Penerapan Teknik Memahami Pengetahuan dalam Penyelenggaraan POMDA di Yogyakarta

Pekan Olahraga Mahasiswa Daerah (POMDA) untuk cabang Taekwondo di UPN Veteran Yogyakarta yang akan digelar pada tanggal 29 November 2024, merupakan acara besar yang diamanatkan oleh BAPOMNI, dengan UKM Taekwondo UPN Veteran Yogyakarta selaku panitia pelaksana. Acara ini mendapat dukungan dari PEMDA DIY untuk memastikan kelancaran, keamanan, dan profesionalisme dalam pelaksanaannya. Dalam artikel ini, kita akan membahas bagaimana penerapan berbagai teknik manajemen pengetahuan dalam perencanaan dan pelaksanaan POMDA dapat membantu mencapai hasil terbaik sekaligus meningkatkan kualitas penyelenggaraan acara di masa mendatang.

Observasi Langsung: Memahami Proses dan Strategi Pengelolaan

Pada tahap persiapan, teknik observasi langsung atau On-Site Observation sangat penting. Teknik ini dilakukan dengan mengamati secara langsung proses kerja dan pola interaksi para pelatih, panitia, serta atlet selama kegiatan persiapan. Dalam konteks POMDA Taekwondo, panitia dapat mempelajari cara pelatih mengelola atlet sebelum pertandingan, mulai dari pemanasan, briefing, hingga pengaturan posisi atlet selama pertandingan. Melalui observasi ini, panitia dapat memahami kebutuhan yang mendukung proses pelatihan dan persiapan atlet, seperti area latihan, perlengkapan yang diperlukan, serta tata letak arena yang optimal. Observasi ini juga memungkinkan panitia mencatat praktik terbaik yang dapat dijadikan panduan untuk penyelenggaraan acara berikutnya.

Berdasarkan wawancara dengan narasumber, dapat disimpulkan bahwa observasi langsung tidak hanya membantu panitia dalam memahami alur kerja pelatih dan atlet, tetapi juga memberikan wawasan penting tentang persiapan kejuaraan di berbagai daerah. Observasi dilakukan dengan mengikuti jalannya pertandingan dan memperhatikan berbagai aspek, seperti pola interaksi, kebutuhan alat, dan tata kelola arena. Panitia memanfaatkan praktik terbaik dari berbagai kejuaraan sebelumnya serta menyadari perbedaan unik di setiap daerah. Misalnya, di Jakarta sistem penimbangan atlet tidak diterapkan, sedangkan di Yogyakarta aturan tersebut diberlakukan dengan ketat. Selain itu, wasit di Jawa Tengah dikenal lebih profesional, dan di Yogyakarta terdapat regulasi tambahan terkait asuransi BPJS bagi peserta. Wawasan ini memungkinkan panitia menyusun strategi yang lebih komprehensif dan menyesuaikan perencanaan agar lebih optimal dalam mendukung pelaksanaan POMDA.

Brainstorming: Menghasilkan Ide Kreatif untuk Kelancaran Acara

Pada tahap berikutnya, teknik Brainstorming digunakan untuk mengumpulkan ide-ide dari setiap anggota panitia, terutama dalam merancang teknis acara yang efisien dan sesuai dengan kebutuhan peserta. Brainstorming yang melibatkan seluruh tim panitia dapat menghasilkan solusi kreatif untuk mengatasi kendala yang sering dihadapi dalam kompetisi Taekwondo, seperti pembagian waktu yang tepat untuk setiap sesi pertandingan agar peserta tidak terlalu lama menunggu giliran. Panitia juga dapat membahas cara terbaik dalam mengatur arena pertandingan, mengelola area istirahat peserta, serata merancang jalur akses yang aman dan nyaman bagi penonton. 

Dalam sesi brainstorming ini, setiap ide dicatat dan dievaluasi sehingga seluruh panitia memiliki kesempatan yang sama untuk menyampaikan pandangannya. Sebagai contoh, jika muncul ide untuk menyediakan jalur terpisah antara atlet dan penonton guna menghindari kemacetan, ide tersebut dapat diakomodasi dalam perencanaan tata letak arena. Selain itu, brainstorming juga dapat menghasilkan ide terkait strategi promosi dan publikasi acara, seperti memanfaatkan media sosial kampus atau bekerja sama dengan komunitas olahraga untuk menyebarluaskan informasi tentang POMDA Taekwondo.

Brainstorming menjadi elemen penting dalam merancang kelancaran acara karena memungkinkan panitia menggabungkan hasil observasi dan wawancara dengan ide-ide kreatif dari seluruh anggota. Meskipun sebagian besar anggota belum berpengalaman dalam mengelola kejuaraan Taekwondo, sesi ini memungkinkan mereka mengatasi kendala tersebut melalui studi banding dan wawancara dengan pihak berpengalaman. Solusi yang dihasilkan mencakup penentuan divisi kepanitiaan, analisis konsep acara, penyusunan teknis pertandingan, perhitungan jumlah peserta dan lapangan, serta perencanaan anggaran. Dengan pendekatan ini, acara dapat dirancang secara menyeluruh, memastikan penjadwalan yang efisien serta pengaturan arena yang aman dan nyaman bagi semua pihak.

