Elemen-elemen dan Metode yang Dibutuhkan dalam Menilai Kinerja Karyawan

Teknik yang biasa digunakan dalam manajemen untuk meningkatkan kinerja adalah dengan melakukan penilaian. Penilaian kinerja dalam Bahasa Inggris disebut dengan Performance Appraisal yang berati suatu kajian secara sistematis terhadap kinerja pegawai berkaitan dengan standar yang telah ditetapkan oleh perusahaan.  

Penilaian kinerja digunakan oleh organisasi untuk mengevaluasi hasil kerja dari seorang individu dan yang menjadi indikator nilai dalam penilaian kinerja adalah kontribusi karyawan terhadap organisasi selama periode waktu tertentu.

Di zaman modern sekarang ini, penilaian kinerja merupakan mekanisme penting bagi manajemen yang digunakan dalam menjelaskan standar dan target kinerja serta memotivasi kinerja individu. Penilaian kinerja dapat dijadikan dasar bagi keputusan-keputusan yang berkaitan dengan pelatihan, gaji, promosi, pemberhentian, dan hal-hal lain berkaitan dengan kondisi kepegawaian.

Setiap organisasi memiliki cara yang berbeda dalam mengevaluasi atau menilai kinerja karyawannya. Didalam organisasi yang kecil, evaluasi mungkin bersifat informal. Sedangkan di organisasi yang besar, evaluasi dapat menjadi hal yang sangat sistematis dimana dilakukan penilaian secara formal terhadap kinerja dari manajerial, teknis, penjualan, dan lain-lain.

Elemen-elemen Penilaian Kinerja

Source : Pixabay

Elemen-elemen penilaian kinerja menurut Werther & Davis (1996) adalah :

• Performance Standart

Dalam penilaian kinerja tentu membutuhkan standar yang jelas untuk dijadikan tolak ukur terhadap kinerja yang akan dinilai. Standar yang dibuat pun harus berkaitan dengan jenis pekerjaan yang akan dinilai.

Ada empat unsur yang sebaiknya diperhatikan dalam menyusun standar penilaian kinerja, yaitu validity, agreement, realism, dan objective.

1. Validity yaitu standar penilaian kinerja yang ditetapkan harus sesuai dengan jenis pekerjaan yang akan dinilai.
2. Agreement yaitu standar penilaian kinerja harus dapat disetujui dan dapat diterima oleh seluruh pegawai.
3. Realism yaitu standar penilaian kinerja yang ditetapkan harus bersifat realistis, artinya dapat dicapai oleh pegawai dan sesuai dengan kemampuan mereka.
4. Objective yaitu standar penilaian kinerja harus bersifat objektif yang artinya mampu mencerminkan keadaan sebenarnya tanpa adanya penambahan atau pengurangan.

• Kriteria Manajemen Kinerja

Elemen kedua yaitu mengenai kriteria manajemen kinerja. Kriteria-kriteria ini dapat diukur berdasarkan unsur seperti perilaku dan etika masing-masing karyawan, keterampilan pribadi karyawan, dan tujuan yang ingin dicapai.

Selain itu juga, kriteria manajemen kinerja dapat dilihat melalui dimensi-dimensi lain, seperti :

1. Kegunaan fungsional
2. Validity
3. Bersifat empiris
4. Sensitivitas kriteria
5. Sistematika kriteria
6. Kelayakan hukum

Dimensi-dimensi tersebut kemudian digunakan dalam menentukan jenis-jenis kriteria penilaian kinerja. Adapun jenis-jenis kriteria tersebut yaitu People-based criteria, Product-based criteria, dan Behavior-based criteria.

1). People-based criteria

Dibuat dan didasarkan pada dimensi kegunaan fungsional sehingga kriteria ini banyak digunakan untuk seleksi dan juga untuk menentukan kompensasi. Kriteria ini dibuat berdasarkan pada kemampuan pribadi pegawai seperti keterampilan, pengalaman, dan kemampuan intelektual pegawai

2). Product-based criteria

Kriteria ini dibuat berdasarkan tujuan atau target yang hendak dicapai.

3). Behavior-based criteria

Memiliki banyak aspek didalamnya, bisa dari segi etika, normatif, atau hukum. Pembuatan kriteria ini didasarkan pada sikap atau perilaku yang diharapkan sesuai dengan aspek tersebut.

• Pengukuran Kinerja

Pengukuran kinerja dapat dilakukan dengan membuat sistem penilaian yang terukur dan relevan. Nah, salah satu cara yang dapat dilakukan yaitu dengan menggunakan sistem penilaian rating. Tentu hal ini akan memberikan kemudahan dalam mengukur kinerja karyawan terhadap standar yang telah ditetapkan perusahan.

Metode Penilaian Kinerja

Source : Pixabay

Para manajer dapat memilih beberapa metode dalam penilaian. Jenis metode penilaian tentu akan bergantung pada tujuannya untuk apa dan bagaimana. Berikut beberapa metode penilaian kinerja :

• Metode Penilaian Umpan Balik 360-Derajat

Metode ini adalah metode penilaian kinerja yang melibatkan evaluasi dari banyak pihak dalam perusahaan, begitu pula dari pihak-pihak eksternal perusahaan. Pada metode ini, orang-orang di sekitar karyawan yang dinilai dapat turut serta dalam memberikan penilaian seperti atasan, anggota tim, manajer senior, dan pelanggan internal atau eksternal.

