Ini 7 Sikap Profesional yang Penting Saat Zoom Meeting

Pandemi Covid-19 telah membuat metode interaksi mengalami perubahan. Ketika dulu diskusi atau pertemuan lebih sering secara luring, kini ada perubahan drastis. Kita dapat melakukan pertemuan secara online melalui Zoom dan beberapa aplikasi komunikasi video lainnya.

Mulai dari pelajar, pebisnis, pekerja, seorang intelektual dan guru sangat terbantu dalam melaksanakan kegiatan dengan kehadiran aplikasi ini. Selain bermanfaat untuk jaga jarak dalam rangka mematuhi protokol kesehatan, aplikasi ini juga mempermudah kegiatan yang membutuhkan pertemuan.

Sebagian orang memang belum terbiasa atau lebih suka pertemuan secara langsung. Tapi perkembangan zaman telah menuntut kita untuk merubah pola kebiasaan lama menjadi kebiasaan baru.

Sebagai pengguna aplikasi Zoom rutin setiap hari, tentu ada beberapa pengalaman yang lahir. Peran saya sebagai konsultan pengembang komunitas membuat saya beberapa kali menjumpai hal-hal yang menghambat dan kurang tepat saat pertemuan online dengan klien.

Ini bukan soal koneksi internet yang lambat, tapi ini soal sikap. Beberapa orang tentu tak terlalu mementingkan hal tersebut. Tapi sebagai seorang profesional, sikap adalah hal terpenting untuk membangun integritas.

Apa saja sikap profesional yang penting saat Zoom Meeting?

1. Sebelum pertemuan, tuliskan Link Zoom pada Google Calendar (GCalendar)

Dokumentasi Pribadi: Tangkap layar GCalendar pribadi, untuk jadwal meeting

Mengatur jadwal adalah sebuah keharusan bagi seorang profesional. Ini merupakan sikap atau gesture terpenting. Karena dengan jadwal yang teratur dan sistematis tentu akan meningkatkan produktivitas dalam bekerja. 

Kirim undangan atau pemberitahuan agenda dengan GCalendar. Langkah ini akan mempermudah peserta atau rekan kerja Anda dalam persiapan dan mengatur jadwal. Jangan lupa untuk mencantumkan link Zoom di undangan tersebut.

Anda juga bisa mengirimkan materi dalam undangan tersebut. Bisa dalam bentuk gambar, berkas tulisan (PDF, Doc, Xlsx) dan berkas lainnya. Cantumkan link Zoom pada pemberitahuan, agar rekan kerja atau peserta pertemuan tidak perlu bingung dan repot mencari link di Email, Whatsapp (WA) atau Slack.

2. Atur atau setup seluruh jadwal meeting dengan aplikasi penjadwalan (Scheduling Apps)  

Dokumentasi Pribadi: Tangkap Layar Calendars: Planner & Reminders, Readdle Inc.

Kadang kala, kita harus berulang-ulang melihat email dan memantau jadwal undangan. Jangan sampai Anda terjebak dalam back and forth (kegiatan bolak-balik) karena tidak memahami langkah-langkah yang efisien.

Ketika melakukan perencanaan agenda kita perlu metode yang tepat. Dengan menggunakan aplikasi pengatur jadwal, kita akan lebih mudah merencanakan dan memantau seluruh kegiatan pertemuan.

Banyak sekali aplikasi pengatur jadwal yang bisa kita unduh dan gunakan. Calendly dan Calendars: Planner & Reminders, Readdle Inc adalah dua dari sekian banyak aplikasi bermanfaat untuk mengatur penjadwalan agar lebih efisien. 

Jadi, Anda dan rekan kerja bisa langsung memilih jadwal yang kosong (available) untuk menentukan hari pertemuan tanpa perlu saling menunggu lama.

3. Atur nama Anda lebih dulu pada GCalendar

Dokumentasi Pribadi: Tangkap Layar GCalendar pribadi, pengaturan nama peserta meeting

Nama dalam setiap kegiatan tentu cukup penting. Selain sebagai identitas, juga sebagai pengingat dengan siapa kita akan melakukan pertemuan. Kadang dalam sehari bisa lebih dari satu orang yang melakukan meeting dengan kita, jadi agar memudahkan pekerjaan kita perlu mencantumkan nama peserta pertemuan.

Semisal saya meeting bersama Reza, maka judul yang akan saya tulis di GCalendar adalah Alka <> Reza l (Tema Meeting) dan bukan Reza <> Alka. Hal tersebut akan mempermudah klien atau rekan kerja jika punya jadwal yang padat, ia sekali lihat jadwal sudah tahu akan rapat dengan siapa saja.

