Penataan SDM sebagai Kunci Keberhasilan Organisasi Melalui Perencanaan SDM

          Sebagaimana kita tahu bahwa hampir seluruh pekerjaan dimasa Pandemi ini dilaksanakan di rumah masing-masing (online) tidak terkecuali di perguruan tinggi khususnya, sebagian besar ujian yang diberikan oleh Dosen berbasis Take Home. Jadi dapat dikatakan bahwa saat menjelang UAS, tugas-tugas mulai semakin menumpuk dan alamat bingung juga stres bercampur aduk.  Dan dari riset sederhana menemukan bahwa banyak yang mengeluh serta mengeluarkan justifikasi seperti "Dosen kalau kasi tugas nggak kira-kira". Hayoo siapa nih yang pernah kegitu hehe hampir semua kayaknya yaa...

Sebenarnya  statement yang seperti itu tidak benar, namun jika diperhatikan kenapa bisa ada hal seperti itu? yaitu karena kurang siapnya dari mahasiswa sendiri untuk menghadapi masa UAS. Dan ke kurangsiapan itu disebabkan oleh perencanaan yang kurang baik bahkan belum membuatnya mulai dari perencanaan waktu, jadwal, tenaga, dan lain-lain. Hingga akhirnya pengerjaan tugas menjadi tidak tertata dan bahkan ada yang sampai terlambat dalam mengumpulkannya.

Setujukah teman-teman bahwa masalah utama dari cerita di atas adalah Perencanaan SDM? Untuk meyakinkan yuk simak cerita di bawah ini.

Di semester 6 yang lalu, Yaya melaksanakan PKL (praktik kerja lapangan) di salah satu organisasi di daerahnya. Pada awalnya dia ingin PKL di Malang akan tetapi karena Covid-19 ia memutuskan untuk PKL di daerahnya. Berjalan 1 Minggu, Yaya menemukan adanya berbagai masalah yang ada di dalamnya. Dia pun tertarik untuk mendalaminya.

Kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan di dalamnya sangat jauh dari apa yang di ekspektasi kan oleh Yaya. Semua pelaksanaan kegiatan tidak tertata dengan baik lantaran merasa bahwa organisasi tersebut bukanlah sebuah organisasi yang sangat besar sehingga mereka melaksanakannya dengan enjoy dan menyepelehkannya.

Suatu kegiatan yang harusnya dipersiapkan dengan matang minimal seminggu sebelum pelaksanaan namun hal itu tidak dilakukan secara serius sampai akhirnya pada hari H saling menyalahkan, saling tunjuk-menunjuk, konsumsi disediakan secara mendadak, dan lain sebagainya. Pada akhirnya seluruh kegiatan tidak tertata secara terstruktur, efektif, dan efisien.

Benarkah tumbuh kembangnya organisasi bergantung pada perencanaan/penataan SDM-nya? Mari simak selengkapnya di bawah ini.

Perencanaan merupakan satu aktivitas yang sangat diperlukan dalam berbagai bidang terutama berkaitan dengan SDM. Karena kita tahu SDM lah yang memegang kendali atas semuanya.  Jadi harus benar-benar tertata dan terencana. Sebab perencanaan SDM ini ialah upaya untuk mengantisipasi dan membuat suatu ketentuan guna mengatur arus gerakan tenaga kerja. Tanpa adanya perencanaan maka tidak akan terbentuk skala prioritas, dan skala prioritas dapat tercapai jika telah melalui proses sebagaimana yang dijelaskan.

Dalam istilah lain perencanaan adalah menata, mana yang harus dikerjakan terlebih dahulu dan mana yang harus dikerjakan di akhir. Selain itu, perencanaan SDM juga merupakan upaya untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja saat ini, dan dimasa yang akan datang bagi sebuah organisasi.

Secara umum, ada 4 (empat) aspek dalam perencanaan SDM yakni

• Membuat proyeksi Jumlah karyawan yang dibutuhkan, mengapa harus demikian? karena untuk mengetahui berapa banyak karyawan yang dibutuhkan dalam jangka waktu tertentu dan itu harus menggunakan teknik dan metode yang terukur.
• Mengidentifikasi SDM yang tersedia dalam organisasi. Dengan melakukan identifikasi maka akan mudah menatanya. Misalkan, kelebihan karyawan maka dapat dilakukan pemutusan hubungan kerja (PHK), apabila kekurangan maka dapat melakukan perekrutan dan/atau membuka lowongan pekerjaan.
• Analisis keseimbangan
• Program aksi

Setelah melakukan aspek-aspek di atas, maka upaya selanjutnya  yang dapat dilakukan dalam penataan SDM yang tepat ialah sebagai berikut.