Pengambilan Keputusan Konsensus: Memperoleh Kesepakatan yang Tepat

Setelah ide-ide terkumpul, teknik Consensus Decision Making digunakan untuk mencapai keputusan bersama antara panitia dan pihak-pihak terkait, seperti BAPOMNI, PEMDA DIY, dan kampus. Pengambilan keputusan bersama ini sangat penting, terutama untuk keputusan strategis yang memiliki dampak luas, misalnya terkait protokol kesehatan selama acara. Mengingat masih berlangsungnya pandemi, panitia dan pihak terkait perlu menyepakati protokol kesehatan yang ketat guna memastikan keamanan peserta, panitia, dan penonton.

Dalam teknik ini, setiap pihak diberi kesempatan untuk menyampaikan pandangan mereka dan menyepakati keputusan yang dianggap paling tepat dan realistis. Kesepakatan ini diarahkan pada solusi terbaik dengan mempertimbangkan berbagai kepentingan dan prioritas. Teknik ini juga membantu mengurangi potensi konflik serta memastikan setiap keputusan telah melalui pertimbangan yang matang.

Pengambilan keputusan secara konsensus dalam acara POMDA Taekwondo dilakukan dengan melibatkan ketua pelaksana (ketuplak), pihak penanggung jawab seperti Bapak Prijoto, serta Pengda TI DIY yang memegang peran penting dalam regulasi kejuaraan Taekwondo di Yogyakarta. Prosesnya dimulai dengan diskusi internal oleh panitia inti untuk mencapai kesepakatan awal, yang kemudian diajukan ke pihak penanggung jawab. Mengingat peran Pengda TI DIY sebagai pihak yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan kejuaraan, keputusan akhir harus memenuhi persetujuan mereka agar acara berjalan sesuai standar. 

Keputusan yang dicapai biasanya mencakup kebutuhan tambahan seperti jumlah wasit, jadwal pertandingan, serta syarat administrasi yang harus dipatuhi. Prosedur khusus juga diterapkan untuk memastikan bahwa semua keputusan telah sesuai dengan protokol kesehatan yang berlaku demi menjaga keamanan semua pihak yang terlibat.

Teknik ini sangat efektif untuk mencapai solusi terbaik, dimana setiap pihak dapat menyampaikan pandangan mereka dan menyetujui keputusan bersama. Melalui proses ini, panitia berhasil menyelaraskan berbagai kepentingan dan prioritas dengan mempertimbangkan kebutuhan acara, seperti protokol kesehatan selama masa pandemi. Keputusan konsensus ini membantu meminimalkan potensi konflik dan memastikan bahwa setiap keputusan telah melalui pertimbangan matang, sehingga menciptakan landasan yang kuat bagi kelancaran acara.

Pemetaan Konsep: Menyusun Struktur Tugas yang Jelas

Untuk memastikan tugas-tugas panitia lebih terstruktur dan terkoordinasi dengan baik, teknik Concept Mapping atau pemetaan konsep dapat diterapkan. Teknik ini membantu menyusun diagram tugas secara jelas dengan memetakan setiap elemen tugas dalam peta konsep, seperti tim keamanan, tim teknis pertandingan, tim dokumentasi, hingga tim publikasi. Dalam pemetaan konsep ini, hubungan antara tim teknis dan tim keamanan, misalnya, dapat ditampilkan secara jelas sehingga panitia dapat memahami bagaimana kedua tim tersebut harus bekerja sama untuk menjaga kelancaran dan keamanan acara.

Melalui pemetaan ini, setiap anggota panitia akan lebih mudah memahami alur tugas masing-masing serta kontribusinya terhadap keseluruhan acara. Selain itu, peta konsep juga berfungsi sebagai panduan bagi panitia baru yang mungkin belum familiar dengan struktur organisasi acara besar seperti POMDA. Dengan adanya peta konsep, setiap anggota panitia dapat mengetahui tugas yang perlu dikerjakan terlebih dahulu dan tugas yang membutuhkan dukungan dari tim lain.

Pemetaan konsep dalam menyusun struktur tugas untuk POMDA dilakukan setelah tahap brainstorming dengan penunjukan penanggung jawab untuk setiap divisi. Setiap divisi kemudian membuat lembar rincian tugas yang diserahkan kepada koordinator divisi untuk diteruskan kepada staf masing-masing. Dalam proses ini, kolaborasi antar divisi sangat penting. Sebagai contoh, tim perlengkapan yang mengurus perizinan kegiatan POMDA berkolaborasi dengan sekretariat untuk membuat surat yang kemudian diserahkan kepada koordinator perlengkapan untuk ditindaklanjuti. Hal serupa berlaku untuk tim publikasi yang membuat desain banner dan menyerahkannya kepada koordinator perlengkapan untuk dicetak. 

