Cara, Pengertian, Pelaksanaan Persidangan dalam Organisasi

Apa Pengertian Persidangan?

Sidang merupakan forum formal suatu organisasi guna membahas masalah tertentu dalam upaya menghasilkan keputusan, yang akan menjadi sebuah ketetapan dan aturan-aturan yang jelas.

Keputusan dari persidangan ini akan mengikat seluruh elemen organisasi selama belum diadakan perubahan. Keputusan ini sifatnya final, sehingga berlaku bagi pihak yang setuju maupun tidak setuju, hadir atau tidak hadir dalam persidangan.

Unsur-unsur persidangan:

1. Presidium sidang

1. Presidium sidang dipilih dari dan oleh peserta melalui Sidang Pleno yang dipandu oleh Panitia Pengarah (Steering Committee).
2. Presidium Sidang bertugas untuk memimpin dan mengatur jalannya sidang seperti aturan yang disepakati bersama.
3. Presidium Sidang berkuasa untuk memimpin dan menjalankan tata tertib persidangan.

2. Peserta sidang

1. Peserta sidang ditentukan berdasarkan tata tertib yang telah di sepakati
2. Peserta sidang biasanya tediri dari peserta aktif, pasif dan peninjau
3. Hak dan kewajiban peserta:

i. Hak Peserta Penuh

1. Hak Bicara, yaitu hak untuk bertanya, mengeluarkan pendapat, mengajukan usulan kepada pimpinan sidang, baik secara lisan maupun secara tulisan.

2. Hak Suara, yaitu hak untuk ikut ambil bagian dalam pengambilan keputusan.

3. Hak Memilih, yaitu hak untuk menentukan pilihan dalam proses pemilihan.

4. Hak Dipilih, yaitu hak untuk dipilih dalam proses pemilihan

ii. Hak Peserta Peninjau.

1. Hak yang dimiliki oleh peserta peninjau hanyalah hak bicara

iii. Kewajiban peserta penuh dan peninjau

1. Menaati tata tertib persidangan/permusyawaratan.

2. Menjaga ketenangan persidangan.

3. Berpartisipasi dalam mencari penyelesaian permasalahan yang di bicarakan dan ikut serta ikut menyumbang buah fikiran yang positif dan bermanfaat

3. Notulen sidang

1. Notulen sidang bertugas untuk mencatat segala sesuatu yang terjadi pada rapat.
2. Notulen sidang dipilih dari dan oleh peserta melalui Sidang Pleno yang dipandu oleh Panitia Pengarah (Steering Committee).

4. Tata Tertib

Tata tertib persidangan merupakan hasil kesepakatan seluruh peserta pada saat sidang dengan memperhatikan aturan umum organisasi dan nilai-nilai universal dalam masyarakat.

5. Sanksi

Peserta yang tidak memenuhi persyaratan dan kewajiban yang ditentukan dalam tata tertib persidangan akan dikenakan sanksi dengan mempertimbangkan saran dan usulan peserta

Istilah-istilah dalam Persidangan

1. Pending, yaitu menghentikan sidang sejenak dikarenakan terdapat kendala tekhnis atau prinsip.

2. Skorsing, yaitu menghentikan sidang sejenak untuk melakukan lobying, dikarenakan sulitnya mencapai kesepakatan antarpeserta sidang yang berseteru.

3. Lobying, yaitu proses diskusi antarpeserta sidang di luar pengaturan pimpinan sidang.

4. Pencerahan, yaitu upaya peserta sidang untuk meluruskan kesalahpahaman yang terjadi antara peserta sidang yang lain.

5. Voting, yaitu proses pengambilan keputusan berdasarkan suara terbanyak setelah jalan musyawarah mengalami kebuntuan.

6. Deadlock, adalah kondisi dimana musyawarah tidak menemukan kata sepakat.

7. Walkout, yaitu saat dimana peserta sidang keluar ruangan dengan alasan tidak menyetujui keputusan sidang.

8. Quorum, yaitu syarat jumlah peserta sidang dimulai, agar keputusan dapat dianggap sah.

9. Interupsi, yaitu memotong pembicaraan orang lain.

10. Prosidang, yaitu hasil ketetapan sidang/musyawarah yang telah dibukukan (tertulis).

11. Konsideran, yaitu proses menimbang dalam menetapkan putusan sidang.

12. PK/Peninjauan Kemballi, yaitu me-review keputusan yang telah disepakati untuk melakukan perbaikan atau perubahan.

13. Opsi, yaitu usulan/pendapat yang dikemukakan oleh peserta sidang untuk mendapatkan suatu keputusan.

14. Afirmasi, adalah pendapat yang di sampaikan oleh peserta sidang untuk memperkuat pendapat yang telah di kemukakan sebelumnya.