1.   Penyesuaian dan pengintegrasian rencana

2.  Perencanaan Kebutuhan karyawan; 

Berbicara tentang kebutuhan karyawan, sebenarnya telah disinggung dalam teori motivasi Abraham Maslow.  Dalam teori tersebut membicarakan bahwa ada 5 kebutuhan karyawan yakni:

• Pelatihan guna mengembangkan diri
• Penghargaan; penghargaan ini dapat berupa materil seperti upah, kenaikan gaji, dan tunjangan. Kemudian penghargaan non-materil seperti pujian dan promosi jabatan.
• Hubungan yang baik,
• Jaminan rasa aman, dan
• Kebutuhan fisiologi (makan, minum, istirahat, dan lain-lain).

Selain kebutuhan yang di atas, perencanaan kebutuhan karyawan ini juga memiliki hubungan dengan analisis jabatan. Yang mana apakah karyawan yang direkrut benar-benar sesuai dengan kebutuhan organisasi, dan juga sesuai dengan kaidah-kaidah analisis jabatan.

3.  Pengembangan Pegawai berbasis Kompetensi

Pengembangan kompetensi sangat diperlukan dan bermanfaat tidak hanya bagi karyawan sendiri tetapi juga bagi organisasinya. Jadi antara karyawan dengan organisasi memiliki hubungan simbiosis mutualisme.

Pengembangan kompetensi ini juga banyak digunakan oleh organisasi (perusahaan) ialah dilatarbelakangi oleh beberapa faktor.

• Memperjelas standar kerja dan harapan yang hendak dicapai;
• Alat untuk menyeleksi karyawan;
• Memaksimalkan Produktivitas karyawan;
• Dasar untuk mengembangan sistem remunerasi (imbalan);
• Mempermudah adaptasi  terhadap perubahan yang terjadi; dan
• Menyelaraskan perilaku kerja dengan nilai-nilai organisasi

      Terlepas dari itu, ada pertanyaan-pertanyaan yang perlu kita pahami dalam tahap ini.

• Apakah dalam merencanakan pengembangan kompetensi sudah mengacu pada kinerja dari karyawan?
• Apakah semua karyawan yang ada benar-benar mendapatkan kesempatan yang sama untuk mengikuti kegiatan itu?
• Setelah melakukan pengembangan itu apakah sudah dilakukan evaluasi terhadap kinerja dari karyawan yang berkesempatan untuk mengikuti pelatihan? dan lain-lain

Pertanyaan di atas harus benar-benar direnungi sebab jika hanya melakukannya saja tanpa ada perenungan sama saja bohong.

4.  Penetapan Kinerja

Penetapan kinerja oleh para pemangku jabatan dan/atau organisasi harus benar-benar dilakukan secara jujur,  adil, dan berperiodik. Tidak hanya dilakukan hanya bentuk formalitas tetapi dibaliknya ada unsur subyektivitas.

5.  Penegakan Aturan Organisasi

Aturan yang dimaksudkan ialah seperti disiplin kerja, kode etik kerja, kode etik keorganisasian, dan norma-norma.

6.  Sistem Informasi Karyawan

Kelima upaya tersebut harus dapat dimaksimalkan bukan hanya untuk jangka pendek tetapi juga untuk jangka yang panjang.  Dan itu semua guna mewujudkan kesejahteraan karyawan dan terlebih untuk organisasi.

Untuk hal kecil saja manusia tidak akan bisa dikerjakan secara maksimal apabila tidak ada penataan yang baik apalagi dalam dunia organisasi yang itu merupakan skala besar. Tidak suksesnya penataan atau perencanaan SDM, maka organisasi akan amburadur, penuh ketidakjelasan, dan penuh huru hara.

Dengan adanya penjelasan di atas, apakah teman-teman setuju bahwa tumbuh kembangnya organisasi bergantung pada bagaimana perencanaan/penataan SDM yang ada di dalamnya? Juga rusaknya organisasi terletak pada bagaimana SDM-nya?