Mahasiswa KKN Undip Tim II Melakukan Gerakan Sadar Arsip Keluarga Kepada Ibu-ibu di Dusun Probolinggo, Kabupaten Magelang

Magelang (28/7/2022) Mahasiswa KKN UNDIP TIM II Tahun 2021/2022 melakukan kegiatan kkn di Dusun Probolinggo, Salam, Kabupaten Magelang, dimana daerah ini berada dekat dengan gunung Merapi yang rawan akan bencana, untuk itu Arsip harus terjaga dan terawat agar aman dan masyarakat Probolinggo menjadi sadar akan betapa pentingnya Arsip Keluarga yang mereka punya.

Pada minggu ke 4 kegiatan program Monodisiplin tentang pentingnya menjaga dan merawat arsip keluarga yang dilaksanakan oleh Zacky Zaniar Oktaviana pada tanggal 28 Juli 2022 yang bertajuk "Gerakan Sadar Arsip" kepada masyarakat dusun Probolinggo. 

Kegiatan ini bertujuan untuk mengedukasi masyarakat dusun Probolinggo tentang pentingnya menjaga dan merawat arsip -- arsip yang mereka ciptakan mengingat arsip merupakan benda yang sangat penting dan vital namun kesadaran akan menjaga agar tetap terjaga baik dari segi fisik maupun dari segi informasi yang terdapat di dalamnya masih rendah dan minim akan informasi tentangnya.

Selama pelaksanaan kegiatan tersebut ibu -- ibu yang hadir telah membawa arsip -- arsip mereka yang akan dirapikan dan disusun supaya arsip keluarga mereka tertata dan mudah untuk ditemukan Kembali, arsip -- arsip yang mereka bawa seperti Akta Nikah, Kartu Keluarga, Akta Kelahiran, ijazah, semua arsip tersebut dimasukkan ke dalam map yang tiap bagiannya berisikan lembaran plastik, sebelum dimasukkan ke dalam map, 

Arsip -- arsip tersebut diurutkan dan dibuat daftar isi pada halaman depan map dibuka, tujuan pembuatan daftar isi ini untuk mempermudah menempatkan bagian arsip pada map, lalu untuk mempermudah dalam menemukan arsip, lalu pada bagian tengah map diberi Silica Gel untuk memperhambat pertumbuhan jamur dan menjaga arsip dari serangan serangga.

Tidak hanya mengajarkan bagaimana cara mengelola arsip keluarga tetapi juga bagaimana cara melindungi Arsip -- Arsip mereka, Adapun cara -- cara untuk melindungi arsip dengan melakukan Back Up Arsip, menyimpan arsip ditempat yang tepat, dan memberi silica gel untuk menghindari pertumbuhan jamur, dan untuk meneptatkan arsip kertas seperti ijazah sebaiknya tidak dilaminating karena tulisan warna pada ijazah akan mudah hilang dan tidak terbaca.

Ibu -- ibu selama mengikuti pengelolaan arsip sangat antusias saat menata arsip -- arsip, mereka juga bertanya bagaimana cara melakukan back up arsip, Adapun cara  melakukan back up arsip bisa dengan cara memperbanyak arsip dengan fotocopy dan juga bisa melakukan digitalisasi arsip dengan mengscan arsip -- arsip keluarga tersebut, tujuan dari backup arsip tersebut sebagai upaya perlindungan arsip jika sewaktu -- waktu hilang.

Diharapkan dengan adanya pengelolaan arsip keluarga ini dapat meningkatkan kesadaran masyarakat gulon akan pentingnya Arsip Keluarga yang mereka ciptakan, penataan arsip yang sistematis ini juga mempermudah arsip untuk ditemukan jika sewaktu -- waktu dibutuhkan, juga berbagai cara melindungi arsip ini bertujuan untuk memperpanjang umur arsip yang disimpan.