Rahasia Sukses PLN, Transformasi melalui Knowlede Management System

Manajemen pengetahuan (Knowledge Management) adalah seperangkat proses menciptakan dan berbagi pengetahuan ke seluruh organisasi untuk mengoptimalkan pencapaian misi dan tujuan organisasi. Manajemen Pengetahuan dipandang penting, karena implementasinya memberi manfaat pada bidang operasi dan pelayanan, dapat meningkatkan kompetensi personal, memelihara ketersediaan knowledge dan inovasi serta pengembangan produk.

Knowledge Management System (KMS) atau sistem manajemen pengetahuan adalah suatu sistem TIK (Teknologi Informasi dan Komunikasi) dalam pengertian sebuah sistem aplikasi yang mengkombinasikan dan mengintegrasikan fungsi untuk sebuah perlakukan kontekstual terhadap masing-masing pengetahuan eksplisit dan tacit, selama sebuah organisasi atau bagian organisasi tersebut menjadi target dari tindakan manajemen pengetahuan. Pengelompokan knowledge terdiri dari tiga jenis yakni tacit knowledge, explicit knowledge, dan shared knowledge. Tujuan utama dari KMS adalah untuk mendukung dinamika pembelajaran organisasional dan keefektifan organisasi tersebut.

Terdapat enam bentuk komunikasi korporat di dunia maya, diantaranya a corporate website yang menghubungkan audiens eksternal. Berikutnya ada a media room yang memuat seluruh informasi tentang perusahaan dan selalu update dengan konsisten. A blog untuk memposting konten dan melakukan monitoring yang relevan untuk kepentingan klien. A crisis site yang merupakan komponen online yang diaktifkan jika perusahaan dalam keadaan krisis. Berikutnya ada a corporate intranet yang digunakan untuk komunikasi internal perusahaan, dan yang terakhir a client extranet untuk berkolaborasi antara anggota, klien dan customer.

Penerapan Knowledge Management pada PT. PLN

Penerapan Knowledge Management (KM) di PT PLN (Persero) telah dimulai sejak tahun 2000 dengan inisiatif CEO NOTE, yang bertujuan untuk menghubungkan pemikiran pimpinan perusahaan dengan karyawan. Pada tahun 2011, KM berkembang menjadi sistem yang lebih terstruktur melalui website internal kms.pln.co.id. Sistem ini dirancang untuk mendukung visi dan misi perusahaan serta strategi yang ditetapkan, sambil memberikan ruang bagi karyawan untuk berkontribusi dalam diskusi dan berbagi pengalaman.

CEO saat itu, Dahlan Iskan, memperkenalkan KM dengan mengadakan forum yang melibatkan sekitar 40.000 karyawan untuk bertukar ide dan pandangan. Forum ini memfasilitasi komunikasi dua arah, memungkinkan karyawan memberikan umpan balik terhadap ide-ide yang disampaikan.  Dukungan dari CEO PLN selaras dengan pentingnya peran pemimpin dalam mendorong implementasi KM. Meskipun demikian, masih ada tantangan dalam penerapan KM yang lebih luas di PLN. 

Dalam konteks KM, PLN membagi pengetahuan menjadi tiga kategori: tacit knowledge (pengetahuan tersimpan) yang mencakup ide-ide dari pimpinan dan kontribusi karyawan, serta explicit knowledge (pengetahuan eksplisit) yang berasal dari kritik pelanggan mengenai layanan PLN. Explicit knowledge akan digunakan bersama-sama pada perusahaan sehingga menjadi shared knowledge. Pengetahuan ini dianggap penting untuk pengambilan keputusan strategis di masa depan.

Pada tahun 2011, PLN meluncurkan sistem KMS yang dapat diakses melalui intranet, menyediakan platform bagi karyawan untuk berbagi informasi, pengalaman, dan inovasi. Portal ini mencakup fitur seperti discussion board, survey, dan menu Innovation yang menampung karya inovatif yang disetujui oleh Pusat Penelitian dan Pengembangan. Budaya "share study" didorong di seluruh organisasi untuk membangun sistem kerja yang terstruktur, memungkinkan setiap divisi untuk mengakses informasi dan pengalaman yang relevan. Hal ini sesuai dengan tipe kegiatan KM, seperti berbagi pelajaran yang dipelajari (lessons learned) dan mendorong inovasi berbasis pengetahuan. 

KMS PLN berfungsi sebagai alat untuk mempercepat proses berbagi pengetahuan dan kolaborasi antar pegawai. Manfaat portal ini termasuk kemudahan dalam mengunggah konten ke Knowledge Repository, pencarian pengetahuan yang dibutuhkan, serta penyampaian pendapat melalui Mysite Blog. Kegiatan KM dilakukan dalam dua dimensi: penerapan pengetahuan eksplisit melalui praktik langsung dan program pelatihan.

Hasil dari penerapan KM ini terlihat jelas ketika PLN berhasil masuk dalam daftar Fortune Global 500 dengan peringkat ke-477 berdasarkan pendapatan tahunan perusahaan. Hal ini mencerminkan manfaat strategis KM, seperti peningkatan kinerja dan inovasi organisasi. Penerapan budaya KM di PLN telah terbukti memberikan dampak positif terhadap kinerja organisasi secara keseluruhan.

Artikel ini ditulis oleh : Amanda Kinanthi B. G., Dhesty Tiara Putri, Fathiya Salsabila, dan Lintang Nuril Shabrina