[caption id="attachment_310419" align="aligncenter" width="465" caption="presentasiekslusif.blogspot.com"][/caption] ................................................
Komunikasi adalahhal yang sangat vitalbagi kebutuhan manusia. Tidak ada manusia yang bisa hidup dengan baik, tanpa adanya komunikasi. Demikian juga dalam bisnis, komunikasi merupakan sumber kehidupan bisnis tersebut. Sepertinyatidak ada bisnis yang bisa berhasil tanpa komunikasi dengan baik. Mulai dari perencanaan usaha, produksi hingga tahap akhir marketing dan selling kepada konsumen. Itu semua memerlukan komunikasi yang baik dan efektif.Komunikasi yang baikdan efektif dalam artian komunikasi yang dilakukan sesuai dengan kebutuhannya. Sebab cakupan komunikasi dalam dunia bisnis sangatlah luas, mulai dari mengkomunikasikan apa yang akan kita buat kepada karyawan, hingga menyampaikan produk kita kepada konsumen dalam bentuk iklan agar mereka tertarik dan membeli produk kita.
......................
Komunikasi bisnis ini sendiri, harus di lakukan baik di dalam perusahaan dan di luar perusahaan. Di dalam perusahaan komunikasi dengan karyawan sangat penting dilakukan agar karyawan merasa menjadi bagian dari usaha kita dan merasa yakin dengan produk yang kita hasilkan. Jika karyawan tidak mengenal dan yakin akan produk yang kita hasilkan, mereka akan sulit mengkomunikasikan produk kita kepada konsumen. Bisa kita bayangkan jika karyawan kita memilki pengetahuan terbatas akan produk-produk yang kita produksi dan atau kita jual, apa yang akan dijelaskannya kepada konsumen?
.......................................
Suatu hari saya tergelitik saat membaca berita di sebuah koran lokal mengenai kurangnya pasokan atau ketersediaan suku cadang suatu produk yang terjadi, hanya karena kesalahan pemahaman penggunaan tanda titik dan koma dalam pemesanan barang tersebut. Di Indonesia kita lazim menggunakan tanda titik sebagai penanda satuan di atas ratusan, namun di beberapa Negara tanda koma yang lazim digunakan.
.......................................
Dalam bisnis, kesalahan komunikasi seperti ini tentu berakibat sangat fatal. Bayangkan jika kita memesan produk berjumlah 1.000 (seribu) unit dan kita menuliskannya dengan kebiasaan kita, maka pihak luar akan mengira kita hanya memesan satu unit saja. Karena secara lazim, mereka menulis seribu dengan cara 1,000.
.....................................
Semua ini terjadi karena suatu hal yang mungkin kerap kita menganggap sepele komunikasi. Apalagi bagi kita yangmerasa usaha kita hanyalah usaha kecil, rasanya tidak perlu berbasa-basi dengan pelanggan yang notabene kerap kali kita kenal.
..................................
Banyak sekali kita menemukan pengertian komunikasi dalam suatu literatur atau catatan ilmiah, secara umum. Beberapa diantaranya menyatakan bahwa komunikasi adalah suatu proses penyampaian dan penerimaan berita atau informasi dari seseorang kepada orang lain. Komunikasi yang tepat sendiri tidak akan terjadi jika penyampainya tidak menyampaikan informasi atau berita tersebut secara tepat dan baik, sehingga penerimanya tidak menerima informasi atau berita yang salah. Komunikasi tak hanya melalui percakapan lisan dan harus bertemu dengan bertatap muka atau melalui telepon saja, tetapi juga dilakukan secara tertulis. Sarana komunikasi tertulis bisa melalui faximile, surat,sms dan juga email.
...................................
Seperti pena, adalah senjata ampuh dan telah banyak sejarah terbentuk karena goresan pena. Goresan pena bisa membuat orang jatuh cinta, mengguncang semangat, bahkan mampu menggerakkan jutaan orang. Begitu tajamnya, sampai-sampai kaisar Perancis yang masyur“Napoleon Bonaparte” lebih ngeri ketimbang ribuan bayonet musuh yang terhunus.
.................................
