Menyongsong Efisiensi: Mahasiswa KKN Undip Adakan Pendampingan Pengelolaan Arsip di Kelurahan Beji

Kelurahan Beji, Kabupaten Wonogiri (31/07/2023) - Pengelolaan arsip merupakan hal penting dalam dunia administrasi pemerintahan. Pencatatan, pengelolaan, dan pelestarian arsip yang baik dapat membantu menciptakan transparansi, akuntabilitas, dan efisiensi dalam pelayanan publik. Mengenali pentingnya hal tersebut, Kantor Kelurahan Beji di Lingkungan Kabupaten Wonogiri belum sepenuhnya mengelola arsip berdasarkan Pedoman Klasifikasi Arsip di Lingkungan Kabupaten Wonogiri.

Sejak direnovasi, arsip di Kantor Kelurahan Beji belum tertata sesuai dengan pedoman klasifikasi arsip daerah Wonogiri. Pendampingan pengelolaan arsip ini merupakan inisiatif dari mahasiswa KKN Tim 2 Universitas Diponegoro. Pendampingan ini dilakukan untuk meningkatkan kualitas pengelolaan dan pemeliharaan arsip di Kantor Kelurahan Beji secara lebih sistematis. Sebagai salah satu kelurahan yang memiliki peran strategis dalam penyelenggaraan pelayanan publik, Kantor Kelurahan Beji berkomitmen untuk meningkatkan layanan bagi warganya dengan mengoptimalkan pengelolaan arsip.

Pendampingan ini dilakukan dengan mengklasifikasi arsip terlebih dahulu berdasarkan Peraturan Bupati Wonogiri Nomor 9 Tahun 2023 tentang Klasifikasi Arsip di Lingkungan Kabupaten Wonogiri. Selain itu arsip diurutkan berdasarkan tahun arsip agar mempermudah proses temu kembali informasi dan pemeliharaan arsip menjadi lebih efisien, sehingga dapat memudahkan pegawai dalam berbagai keperluan. Warga yang datang ke kantor untuk mengurus administrasi merasa lebih terlayani dengan cepat dan akurat karena berkas-berkas yang diperlukan mudah diakses. Pedoman ini memuat aturan dan petunjuk tentang tata cara pengelolaan termasuk klasifikasi berkas-berkas administrasi yang berlaku di wilayah tersebut. Dengan mengikuti pedoman klasifikasi arsip ini, Kantor Kelurahan Beji dapat menyusun dan menyimpan berkas-berkas dengan lebih terstruktur dan terorganisir.

Mahasiswa KKN Undip melakukan pendampingan pengelolaan arsip kepada kepala Kelurahan Beji (31/07/2023). (Dok. Pribadi)

Keadaan arsip di Kantor Kelurahan Beji Setelah dilakukan Pendampingan Pengelolaan Arsip (31/07/2023). (Dok. Pribadi)

Pendampingan dimulai dengan melakukan pelatihan bagi pegawai di Kantor Kelurahan Beji yang terlibat dalam pengelolaan arsip. Pelatihan mencakup materi tentang pentingnya pengelolaan arsip yang baik, langkah-langkah pengklasifikasian arsip sesuai dengan pedoman, teknik penyimpanan, serta cara pemeliharaan dan pengarsipan yang benar.

Kepala Kantor Kelurahan Beji, Bapak Narso, juga mengakui manfaat pendampingan ini. "Kami berterima kasih atas pendampingan yang diberikan oleh salah satu mahasiswa KKN Undip. Pengelolaan arsip yang lebih baik membantu kami meningkatkan layanan publik dan mempermudah akses warga terhadap informasi yang dibutuhkan," ujarnya.

Pendampingan pengelolaan arsip di Kantor Kelurahan Beji berdasarkan Pedoman Klasifikasi Arsip di Lingkungan Kabupaten Wonogiri menjadi contoh bagaimana inisiatif sederhana dapat membawa perubahan positif dalam penyelenggaraan pelayanan publik. Keberhasilan ini menjadi semangat bagi pemerintahan lainnya untuk mengadopsi praktik serupa demi mewujudkan pemerintahan yang lebih efisien, akuntabel, dan transparan dalam mengelola arsip.

Penulis: Martha Yovina Dwi Ellyaningsih, Fakultas Ilmu Budaya, 13040120120026, KKN TIM II Universitas Diponegoro Tahun 2022/2023.