Pengembangan Struktur Organisasi dan Sistem Kompensasi dengan Metode SMART untuk Meningkatkan Kinerja Karyawan

PT. XYZ sedang menghadapi sejumlah tantangan signifikan terkait struktur organisasinya. Sejak beberapa tahun terakhir, struktur organisasi perusahaan ini tidak mengalami pembaruan. Kondisi ini menyebabkan ketidak jelasan dalam hierarki dan tanggung jawab, serta ketidakmampuan perusahaan untuk beradaptasi dengan perubahan yang dinamis di pasar. Struktur yang ini tidak hanya menciptakan ketidakpastian di kalangan karyawan tentang peran mereka, tetapi juga mengakibatkan inefisiensi dalam pengelolaan sumber daya manusia.

Selain itu, job description atau deskripsi pekerjaan di PT. XYZ tidak lagi relevan dengan kebutuhan operasional saat ini. Job description yang digunakan tidak mengalami revisi dan pembaruan, sehingga tidak mencerminkan perubahan yang terjadi dalam tuntutan pekerjaan dan perkembangan pada industri. Akibatnya, karyawan sering kali merasa bingung dengan tugas dan tanggung jawab mereka. Selain itu, ada kesenjangan antara kompetensi yang dimiliki oleh karyawan dengan kebutuhan pekerjaan yang sebenarnya. Hal ini berpotensi menurunkan produktivitas dan kualitas kerja, serta menghambat pencapaian tujuan perusahaan.

Untuk mengatasi permasalahan tersebut, PT. XYZ perlu menyusun ulang struktur organisasinya agar lebih sesuai dengan kebutuhan bisnis saat ini dan mengembangkan job description yang mencerminkan tugas dan tanggung jawab yang relevan. Pembuatan struktur organisasi baru yang lebih terperinci akan membantu menghilangkan peran yang tidak relevan dan menambahkan posisi baru yang diperlukan. Dengan begitu diharapkan dapat mempermudah penyesuaian dengan dinamika pasar. Job description yang diperbarui akan memberikan kejelasan tentang tugas dan tanggung jawab, serta kriteria kinerja yang diharapkan dari setiap posisi.

Sebagai bagian dari upaya perbaikan ini, PT. XYZ juga akan menetapkan syarat kompetensi yang harus dipenuhi oleh kandidat untuk setiap posisi. Kompetensi yang dimaksud mencakup kualifikasi pendidikan, pengalaman kerja yang relevan, keterampilan khusus yang dibutuhkan, serta sertifikasi profesional yang terkait. Dengan demikian, karyawan yang dipilih akan memiliki kemampuan yang sesuai untuk menjalankan tugas-tugas mereka dengan efektif.

• Pengembangan Struktur Organisasi

Manusia merupakan salah satu sumber daya yang terpenting dalam organisasi. Bagaimana manusia dan kegiatan kerjanya tentu saja diorganisasikan merupakan faktor yang sangat menentukan efektivitas dari strategi yang ditetapkan. Perancangan organisasi (organization design) adalah suatu proses untuk mengupayakan terjadinya kesesuaian diantara elemen-elemen kunci suatu organisasi struktur, manusia, tugas, sistem pengambilan keputusan, kultur dan sebagainya dengan strategi yang diputuskan agar mampu menghasilkan kinerja yang setinggi-tingginya. Proses perancangan suatu organisasi tidak terkait dengan pemilihan rancangan yang paling optimal dan yang jelas hal ini tidak hanya dilakukan satu kali saja. Organisasi pada dasarnya merupakan subyek yang akan selalu berubah baik secara lambat maupun cepat, sehingga untuk ini rancangan juga harus segera disesuaikan. Pengembangan struktur organisasi yang efektif memerlukan analisis mendalam terhadap kebutuhan perusahaan, termasuk penilaian kompetensi yang ada dan identifikasi kekurangan dalam struktur saat ini. Langkah-langkah yang dapat dilakukan untuk mengembangkan struktur organisasi yang efektif meliputi: 

1. Melakukan evaluasi menyeluruh terhadap fungsi dan tanggung jawab setiap posisi yang ada. 

2. Mengidentifikasi gap atau posisi yang diperlukan untuk mencapai tujuan strategis perusahaan. 

3. Merancang struktur yang fleksibel namun jelas, yang memudahkan alur komunikasi dan tanggung jawab. 

4. Melakukan kalibrasi atau konsultasi dengan HR untuk memvalidasi dan memfinalisasi struktur organisasi. 

Struktur organisasi yang baik harus didasarkan pada visi, misi, dan tujuan perusahaan. Penempatan posisi harus mempertimbangkan keahlian dan bakat karyawan.