15. Rasionalisai, adalah argumentasi yang dilontarkan oleh peserta untuk memberikan penjelasan logis terhadap pendapatnya.

Aturan Ketuk Palu

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan penggunaan palu sidang berkaitan dengan jumlah ketukannya.

1. Satu Kali Ketukan

a. Menerima dan menyerahkan pimpinan sidang

b. Mengesahkan keputusan poin perpoin (keputusan sementara);

c. Menskorsing dan mencabut kembali skorsing yang waktunya tidak terlalu lama, sehingga peserta tidak perlu meninggalkan tempat sidang;

d. Mencabut kembali/membatalkan ketukan terdahulu yang dianggap keliru.

e. Memberi peringatan kepada peserta sidang.

2. Dua Kali Ketukan

a. Menskorsing atau mencabut kembali skorsing dalam waktu yang cukup lama, misalnya untuk lobbying, istrahat dan sebagainya yang waktunya 2 x 15 menit, dan sebagainya

3. Tiga Kali Ketukan

a. Membuka atau menutup sidang secara resmi

b. Mengesahkan putusan final atau akhir sidang.

4. Ketukan Berulang-ulang

a. Menenangkan peserta sidang atau forum.

Jenis-Jenis Sidang

Ada beberapa jenis persidangan yang dikenal dalam setiap organisasi, yaitu:

Sidang Pleno

1. Sidang pleno diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau;
2. Sidang Pleno dipimpin oleh Presidium Sidang;
3. Sidang Pleno membahas dan memutuskan segala sesuatu yang berhubungan dengan organisasi itu.

Sidang Komisi

1. Sidang Komisi diikuti oleh anggota masing-masing komisi;
2. Anggota masing-masing komisi adalah peserta penuh dan atau peserta peninjau yang ditentukan oleh Sidang Pleno;
3. Sidang Komisi dipimpin oleh seorang pimpinan dibantu oleh Sekretaris Sidang Komisi;
4. Pimpinan Sidang Komisi dipilih dari dan oleh anggota komisi dalam komisi tersebut;
5. Sidang Komisi membahas materi-materi yang menjadi tugas dari komisi yang bersangkutan.

Alat –alat persidangan

1. Palu Sidang
2. Pengeras Suara
3. LCD Proyektor

Macam-Macam Interupsi (Interruption)

Interruption Point of Order

Dilakukan untuk meminta penjelasan atau memberikan masukan yang berkaitan dengan jalannya pesidangan. (jika pembahasan melebar atau tidak konsisten).

Interruption Point of Clarification

Dilakukan jika terdapat penyampaian pendapat atau informasi yang butuh klarifikasi, agar tidak terjadi pendangkapan bias ketika seseorang memberikan tanggapan atau sebuah penegasan terhadap suatu pernyataan.

Interruption Point of Information

Dilakukan untuk menyampaiakan informasi tambahan yang dianggap membantu maupun informasi yang sifatnya teknis.

Interruption Point of Personal Privilege

Dilakukan jika terdapat pendapat yang terlalu menyudutkan pihak tertentu diluar substansi permasalahan.

Interruption of Explanation

Dilakukan untuk menjelaskan suatu pernyataan agar tidak ditanggapi keliru.

Pelaksanaan Interupsi

Interupsi dilaksanakan dengan mengangkat tangan terlebih dahulu, dan berbicara setelah minta izin dari presidium sidang.

Interupsi di atas hanya berlaku selama tidak menggangu persidangan.

Apabila dalam persidangan, Presidium Sidang tidak mampu menguasai dan mengendalikan jalannya persidangan, maka panitia pengarah (SC) diberikan wewenang untuk mengambil alih jalannya persidangan, atas permintaan Presidium Sidang dan/atau Peserta Sidang.

Sumber:

M. Farih Fauzi, Wakil Ketua 3 PC PMII Kab.Malang 2015-2016

khaerulakmal.mywapblog.com

pustakasekolah.com. (Edt.aZayn)