Analisis Jabatan dalam Upaya Penempatan SDM yang Tepat

          Seorang anak desa yang bernama Dian memberanikan diri untuk mengadu nasib di kota. Hanya berbekal ijazah SMA, niat, dan kemauan yang tinggi. Sesampainya di kota, dia bingung harus ke mana, dan apa yang bisa dikerjakan. Selama dua hari dian hanya berjalan sambil bertanya dari toko ke toko adakah lowongan pekerjaan untuknya. Sampai akhirnya dia bertemu dengan seorang teman yang berasal dari Indonesia timur. Mereka berkenalan, berbincang-bincang, lalu kemudian dian diajak untuk bekerja sebagai karyawan di sebuah usaha mie ayam.

Dua bulan berlalu, dian bekerja di tempat itu dan berpikir untuk melanjutkan pendidikan ke jenjang perguruan tinggi. Awalnya pun dia tidak yakin apakah bisa seorang karyawan mie ayam bisa kuliah? hari demi hari dia berpikir dan terus bertanya pada dirinya sendiri. Akhirnya, keyakinannya pun semakin kuat  dan berkata "aku tidak bisa terus begini, hanya menjadi penjual mie ayam. Aku harus bisa lebih dari ini, aku harus bisa bekerja sambil  kuliah agar mendapatkan pekerjaan yang bagus nantinya".

Singkat cerita 4 tahun berlalu Dian lulus dengan menyandang status sebagai lulusan terbaik di fakultas ekonomi. Berbagai prestasi dan sertifikat telah dia raih yang itu menambah semangatnya untuk melamar pekerjaan di perusahaan-perusahaan. Surat lamaran, dan berbagai persyaratan telah dia lengkapi dan tibalah saat interview. Dalam ruangan itu terdapat 3 orang yang salah satunya adalah dian. Satu persatu mereka ditanya hingga akhirnya pengumuman penerimaan. Dian diterima, namun diposisi yang tidak sesuai dengan keahliannya. Sedangkan ada satu orang yang itu ketika di interview menjawab dengan terbata-bata dan tidak meyakinkan malah mendapat posisi yang bagus.

Setelah diteliti, ternyata ada penyelewengan yang terjadi yaitu adanya orang dalam. Seperti yang kebanyakan orang bilang koneksi/jaringan dapat mengalahkan sejuta prestasi yang sudah kamu raih.

           Setiap orang pasti menginginkan pekerjaan yang bagus dan dengan  posisi yang bagus pula. Hal itu dapat kita ketahui ketika bertanya pada seseorang dan/atau sekelompok orang "setelah lulus kuliah mau jadi apa?" mereka menjawab "pastinya ingin mencari pekerjaan dan mendapatkan pekerjaan yang layak". Untuk itulah orang beramai-ramai bersekolah, belajar, dan menggapai prestasi setinggi mungkin agar keinginan itu dapat dicapai dengan mudah. Sebaliknya, kadang juga ada beberapa orang yang ketika ditanya pertanyaan yang sama mereka bisa menjawab dengan penuh keyakinan dan percaya diri, tetapi ketika diberikan pertanyaan balik "Apa yang sudah kamu siapkan? sudahkah kamu mempersiapkan diri untuk menghadapi kondisi setelah lulus nanti?" jawabannya kadang tak sesuai dengan harapan, mereka menjawab itu urusan nanti yang penting sekarang saya masuk kuliah saja dulu dan menikmati masa-masa sekarang".  Orang-orang yang seperti ini merupakan orang-orang dengan ekspektasi dan keinginan besar tetapi usaha nihil. Alhasil ketika suatu saat nanti melamar pekerjaan dengan menggunakan orang dalam atau pun dengan menyuap. Hal yang semacam ini tidaklah benar, baik dari pelamar maupun pihak yang menerima. Sebisa mungkin dalam mencari pekerjaan haruslah menjunjung tinggi prinsip kejujuran. Karena posisi dalam suatu organisasi tidak bisa diberikan secara sembarangan tanpa adanya kesesuaian dengan pengetahuan yang dimiliki yang mana itu akan berpengaruh pada pencapaian tujuan yang efektif dan efisien dari perusahaan.

Kita ketahui bahwa SDM merupakan satu elemen yang sangat penting dalam suatu organisasi. Sebab yang menjalankan fungsi manajemen hingga dapat mencapai tujuan organisasi bergantung pada kualitas dan kuantitas dari sumber daya manusia yang dimiliki. Untuk itu, penempatan posisi dari setiap karyawan haruslah benar-benar dianalisis secara jujur, adil, objektif, dan transparan. Penempatan jabatan yang tepat merupakan cara yang efektif dalam mengoptimalkan kemampuan, dan keterampilan karyawan adalah suatu proses mengembangkan karyawan menuju prestasi. Pelaksanaannya haruslah memperhatikan keserasian antara posisi jabatan dengan keahlian yang menjadi syarat diterimanya dan/atau dimiliki karyawan.

Faktor apakah yang menyebabkan gagalnya SDM dalam suatu organisasi?

Penyebab dari kegagalan manajemen SDM yang tidak disadari dan dianggap remeh oleh kebanyakan perusahaan  adalah tidak menempatkan orang diposisi yang selaras dengan kapasitasnya. Dan ini adalah akibat dari kesalahan dalam menilai tenaga kerja yang direncanakan. Kesalahan penilaian itu diakibatkan oleh belum adanya metode yang tepat untuk mengukur potensi dan kapasitas individu yang praktis dan representatif.