Contoh perusahaan yang menggunakan umpan balik 360 derajat yaitu Boeing, Honeywell, Intel, dan Allied Signal. Metode umpan balik 360 derajat banyak digunakan perusahaan tidak hanya untuk penggunakan konvesional, akan tetapi juga digunakan untuk pelatihan, perencanaan suksesi, pengembangan profesional, dan manajemen kinerja.

• Metode Skala Penilaian (Rating Scales Method)

Metode ini menggunakan faktor-faktor yang telah ditetapkan untuk menilai para karyawannya. Para evaluator menggunakan skala dalam mencatat penilaian mereka mengenai kinerja karyawan. Biasanya skala tersebut berupa angka 5 sampai 7, yang ditandai dengan kata seperti luar biasa, memenuhi harapan, atau butuh perbaikan.

• Metode Insiden Kritis (Critical Incident Method)

Adalah metode penilaian yang membutuhkan pemeliharaan dokumen-dokumen tertulis mengenai tindakan karyawannya, baik tindakan positif maupun tindakan negatif. Ketika suatu tindakan dari karyawan yang dapat mempengaruhi efektivitas dari departemen, secara positif atau pun negatif, maka kemudian manajer mencatatnya.

Dalam hal ini, pengevaluasi yaitu manajer diharuskan untuk mencatat insiden yang berkaitan dengan karyawannya, baik itu positif atau negatif. Sehingga nantinya pada akhir periode, penilaian akan menggunakan catatan-catatan tersebut dan juga data-data lainnya yang bersangkutan untuk dilakukan evaluasi terhadap kinerja karyawan.

• Metode Esai (Essay Method)

Metode esai adalah metode yang menggunakan penulisan narasi singkat dalam mengukur kinerja karyawan. Metode ini termasuk metode yang paling sederhana dibandingkan metode penilaian yang lain. Penulis dalam hal ini penilai menuliskan uraian tentang sikap, karakter, kekuatan, kelemahan, dan potensi bawahannya. Format penulisan laporannya pun berbeda-beda pada setiap pengevaluasi atau para manajer dalam menilai bawahannya.

Metode esai adalah metode penilaian yang bersifat deskriptif sehingga hanya menyajikan data-data karyawan dalam bentuk kualitatif. Tanpa adanya data kuantitatif, maka akan membuat penilaian bersifat subjektif. Meskipun begitu, metode esai merupakan awal penilaian yang cukup baik dan akan menjadi sangat bermanfaat apabila digunakan bersamaan dengan metode penilaian yang lainnya.

• Metode Standar Kerja (Word Standards Method)

Metode standar kerja adalah metode yang dilakukan dengan membandingkan antara kinerja yang dilakukan oleh karyawan dengan standar yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Standar-standar mencerminkan target normal dari seorang karyawan yang rata-rata bekerja dengan kecepatan normal. Manfaat yang didapatkan dari penggunaan standar kerja sebagai kriteria penilaian adalah objektivitas.

• Metode Peringkat (Ranking Method)

Metode peringkat adalah metode yang dilakukan dengan membandingkan seluruh karyawan dari sebuah kelompok dan kemudian menempatkannya pada sebuah urutan. Karyawan-karyawan akan diberikan peringkat sesuai dengan kinerjanya mulai dari yang tertinggi hingga yang terendah dan mulai dari yang terbaik hingga yang terburuk. Kesulitan pada metode peringkat akan muncul ketika terdapat dua atau lebih karyawan yang memiliki kinerja pada tingkat yang sebanding atau hampir sama.

• Metode Distribusi Dipaksakan (Forced Distribution Method)

Forced Distribution Method adalah metode yang mengharuskan pengevaluasi untuk membagi orang-orang ke dalam sebuah kelompok kerja dan ke dalam sejumlah kategori terbatas, mirip dengan suatu distribusi frekuensi normal. Sistem distribusi dipaksakan telah banyak digunakan oleh perusahaan-perusahaan besar seperti Microsoft, General Electric, dan JPMorgan.

• Metode Skala Penilaian Berjangkar Keperilakuan (Behavioraly Anchored Rating Scale)

Behavioraly Anchored Rating Scale adalah metode penilaian kinerja yang menggabungkan unsur-usnur skala penilaian tradisional dengan metode inside kritis. Penilaian kinerja ditunjukkan pada sebuah skala yang masing-masingnya diuraikan menurut perilaku kerja spesifik seorang karyawan.

Manfaat Penilaian Kinerja

Source : Pixabay

• Menciptakan peningkatan produktivitas karyawan sebab ada feedback atau umpan balik untuk karyawan yang berprestasi.
• Memberikan informasi tentang hasil yang diinginkan dari sebuah pekerjaan.
• Membuat komunikasi dua arah antara pihak manajer dengan karyawan.
• Mencegah terjadinya miskomunikasi dalam pekerjaan