Ketika kita mengatur nama dalam judul, notifikasi pada tiap perangkat (gadget) rekan kerja akan langsung menampilkannya. Ini karena sinkronisasi antar pengguna Google. Jika rekan atau peserta meeting tidak memiliki GCalendar ia tetap akan menerima notifikasi tersebut di perangkatnya .

4. Tatapan mata saat meeting berlangsung (Eye Contact)

Dokumen Olah Pribadi: Ilustrasi Eye Contact saat Zoom Meeting

Jangan meremehkan kekuatan tatapan mata. Sering kali saat kita melakukan  meeting online terlihat seperti berbicara dengan layar, bukan dengan lawan bicara kita. 

Hal tersebut terjadi karena kita hanya melihat wajah teman kita. Bukan melihat ke kamera. Seharusnya saat meeting, untuk mempertahankan eye contact kita harus berbicara sambil melihat ke kamera.

Kebiasaan melihat layar dan wajah teman itu menyebabkan tatapan mata tidak benar-benar terjadi. Tips sederhananya, silahkan tarik box zoom (drag box) dan tarik ke atas, agar kita tepat melihat kamera dan wajah teman meeting saat berbicara.

5. Penampilan yang layak dan sesuai standar etika

Kredit Foto: Aplikasi Zoom, untuk meeting online

Ini bukan berarti kita harus tampil kaku terus ya. Bukan juga selalu harus menggunakan jas resmi dan dasi. Tapi lebih berpenampilan yang benar-benar pantas dalam pertemuan.

Penampilan Anda adalah tanda bahwa Anda menghargai lawan bicara. Jadi, kenali klien atau lawan bicara Anda dalam zoom dan tentukan penampilan apa yang tepat untuk acara meeting tersebut.

Dengan mengatur penampilan, Anda akan lebih meningkatkan profesionalitas. Jadi, Anda lebih mudah menyesuaikan kondisi dengan lawan bicara. Pada saat santai dan saat serius tentu ada perbedaan penampilan.

6. Mengatur (Setup Background) tampilan latar belakang meeting online

Kredit foto: Infokomputer, untuk mengganti background, Anda tinggal klik icon User (foto di pojok kanan atas)>Settings>Virtual Background

Kita tidak boleh menganggap remeh tampilan latar belakang saat agenda online. Kadang kita melakukannya dari rumah, yang belum tentu tampilannya tertata bagus dan layak untuk dilihat.

Atur background sebagus mungkin dan selayaknya. Anda bisa mencari sudut-sudut yang baik untuk latar belakang meeting online Anda, seperti ruang tamu atau ruang kerja yang ada di rumah.

Jika memang tidak menemukan tempat yang cocok. Anda bisa memanfaatkan Virtual Background yang tersedia di aplikasi zoom. Ini sangat membantu untuk kita yang tidak menjumpai tempat layak untuk agenda online.

7. Berterimakasih secara personal kepada teman meeting online

Dokumen Olah Pribadi: Closing meeting dan follow up

Budaya ucapan terimakasih bukan hanya terjadi pada saat kita pertemuan luring. Hal ini juga berlaku saat kita melakukan meeting online. Terasa sepele namun sangat bermanfaat.

Setelah agenda online selesai, kita bisa mengucapkan terimakasih secara langsung saat video belum berakhir. Ini merupakan bentuk apresiasi terhadap rekan atau klien dalam pertemuan daring.

Jangan lupa, untuk mengirimkan ucapan terimakasih via Email atau WA kepada teman meeting Anda. Lalu segera rangkum hasil pertemuan dan follow up hasil pertemuan . Setelah semua selesai, Anda bisa mengirimkan rincian hasil meeting kepada rekan kerja atau klien.

***

Menghargai orang lain adalah kunci dari interaksi yang sehat. Bersikap yang baik dalam setiap pertemuan luring atau daring adalah sebuah keharusan bagi kita yang mengaku terdidik.

Siapa tahu, dengan kita bersikap baik terhadap lawan bicara saat melakukan pertemuan atau meeting online menjadi pintu rezeki yang besar. Janganlah meremehkan sikap baik dan rasa peduli, karena dibalik itu semua tentu ada hal yang tak terduga.

Membuat orang lain merasa dihargai dengan menunjukkan sikap yang baik, peduli terhadap waktu dan perhatian terhadap agenda akan semakin meningkatkan ikatan relasi, profesionalitas dan integritas kita.

Terimakasih, semoga bermanfaat untuk teman-teman yang sering melakukan Zoom Meeting :)