• Job Description/ Deskripsi Pekerjaan

Analisa jabatan merupakan suatu usaha dan proses untuk mendapatkan berbagai informasi tentang suatu jabatan melalui metode metode tertentu. Sedemikian rupa sehingga bisa disusun suatu diskripsi yang utuh dan jelas tentang jabatan tersebut. Deskripsi pekerjaan yang komprehensif penting untuk menetapkan ekspektasi kinerja dan tanggung jawab yang jelas. Ini membantu dalam rekrutmen yang tepat, evaluasi kinerja, dan pengembangan karir karyawan. Dengan menetepkan tugas utama dan key outputs yang menjadi dasar penilaian nantinya. Selain itu Karyawan yang tahu apa yang diharapkan dari mereka dan merasa bahwa tanggung jawab mereka dihargai akan lebih termotivasi untuk bekerja dengan baik. Deskripsi pekerjaan yang jelas juga sangat membantu dalam menarik kandidat yang tepat dan memenuhi kualifikasi yang dibutuhkan, mengurangi biaya dan waktu untuk seleksi ulang, sehingga tim  rekrutmen dapat dengan mudah menyaring kandidat berdasarkan kriteria yang sudah ditetapkan dalam deskripsi pekerjaan.

• Performance Review/ Penilaian Kinerja

Setelah langkah analisis jabatan selesai dikerjakan tuntas, dan seharusnya diskripsi maupun spesifikasi/ prasyarat jabatan selesai pula dituliskan; maka langkah berikutnya adalah menetapkan tingkatan (ranking) maupun penilaian (rating) dari jabatan-jabatan tersebut. Proses penetapan ranking dan rating jabatan (job evaluation). Maksud dan tujuan langkah analisis jabatan tersebut adalah untuk menilai dan menetapkan bobot atau berat ringannya suatu jabatan, sehingga berangkat dari langkah ini akan bisa ditetapkan sistem pengupahan yang layak (fair) dari jabatan-jabatan tersebut. Penilaian kinerja yang baik dapat meningkatkan kinerja karyawan dengan memberikan umpan balik konstruktif dan mengidentifikasi area untuk pengembangan. Sistem penilaian harus objektif, transparan, dan relevan dengan tujuan perusahaan. Dengan menggunakan metode SMART kita dapat merumuskan idikator penilaian yang sesuai dengan posisi jabatan tersebut.  Metode SMART adalah singkatan dari lima elemen yang digunakan dalam sebuah metode untuk membuat sebuah project management. Kelima elemen tersebut adalah:

1. Specific (Spesifik): Mendefinisikan tujuan dengan rinci dan jelas.

2. Measurable (Terukur): Menetapkan parameter untuk melacak kemajuan secara akurat.

3. Achievable (Dapat Dicapai): Menetapkan tujuan yang realistis dan dapat dicapai dengan sumber daya yang ada.

4. Relevant (Relevan): Menjamin kesesuaian tujuan dengan arah strategis bisnis.

5. Time-bound (Terikat Waktu): Memberikan batas waktu yang jelas untuk mencapai tujuan.

Performance Review All Department

performance review untuk tahunan berisi tentang kriteria yang ingin dinilai oleh perusahaan. Seperti berikut:

1. KINERJA PERILAKU & SIKAP (10%)

2. KOMPETENSI DASAR (20%)

3. KOMPETENSI KINERJA (70%)

Form Performance Review diisi oleh karyawan dan manajer dengan melampirkan bukti/ pencapaian yang kuat sebagai dasar dalam penilaian. Setelah itu manajer dan karyawan akan menentukan skor akhir dan mendapatkan predikat berdasarkan klasifikasi nilai berikut:

A :  Luar Biasa (96-100)

B : Melebihi Harapan (90-95)

C : Memenuhi Harapan (75-89)

D : Di bawah Harapan (61-74)

E : Buruk (< 60)

