Ada banyak cara untuk menuliskan deskripsi pekerjaan. Bentuk yang bisa berupa konteks di mana kegiatan pekerjaan itu nantinya akan dilakukan oleh si pekerja, maka dari itu deskripsi pekerjaan  harus menetapkan dengan jelas apa yang harus di lakukan oleh pemegang pekerjaan itu sendiri, misalnya bagian pekerjaannya melakukan apa saja yang harus dilakukan ketika ia bekerja.  Beberapa organisasi memiliki format standar untuk deskripsi pekerjaan, meskipun risikonya di sini adalah bahwa manajer dan karyawan akan mengisi formulir untuk memenuhi apa yang mereka lihat sebagai persyaratan organisasi, dan bukan karena mereka menganggap deskripsi pekerjaan sebagai membantu dalam hubungan kerja mereka. Selain itu, jika deskripsi pekerjaan disiapkan untuk memenuhi apa yang dilihat sebagai tuntutan birokrasi, atau secara rutin disiapkan oleh analis pekerjaan spesialis atau penulis deskripsi pekerjaan, para manajer dan karyawan yang secara langsung terpengaruh oleh deskripsi pekerjaan tidak akan merasa memiliki dan dengan demikian merasa tidak ada keinginan besar untuk memastikan bahwa deskripsi tetap akurat dan mutakhir.
ada 4 cara yang di gunakan Ungerson 1983 untuk mempersiapkan deskripsi pekerjaan yang efektif :
1. Deskripsi pekerjaan harus sederhana
Banyak deskripsi pekerjaan yang begitu kompleks sehingga manajer dan karyawan menolak atau mengabaikannya. Pernyataan tugas, wewenang, tanggung jawab dan akuntabilitas yang panjang dapat menyebabkan kebingungan ketika, pada kenyataannya, Anda jarang membutuhkan semua detail itu. Deskripsi pekerjaan harus berkonsentrasi pada tindakan dan akuntabilitas. Mereka harus ditulis dengan jelas dan sederhana, menggunakan bahasa khas tempat kerja. misalnya pada bagian sales, harus mampu menjual 100 barang dalam 1 bulan
2. Deskripsi pekerjaan tidak boleh melebih-lebihkanÂ
Kunci untuk deskripsi pekerjaan yang sukses adalah akurasi. Pekerjaan dan tanggung jawab mereka sering dilebih-lebihkan, baik dengan memasukkan tugas dan tugas yang tidak penting atau dengan menggunakan kata-kata yang berlebihan. Sering kali, beberapa orang tahu bahwa deskripsi pekerjaan akan digunakan untuk evaluasi pekerjaan dan membesar-besarkan tanggung jawab dan kepentingan pekerjaan dengan harapan membenarkan evaluasi yang lebih tinggi dan, mereka berharap, gaji yang lebih tinggi.Â
3. Â Deskripsi pekerjaan tidak boleh disamakan dengan profil orang
Deskripsi pekerjaan dan profil orang berbeda dan harus dipisahkan. Deskripsi pekerjaan yang berisi campuran informasi tentang pekerjaan dan pemegang pekerjaan yang ideal sering kali membingungkan dan membingungkan. Ini telah menjadi masalah khusus dalam organisasi yang telah mengambil konsep kompetensi. Sangat sering, deskripsi mereka memberi tahu Anda lebih banyak tentang kualitas yang diinginkan pemegang pekerjaan daripada isi pekerjaan yang sebenarnya. Anda membutuhkan keduanya.
4. Â Deskripsi pekerjaan harus dibuat bersama dan disepakatiÂ
Uraian pekerjaan tidak boleh ditulis dan dikenakan pada pemegang pekerjaan dari atas, atau ditulis oleh analis pekerjaan yang bekerja secara terpisah. Analis mungkin melatih manajer untuk menyiapkan deskripsi, tetapi tanggung jawab harus tetap berada di tangan manajer dan pemegang pekerjaan. isinya harus disetujui oleh pemegang pekerjaan dan manajer dan sesuai dengan visi dan misi perusahaan.