Dalam bisnis dan karir modern pun, kemampuan berkomunikasi melalui kata-kata dalam tulisan merupakan sebuah ketrampilan yang essensial, demi karir dan bisnis seseorang dituntut menjadi penulis. Apakah itu melalui email singkat untuk menyusun risalah rapat atau sebuah laporan tahunan yang panjang. Kita diperlukan memilikiketrampilan komunikasi, karena salah satu faktorsukses nya bisnis tergantung pada kemampuan komunikasi. Tak hanya komunikasi terhadap klien atau pelanngan, pemasok,tetapi juga komunikasi bawahan kepada atasan atau sebaliknya, komunikasi denganrekan kerja. Komunikasi melalui tulisan akan menjadi sarana untuk penyediaan data, penawaran pendapat, memotivasi dan membujuk orang lain, atau memberi koreksi positif pada managemen atau perusahaan.
.................................
Apa pandangan kita jika seorang rekan bisnis mengirim email yang penuh dengan akronim, singkatan teks dan bahwan emotion yang salah eja? Lalu bagaimana pandangan kita apabila kita harus mengalisa sebuah laporan yang tidak lengkap dan penuh dengan istilah teknis dan jargon industry serta kalimat percakapan yang kurang jelas?
................................
Bicara tentang arti penting sebuah komunikasi, ada baiknya jika kita menggunakan penulisan yang jelas, padat, dan tepat. Karakteristik pertama dari tulisan yang sukses adalah kejelasan. Karena pembaca harus menangkap pesan yang kita tulis dalam satu kali membaca. Hindari kata-kata yang rumit, istilah akronim teknis serta jauhkan klausul sisipan, terutama diawal kalimat.
............................
Mulailah paragraph dengan topik, dilanjutkan dengan poin-poin pendukung. Tempatkan gagasan utama di dalam kalimat topik dan buatlah yang mudah dimengerti. Dan yang tak kalah penting adalah hindari kata-kata yang tidak perlu, agar tidak mengaburkan pesan dan membingungkan pembaca.
..........................
Ada baiknya ketika kita menyusun sebuah laporan, pertimbangkan profil pembaca. Kenali “seberapa banyak mereka mengenal pokok laporan, bagaimana menerima informasi”. Mulailah dengan informasi menarik, dukung laporan dengan gambar/grafik yang mudah dimengerti. Lalu batasi acuan, istilah, dan akronim teknis. Pecah gagasan rumit menjadi gagasan lain yang sederhana. Kemudian sesuaikan pesan dengan gaya pembaca, misalnya : orang yang ingin mengetahui inti pesan dan tidak berminat pada penjelasan yang berbunga-bunga, akan lebih memilih rincian yang ringkas dan kesimpulan yang masuk akal. Bagi mereka yang lebih senang mendengae rincian penjelasan dan tidak menginginkan inti pesan saja, bisa lebih memilih gaya obrolan nada surat yang hangat.
.....................
Penggunaan pola/struktur yang tepat akan sangat membantu. Susun paragraph ke dalam dokumen yang lengkap. Penempatan paragraph ke dalam urutan yang logisakan menambah kejelasan sebuah pesan dalam tulisan.
.....................
Ketika kita berkomunikasi melalui tulisan yang tujuannya adalah untuk memberi informasi kepada pembaca, gunakan format “corong” yaitu memulai dengan apa yang terpenting bagi pembaca, lalu kupas “siapa, apa, kapan, dimana, mengapa, dan bagiamana.” Penulisan evaluasi itu hendaknya seperti hamburger, pendahuluan itu ada di atas daging dan rincian ada di tengah, kemudian kesimpulan ada di bawah. Jika tulisan yang sifatnya membujuk, coba yakinkan pembaca untuk sepakat dengan cara piker kita, dimana kita bisa memulaidengan menggariskan kepedulian mereka, kemudian berkonsentrasi pada hasil-hasil yang mereka inginkan. Kemudian ajukan jalan keluar da nisi pernyataan-pernyataan yang mendukung sehingga mampu membuat orang mengerti dengan apa yang kita sampaikan, dan tanpa kita sadari kita mampu membawa pembaca serasa menikmati “kelezatan sepotong hamburger”.
................................
Tulisan ini repost, sebelumnya pernah di publish tetapi kehapus tanpa sengaja saat mau di edit, tetapi klik delete. Karena mau log in lagi modem bad signal, maka di publish ulang dengan judul yang agak beda.
Baca konten-konten menarik Kompasiana langsung dari smartphone kamu. Follow channel WhatsApp Kompasiana sekarang di sini: https://whatsapp.com/channel/0029VaYjYaL4Spk7WflFYJ2H