Adapun catatan yang terlampir untuk pengisian form sebagai berikut:

1. Karyawan mengisi angka penilaian dan komentar pada kolom karyawan.

2. Angka penilaian menggunakan nilai 10-100.

3. Kolom komentar diisi dengan pembuktian/ pencapaian sesuai dengan poin kriteria.

4. Penilaian dilakukan secara jujur dan objektif.

Sementara itu penilaian performance review untuk allowance (tunjangan) menggunakan klasifikasi yang diberikan bertujuan untuk mengevaluasi kinerja karyawan dan memberikan tunjangan berdasarkan seberapa baik karyawan tersebut memenuhi atau melampaui ekspektasi. Berikut penjelasan untuk masing-masing kategori penilaian:

1. Fall to Meet Expectation (0% - 50%). Karyawan berada dalam kategori ini jika kinerja mereka jauh di bawah standar yang diharapkan. Mereka gagal mencapai sebagian besar atau bahkan semua target yang telah ditetapkan.

2. Meet Some Expectation (51% - 75%). Karyawan memenuhi sebagian ekspektasi, namun masih ada ruang untuk perbaikan. Mereka mungkin memenuhi sebagian besar target tetapi belum mencapai tingkat yang diinginkan secara keseluruhan.

3. Meet Expectation (76% - 100%). Karyawan berhasil memenuhi semua harapan dan target yang ditetapkan dengan standar yang cukup baik. Mereka konsisten dan dapat diandalkan dalam kinerja mereka.

4. Exceed Expectation (101% - 125%). Karyawan ini melampaui ekspektasi dan target yang ditetapkan. Mereka menunjukkan kinerja yang lebih baik dari yang diharapkan, menunjukkan inisiatif dan kualitas kerja yang unggul.

5. Outstanding/ Excellent (126% - 150%). Karyawan dalam kategori ini menunjukkan kinerja yang luar biasa dan jauh melampaui ekspektasi. Mereka tidak hanya mencapai target tetapi juga membawa inovasi dan kontribusi tambahan yang signifikan.

Kriteria Manager:

1. CORPORATE STRATEGY (20%)

2. DEPARTEMENT (20%)

3. INDIVIDUAL (20%)

4. SUSTAINABILITY REVIEW (15%)

5. PEOPLE DEVELOPMENT (25%)

Kriteria Staff:

1. PERFORMANCE REVIEW (60%)

a. Quality

b. Delivery

c. Cost

2. SUSTAINABILITY REVIEW (15%)

3. PEOPLE DEVELOPMENT (25%)

Kriteria Operator:

1. BEHAVIOR REVIEW

2. PERFORMANCE REVIEW

a. Quality

b. Delivery

c. Cost

3. SUSTAINABILITY REVIEW

• Sistem Kompensasi dan Allowance

Metode evaluasi jabatan yang telah dibicarakan dalam sub-sub bab terdahulu dimaksudkan untuk bisa menangani pendistribusian gaji/upah secara layak dan adil untuk setiap jabatan dalam suatu organisasi industri. Meskipun demikian, karena adanya kompetisi di pasar/bursa tenaga kerja yang ada; maka didalam penetapan gaji/ upah karyawannya secara organisasi juga harus mempertimbangkan tingkat upah/gaji yang umum berlaku. Untuk maksud ini diperlukan suatu survei khusus yang berkaitan dengan data/ informasi mengenai standar maupun tingkat upah/gaji yang berlaku umum untuk digunakan sebagai bahan pertimbangan. Berdasarkan evaluasi jabatan dan survei mengenai upah/ gaji, maka besarnya upah/ gaji dasar (Rp./jam) atau (Rp/Unit Output) akan bisa diputuskan. Sistem kompensasi dan tunjangan yang adil dan kompetitif penting untuk menarik dan mempertahankan talenta terbaik. Kompensasi harus sejalan dengan kinerja dan tanggung jawab karyawan serta kompetitif dengan pasar. Kompensasi melibatkan gaji, tunjangan, dan manfaat lainnya. Ini penting untuk memotivasi karyawan dan mengurangi turnover.