Tantangan utama dalam penerapan pemetaan konsep adalah sering terlewatnya beberapa tugas yang kemudian harus ditambahkan oleh koordinator divisi masing-masing. Meskipun demikian, teknik ini sangat membantu dalam menentukan prioritas tugas. Dengan mencantumkan setiap tanggung jawab secara jelas, panitia dapat memantau dan mengidentifikasi tugas-tugas yang harus diprioritaskan.

Teknik Delphi: Mengumpulkan Pendapat Ahli untuk Panduan Acara

Salah satu cara untuk memastikan pelaksanaan POMDA berjalan sesuai standar adalah dengan menggunakan teknik Delphi. Teknik ini melibatkan survei kepada para ahli yang sudah berpengalaman dalam penyelenggaraan kompetisi Taekwondo tingkat regional atau nasional. Survei dilakukan secara anonim, di mana para ahli diminta memberikan saran dan masukan berdasarkan pengalaman mereka. Misalnya, panitia dapat meminta saran terkait penjadwalan pertandingan yang efisien atau pengelolaan peserta dalam kategori umur yang berbeda.

Hasil survei Delphi dianalisis dan digunakan sebagai panduan bagi panitia dalam membuat keputusan berbasis data. Teknik ini memungkinkan panitia untuk belajar dari pengalaman para ahli dan menghindari potensi kesalahan. Dengan memperoleh masukan yang objektif, panitia dapat mengoptimalkan persiapan dan pelaksanaan acara.

Dalam proses ini, panitia melibatkan berbagai pihak yang berkompeten dalam penyelenggaraan acara, seperti Sabeum Andri yang menangani kejuaraan dan event organizer (EO), Sekretaris Umum Pengda TI DIY yang memberikan ketentuan dari Pengda, serta Master Topo yang ahli dalam teknis perwasitan. Selain itu, Pak Ian memberikan informasi terkait alat yang digunakan dalam pertandingan, sementara Sabeum Wesley mengarahkan aspek teknis pertandingan. Para ahli ini memberikan masukan berdasarkan pengalaman mereka, termasuk saran mengenai durasi pertandingan. 

Misalnya, terdapat perbedaan pendapat antara panitia dan supervisi mengenai durasi pertandingan yang harus disesuaikan dengan target peserta dan jadwal acara. Pendapat yang diberikan para ahli digunakan sebagai bahan perimbangan untuk keputusan yang lebih matang. Meskipun terdapat perbedaan pendapat, masukan tersebut memiliki kredibilitas tinggi karena berasal dari individu-individu yang sudah berpengalaman di bidangnya.

Teknik Papan Tulis: Kolaborasi Real-Time dalam Pemecahan Masalah

Pada pelaksanaan acara, teknik blackboarding atau papan tulis sangat efektif untuk mengatasi kendala secara real-time. Dalam teknik ini, papan tulis digunakan sebagai media kolaborasi yang memungkinkan setiap anggota panitia mencatat masalah dan solusi secara langsung tanpa harus bergantian berbicara. Misalnya, jika terdapat kendala pada peralatan atau keterlambatan jadwal, panitia dapat segera mencatat masalah tersebut di papan tulis, dan anggota lain dapat langsung memberikan masukan atau solusi.

Teknik ini memudahkan komunikasi dan kolaborasi antar panitia sehingga permasalahan dapat ditangani dengan cepat. Selain itu, efisiensi kerja meningkat karena setiap anggota dapat memberikan kontribusi tanpa harus menunggu waktu rapat formal. Teknik papan tulis memungkinkan panitia untuk bertindak lebih responsif terhadap situasi yang berubah dengan cepat selama acara berlangsung.

Meskipun dalam praktiknya media seperti kertas sering digunakan sebagai alternatif, ide dan solusi yang dicatat tetap mempermudah setiap anggota memberikan masukan secara real-time. Hal ini mempercepat proses pengambilan keputusan dan memastikan panitia dapat merespons perubahan selama acara berlangsung. Meskipun terdapat tantangan terkait pengalaman dan kebebasan berkreasi, teknik ini tetap efektif dalam meningkatkan komunikasi serta efisiensi kerja tim.

Penerapan berbagai teknik manajemen pengetahuan ini sangat penting untuk mendukung keberhasilan penyelenggaraan POMDA Taekwondo. Teknik seperti observasi langsung, brainstorming, pengambilan keputusan konsensus, pemetaan konsep, metode Delphi, dan penggunaan papan tulis memberikan kerangka kerja yang saling melengkapi. Dengan memanfaatkan teknik-teknik tersebut, panitia dapat mempersiapkan dan mengelola acara secara lebih efektif, aman, dan berkualitas tinggi. Selain itu, pengetahuan yang diperoleh dari penerapan teknik ini dapat didokumentasikan sebagai panduan bagi penyelenggaraan acara serupa di masa mendatang.