingga dapat meningkatkan daya tahan jangka panjang organisasi.

5. Interaksi dan keterkaitan antar organisasi menciptakan kompleksitas.

            Knowledge management berperan dalam mengelola kompleksitas organisasi menjadi keunggulan yang bisa dipergunakan dalam meraih keberhasilan.

6. Pengetahuan dapat mengendalikan pengambilan keputusan.

            Menurut Peter Drucker, terdapat empat alat mendiagnosis dalam proses pengambilan keputusan yaitu: foundation, productivity, competence dan alokasi sumberdaya pengetahuan. Knowledge management mampu dengan efektif mendukung kolaborasi dan pembagian pengetahuan kepada individu, tim dan organisasi dalam proses pengambilan keputusan yang lebih bernilai bagi organisasi.

            Dengan mewujud hal tersebut, knowledge management dapat di implementasikan dalam organisasi dengan melibatkan tiga komponen berikut :

1. Manusia.

            Penerapan knowledge management yang berhasil harus didukung dengan ketersediaan manusia yang kompeten. Oleh sebab itu hal pertama yang perlu dikembangkan adalah kompetensi manusia yang ada dalam organisasi dan kemudian memastikan individu dalam organisasi mengetahui dengan jelas peran dan tanggung jawab masing-masing dalam mengelola pengetahuan dan menjalankan proses knowledge management (mempelajari, meningkatkan, atau mengalirkan pengetahuan).

2. Proses

            Proses knowledge management yang jelas akan mempermudah inovasi atau penciptaan pengetahuan dan mempermudah transfer pengetahuan. Oleh karena itu perlu dibuat proses transfer dan aliran pengetahuan yang baik melalui identifikasi dan pemetaan pengetahuan serta analisa jejaring sosial.

3. Teknologi.

            Teknologi akan membantu kolaborasi dan komunikasi yang terjadi dalam proses knowledge management diantaranya dengan menangkap, menyimpan, dan mempermudah menggunakan informasi. Oleh sebab itu perlu dibangun sarana pendukung kolaborasi dan komunikasi berbasis teknologi seperti misalnya basis data penyimpanan (database), server, portal, atau perangkat teknologi informasi lainnya.

    Saya Achdiyaka Muttaqin Utbah , seorang Mahasiswa S1 di prodi Teknologi Pendidikan Universitas Negeri Jakarta, dengan nomor induk mahasiswa 1101618061 . Saya menulis artikel ini untuk memenuhi Tugas Ujian Tengah Semester dari mata kuliah Manajemen Sistem Informasi . Terima kasih telah membaca artikel yang saya buat ini. 

Sumber Referensi: 

Ketut, Kusumawijaya Ida .  2015 . Jurnal Ekonomi dan Bisnis:  Upaya Meningkatkan Kinerja Organisasi Sektor Publik Berbasis Knowledge Management  hal 5-6

Anrina, Harahap Yeni  .  2016 . Jurnal FISIP :  Penerapan Knowledge Management Pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (Bappeda) Kota Pekanbaru 3(2) 8

Fauziyah,Nurshifa .  2019 . Jurnal Ilmu Perpustakaan dan Informasi :   Implementasi Knowledge Management Dalam Sistem Informasi Perpustakaan  4(1) 96-97