Pemberian upah Allowance berdasarkan dengan hasil performance review yang telah dilakukan sebelumnya. Karyawan akan mendapatkan sesuai dengan penggolongan tier. Berikut merupakan alowance berdasarkan tier:

TIER

EXPLANATION

Operator

SPV/ Leader

1

Fall to Meet Expectation

2

Meet Some Expectation

100.000

200.000

3

Meet Expectation

300.000

400.000

4

Exceed Expectation

500.000

600.000

5

Outstanding/ Excellent

600.000

700.000

Tabel ini memberikan panduan untuk penilaian kinerja dan besaran bonus yang diberikan kepada karyawan berdasarkan tingkat pencapaian mereka. Dengan adanya tabel ini, perusahaan dapat mengukur kinerja karyawan secara objektif dan memberikan insentif yang sesuai dengan kontribusi mereka.

• Prosedur

Prosedur kerja membantu memastikan konsistensi dan efisiensi. Ini melibatkan langkah-langkah yang jelas dan terukur. Prosedur yang jelas dan terorganisir membantu memastikan konsistensi dan efesiensi operasional.  Prosedur yang dirancang dengan tepat membantu mengidentifikasi dan mengurangi risiko operasional, mengurangi potensi kesalahan yang dapat mengakibatkan kerugian. Prosedur yang terdokumentasi dengan baik memastikan bahwa perusahaan mematuhi semua regulasi dan standar industri yang berlaku, menghindari potensi denda dan sanksi. Prosedur yang dirancang dengan baik mengatur alur kerja dan tanggung jawab, sehingga memudahkan koordinasi, dan memudahkan komunikasi antar departemen, karyawan dan external, memastikan bahwa semua orang memiliki informasi yang diperlukan untuk melakukan tugas dan tanggung jawab mereka. Selain itu apabila prosedur dalam perusahaan sudah terorganisir dengan baik memungkinkan erusahaan untuk lebih mudah mengadaptasi dan mengkomunikasikan perubahan dalam proses atau kebijakan, sehingga karyawan dapat menyesuaikan diri dengan cepat.

1.  Procedure Organization Management

Proses untuk membuat dan meninjau struktur dan keterkaitan dalam organisasi. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa organisasi diatur secara efektif dan selaras dengan tujuan perusahaan. Proses ini mencakup desain organisasi, desain pekerjaan, dan memastikan semua pemegang jabatan memiliki pemahaman yang jelas terkait dengan posisinya.  Kriteria untuk menentukan suatu pekerjaan:

a. Setiap posisi harus memberikan masukan untuk proses selanjutnya dalam rantai nilai bisnis.

b. Pekerjaannya tidak boleh tumpang tindih dan/atau merangkap dengan pekerjaan lain.

c. Pekerjaan tersebut merupakan pekerjaan tetap.

2.  Employee Induction Procedure

Perkenalan: Serangkaian kegiatan sistematis untuk memberikan informasi kepada karyawan baru tentang Profil PT. XYZ, Nilai Inti, Prinsip Kepemimpinan, Kode Etik, peraturan perusahaan, dan uraian tugas yang ditugaskan.

Masa percobaan: Masa bagi karyawan baru untuk beradaptasi dengan Nilai Inti PT.XYZ, Prinsip Kepemimpinan, uraian tugasnya, dan lingkungan kerja sebenarnya.

3.  Annual Performance Review Procedure

Tinjauan Kinerja Tahunan merupakan proses terstruktur di PT. XYZ merinci tujuan dari tujuan bisnis strategis ke tujuan departemen/tim, dan kemudian ke tujuan karyawan. Tinjauan Kinerja Tahunan menekankan pentingnya melakukan dialog rutin antara manajer dan karyawan mengenai tujuan dan kompetensi bisnis dan pada saat yang sama menyentuh nilai-nilai, kerja sama, dan pengembangan.

4. Employer Branding

Strategi untuk membangun citra positif perusahaan sebagai tempat kerja yang diinginkan. Tujuan:

a. Untuk membangun dan memelihara citra merek perusahaan yang positif di pasar tenaga kerja.

b. Untuk menarik, melibatkan, dan mempertahankan kandidat berbakat/potensial dari pasar tenaga kerja dan komunitas.

Aur Kerja 1: magang / Tesisi / Program Studi

Alur Kerja 2: Kunjungan Eksternal / Acara Pameran Kerja

Alur Kerja 3: Aktivitas Media Sosial