Banyak sekali kita menemukan pengertian komunikasi dalam suatu literatur atau catatan ilmiah, secara umum. Beberapa diantaranya menyatakan bahwa komunikasi adalah suatu proses penyampaian dan penerimaan berita atau informasi dari seseorang kepada orang lain. Komunikasi yang tepat sendiri tidak akan terjadi jika penyampainya tidak menyampaikan informasi atau berita tersebut secara tepat dan baik, sehingga penerimanya tidak menerima informasi atau berita yang salah. Komunikasi tak hanya melalui percakapan lisan dan harus bertemu dengan bertatap muka atau melalui telepon saja, tetapi juga dilakukan secara tertulis. Sarana komunikasi tertulis bisa melalui faximile, surat,sms dan juga email.
...................................
Seperti pena, adalah senjata ampuh dan telah banyak sejarah terbentuk karena goresan pena. Goresan pena bisa membuat orang jatuh cinta, mengguncang semangat, bahkan mampu menggerakkan jutaan orang. Begitu tajamnya, sampai-sampai kaisar Perancis yang masyur“Napoleon Bonaparte” lebih ngeri ketimbang ribuan bayonet musuh yang terhunus.
.................................
Dalam bisnis dan karir modern pun, kemampuan berkomunikasi melalui kata-kata dalam tulisan merupakan sebuah ketrampilan yang essensial, demi karir dan bisnis seseorang dituntut menjadi penulis. Apakah itu melalui email singkat untuk menyusun risalah rapat atau sebuah laporan tahunan yang panjang. Kita diperlukan memilikiketrampilan komunikasi, karena salah satu faktorsukses nya bisnis tergantung pada kemampuan komunikasi. Tak hanya komunikasi terhadap klien atau pelanngan, pemasok,tetapi juga komunikasi bawahan kepada atasan atau sebaliknya, komunikasi denganrekan kerja. Komunikasi melalui tulisan akan menjadi sarana untuk penyediaan data, penawaran pendapat, memotivasi dan membujuk orang lain, atau memberi koreksi positif pada managemen atau perusahaan.
.................................
Apa pandangan kita jika seorang rekan bisnis mengirim email yang penuh dengan akronim, singkatan teks dan bahwan emotion yang salah eja? Lalu bagaimana pandangan kita apabila kita harus mengalisa sebuah laporan yang tidak lengkap dan penuh dengan istilah teknis dan jargon industry serta kalimat percakapan yang kurang jelas?
................................
Bicara tentang arti penting sebuah komunikasi, ada baiknya jika kita menggunakan penulisan yang jelas, padat, dan tepat. Karakteristik pertama dari tulisan yang sukses adalah kejelasan. Karena pembaca harus menangkap pesan yang kita tulis dalam satu kali membaca. Hindari kata-kata yang rumit, istilah akronim teknis serta jauhkan klausul sisipan, terutama diawal kalimat.
............................
Mulailah paragraph dengan topik, dilanjutkan dengan poin-poin pendukung. Tempatkan gagasan utama di dalam kalimat topik dan buatlah yang mudah dimengerti. Dan yang tak kalah penting adalah hindari kata-kata yang tidak perlu, agar tidak mengaburkan pesan dan membingungkan pembaca.