Di tengah kondisi yang tidak baik-baik saja, bukannya memperhatikan kondisi rakyat dan negara akan tetapi sebaliknya. Banyak pihak yang memanfaatkan kondisi ini untuk mengambil hak dan menambah masalah. Beberapa bulan yang lalu, muncul berita yang berisikan adanya kasus korupsi BANSOS covid-19, lagi dan lagi di tahun yang sama yakni 2021 Indonesia kembali berduka dengan munculnya kasus suap pajak yang semakin memberatkan kerja.

Kasus suap pajak ini terjadi di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak Kementerian Keuangan Indonesia yang itu ditegaskan oleh Bu Anis Byarwati selaku anggota komisi XI DPR RI. Identitas dari pelaku atau tersangka atas kasus tersebut masih belum dapat dipublikasikan oleh Ketua KPK yang bernama Alexander Marwata. Mengapa demikian? Hal itu dikarenakan proses penyidikan masih berjalan dan belum sampai pada titik finish.

Munculnya kasus ini, menjadi ironi/situasi/kekecewaan dibanyak pihak pasalnya antara otoritas pajak dan wajib pajak harusnya sama-sama sadar akan dampaknya. Selain itu, mereka harusnya sadar akan 4 prinsip pajak yang harus dipenuhi yaitu prinsip keadilan, kepastian, kelayakan, dan ekonomi.

Ketika direnungi, dicermati, dan dianalisis secara mendalam dari kasus suap pajak di tengah pandemi di atas bahwa yang menjadi akar utamanya adalah tidak dilakukan analisis jabatan secara terperinci akan orang tersebut sebelum ditempatkan pada posisinya. Sebab, sedikit pun informasi yang terlewatkan maka akan berakibat fatal dikemudian harinya. 

Analisis jabatan sendiri ialah proses mempelajari dan mengumpulkan berbagai informasi yang ada hubungannya dengan jabatan dalam suatu perusahaan.

Ilustrasi dari Bu Dr. Hj. Ilvi Nur Diana

Berdasarkan ilustrasi di atas, maka akan kita ketahui bahwa ada 2 aspek yang perlu dianalisis ketika melakukan analisis jabatan, yakni:

• Aspek kegiatan

Pada aspek ini, akan dilakukan pengamatan atau mendeskripsikan bagaimana pelaksanaan pekerjaan mengenai apa yang sebenarnya dikerjakan oleh para pemangku jabatan. Pada aspek ini juga proses menguraikan jabatan mulai dari identitas, fungsi jabatan, uraian tugas, tanggung jawab, kewajiban, sampai dengan hubungan kerja, bahan, alat, dan kondisi kerja.

• Aspek Spesifikasi jabatan

Merupakan aspek persyaratan dari seorang pemangku jabatan mengenai syarat-syarat apa saja yang harus dipenuhi oleh seorang pemangku jabatan agar dapat melaksanakan tugas dan pekerjaannya dengan baik. Seperti pengalaman, keterampilan, kemampuan, pendidikan, psikologi, dan persyaratan khusus lainnya misalkan standar kinerja.

Dan untuk menganalisis kedua aspek di atas, maka harus ada informasi mengenai jabatan yang akan dianalisis. Informasi-informasi yang dibutuhkan antara lain.

• Informasi jabatan
• Informasi persyaratan Jabatan
• Informasi perilaku
• Informasi tentang sarana yang menunjang pekerjaan
• Informasi standar kinerja
• Informasi tentang kondisi, beban, waktu dan jadwal kerja serta posisi jabatan dalam struktur organisasi.

Sebelum melakukan analisis jabatan langkah pertama yang perlu dilakukan ialah membuat perencanaan lalu merekrut misalnya SDM yang bagaimana yang harus ditempatkan diposisi tertentu. Setelah proses perekrutan barulah pada tahap menganalisis jabatan, menyeleksi (administrasi, akademik, psikologi, mental, dan interview), training, manajemen kinerja, dan pemberian kompensasi.

Mengapa perlu dilakukan analisis jabatan?

Seperti yang tertera pada judul artikel ini yakni agar dapat menempatkan SDM secara tepat. Jadi posisi-posisi tertentu dalam organisasi dapat ditempatkan untuk orang yang tepat, bukan hanya asal-asalan apalagi mendapatkan posisi karena adanya orang dalam merupakan tujuan utama dari dilakukannya analisis jabatan. Dan juga dilihat dari manfaat yang diperoleh dari aktivitas tersebut. Di mana, manfaatnya ialah:

• Memberikan gambaran tentang tantangan yang akan dihadapi dalam lingkungan organisasi;
• Menghilangkan persyaratan jabatan yang pada dasarnya tidak diperlukan sebab bersumber dari pemikiran yang diskriminatif;
• Menemukan unsur-unsur pekerjaan yang mendorong juga menghambat kualitas kerja para karyawan;
• Membuat perencanaan terkait ketenagakerjaan dimasa yang akan datang;
• Menyesuaikan lamaran yang masuk dengan posisi yang dicari/tersedia;
• Berperan dalam menempatkan karyawan agar sesuai dengan keahlian dan pengalaman yang dibutuhkan; dan lain-lain.

Dari sekian banyak kasus ketidakadilan, ketidakjujuran, dan subyektif dalam proses analisis jabatan akankah terus dibiarkan begitu saja? Sebagai generasi muda haruslah ada upaya-upaya yang dilakukan agar dapat memberantas masalah yang demikian. Meski hanya dengan memberikan edukasi kecil dan menolak adanya tawaran posisi bagus dengan berbagai ember-embel belaka. Untuk apa posisi yang bagus jika tidak diawali dengan hal yang benar, jujur, dan adil.