Antara Inovasi dan Tradisi, Tatatangan Strategi IS di Organisasi Mapan

Antara Inovasi dan Tradisi: Tantangan Strategi IS di Organisasi Mapan

***
Manajemen sistem informasi (IS) di organisasi yang telah mapan kerap dihadapkan pada tantangan historis yang kompleks. Dalam artikel yang ditulis oleh Dias et al. (2023), dibahas bagaimana kondisi historis berperan penting dalam menentukan strategi IS di perusahaan yang memiliki sejarah panjang. Studi ini berfokus pada MasonMart, sebuah organisasi di industri konstruksi Australia yang berdiri sejak 1960. MasonMart, seperti banyak organisasi lain yang telah berdiri lama, mewarisi sejumlah besar sistem, teknologi, dan praktik manajerial yang menjadi bagian dari fondasi bisnis mereka. Dias dan rekan-rekan menunjukkan bahwa meskipun kondisi ini dapat menjadi aset berharga, mereka juga berisiko menjadi penghalang untuk inovasi dan penerapan teknologi baru.

Kondisi historis di MasonMart terbentuk dari sistem yang ada sejak masa pendirian, seperti sistem manajemen akuntansi manual Kalamazoo dan sistem komunikasi berbasis kertas. Selama bertahun-tahun, sistem ini berevolusi dengan penambahan teknologi baru seperti mesin fax dan jaringan telepon rotary, tetapi tetap mempertahankan jejak historisnya. Dalam konteks ini, muncul tantangan bagi generasi manajer berikutnya untuk menavigasi antara menjaga nilai-nilai historis yang terbentuk dari sistem lama dan menghadapi kebutuhan modernisasi teknologi. Artikel ini memberikan wawasan bahwa pendekatan strategis yang menggabungkan sejarah dengan inovasi teknologi sangat penting bagi organisasi seperti MasonMart.

Fenomena ini juga sangat relevan bagi sektor pemerintah desa, di mana banyak sistem dan praktik birokrasi yang telah lama ada harus diadaptasi untuk memenuhi tuntutan era digital. Oleh karena itu, artikel ini memberikan landasan penting untuk memahami bagaimana sejarah dapat berfungsi baik sebagai sumber daya maupun penghambat dalam strategi IS, terutama di sektor publik yang sarat dengan tradisi administratif.
***
Penelitian Dias et al. (2023) menunjukkan bagaimana MasonMart, dengan kondisi historisnya, berhasil mengelola dan mengadaptasi sistem informasi untuk tetap relevan di era teknologi modern. Penulis menjelaskan bahwa empat sistem utama, yaitu sistem manajemen akuntansi, sistem komunikasi bisnis, sistem manajemen pengetahuan, dan sistem kolaborasi komunitas, terbentuk sejak masa awal pendirian organisasi pada tahun 1960. Sistem-sistem ini bukan hanya menjadi bagian dari identitas MasonMart, tetapi juga menjadi tantangan yang harus dihadapi generasi manajer selanjutnya.

Sistem akuntansi manual Kalamazoo, misalnya, yang digunakan sejak awal pendirian MasonMart, menjadi cetakan atau "imprint" yang bertahan hingga tahun 2000-an. Ketika MasonMart memutuskan untuk memperkenalkan sistem komputerisasi pertama mereka, MasonSys, pada tahun 2000, mereka harus berhadapan dengan warisan sistem manual tersebut. Generasi penerus yang memimpin transformasi teknologi di organisasi ini menyadari bahwa meskipun sistem lama tidak lagi efisien, pola dan alur kerja yang terbentuk dari sistem tersebut memberikan nilai penting dalam proses modernisasi. Hal ini menggambarkan bagaimana jejak historis dapat menjadi sumber daya dalam strategi IS.
Dias et al. juga menyoroti bagaimana kolaborasi komunitas lokal berperan penting dalam proses inovasi sistem. Pada tahun 2015, MasonMart meluncurkan platform perdagangan online yang melibatkan komunitas lokal, yang pada akhirnya memperkuat sistem kolaborasi yang telah ada sejak puluhan tahun. Platform ini memungkinkan integrasi antara toko hardware lokal, pemasok, dan pelanggan, yang berkontribusi pada modernisasi bisnis tanpa harus meninggalkan nilai-nilai dan keterikatan komunitas.
Namun, tidak semua jejak historis menjadi sumber daya positif. Sebagian besar tantangan muncul dari keterbatasan sistem lama yang tidak lagi sesuai dengan tuntutan teknologi modern. Dalam konteks ini, para peneliti menggunakan teori imprinting untuk menjelaskan bahwa sistem historis bisa menjadi penghambat jika tidak dikelola dengan baik. Tantangan serupa bisa ditemukan di sektor publik, seperti pemerintah desa, di mana sistem birokrasi yang berusia puluhan tahun seringkali menjadi penghalang untuk adopsi teknologi baru. Pemerintah desa, seperti halnya MasonMart, perlu mempertimbangkan bagaimana memodernisasi sistem informasi mereka dengan tetap menghargai konteks historis dan lokalitas yang ada.

Data yang disajikan dalam artikel menunjukkan bahwa adopsi MasonSys, meskipun menghadapi resistensi awal, akhirnya berhasil diimplementasikan di seluruh toko MasonMart. Pada tahun 2020, lebih dari 25 toko MasonMart telah terhubung dengan sistem berbasis cloud yang memungkinkan mereka melakukan analisis data menggunakan Tableau, sebuah alat analitik bisnis modern. Fakta bahwa transformasi ini berlangsung selama lebih dari dua dekade menunjukkan pentingnya strategi jangka panjang dalam manajemen IS.
***
Penelitian Dias et al. (2023) memberikan wawasan yang sangat relevan tentang bagaimana organisasi yang telah mapan bisa mengelola warisan historis mereka dalam strategi sistem informasi. Pendekatan strategis yang memadukan antara kondisi historis dan kebutuhan teknologi modern terbukti efektif dalam menghadapi tantangan inovasi di MasonMart. Hasil studi ini tidak hanya relevan bagi sektor bisnis, tetapi juga bagi sektor publik seperti pemerintah desa, di mana banyak sistem administrasi telah ada selama puluhan tahun dan membutuhkan modernisasi yang hati-hati.

Kesuksesan MasonMart dalam mengadaptasi sistem historis mereka, seperti sistem akuntansi manual Kalamazoo yang kemudian digantikan oleh MasonSys, menunjukkan bahwa sejarah organisasi bisa menjadi sumber daya berharga, bukan sekadar penghambat. Pemerintah desa dapat mengambil pelajaran dari pengalaman ini, terutama dalam upaya mereka untuk memodernisasi sistem informasi desa tanpa mengorbankan nilai-nilai lokal dan praktik administratif yang sudah ada.

 Transformasi IS memerlukan pendekatan strategis yang memandang sejarah sebagai bagian integral dari inovasi, bukan sesuatu yang harus ditinggalkan sepenuhnya.
Dengan demikian, pelajaran dari MasonMart dapat diaplikasikan di banyak konteks lain, termasuk sektor-sektor yang menghadapi tekanan untuk berinovasi, namun tetap terikat pada warisan sejarah yang kuat.

Referensi :

Dias, M., Pan, S. L., Tim, Y., & Land, L. (2023). Managing historical conditions in information systems strategizing: An imprinting perspective. Journal of Strategic Information Systems, 32(101794). https://doi.org/10.1016/j.jsis.2023.101794