Tantangan TI PT Gramedia Pasca Migrasi: Kematangan layanan dan Rekomendasi ITIL V3
Dalam era digital yang semakin berkembang, teknologi informasi (TI) memainkan peran sentral dalam menentukan kesuksesan bisnis. PT Gramedia Asri Media, salah satu perusahaan ritel terbesar di Indonesia, mengalami tantangan besar dalam mengelola layanan TI mereka setelah transisi dari sistem ERP Oracle ke Dynamics AX pada tahun 2017. Penelitian oleh Arya Pratama dan Wella yang diterbitkan dalam Jurnal Teknik Informatika dan Sistem Informasi Volume 10 Nomor 2 Agustus 2024, berfokus pada evaluasi layanan TI perusahaan menggunakan kerangka kerja ITIL V3 (Information Technology Infrastructure Library versi 3). Evaluasi tersebut menunjukkan bahwa layanan TI di PT Gramedia masih berada di tingkat kematangan satu, yang berarti proses pengelolaan TI belum stabil dan terstruktur dengan baik.
Masalah utama yang dihadapi PT Gramedia adalah ketidakstabilan sistem baru, terutama dalam hal pengelolaan insiden dan masalah. Ini tercermin dalam temuan bahwa hanya 67,73% dari indikator Manajemen Kejadian yang tercapai, sementara Pemenuhan Permintaan memiliki skor terbaik dengan 71,09%. Data ini menunjukkan adanya kebutuhan mendesak untuk perbaikan dalam sistem TI perusahaan, terutama dalam hal pengelolaan insiden yang dapat mempengaruhi operasi harian.
Penelitian ini menghasilkan 70 rekomendasi yang ditujukan untuk meningkatkan layanan TI di PT Gramedia, di mana sebagian besar telah diterima dan diimplementasikan. Namun, dengan tingkat kematangan layanan TI yang masih rendah, perusahaan ini harus melakukan upaya lebih lanjut untuk memastikan bahwa implementasi ITIL tidak hanya berfokus pada masalah teknis tetapi juga pada manajemen proses yang komprehensif. Dengan demikian, penelitian ini membuka diskusi tentang pentingnya strategi TI yang matang dan terencana dalam mendukung operasi bisnis yang efisien.
***
Penelitian yang dilakukan oleh Arya Pratama et al (2024) terhadap PT Gramedia Asri Media memberikan gambaran yang jelas tentang tantangan besar dalam mengimplementasikan strategi teknologi informasi yang efektif. Berdasarkan kerangka kerja ITIL V3, PT Gramedia berada pada tingkat kematangan satu, yang menandakan bahwa proses pengelolaan TI belum terstruktur dengan baik dan masih sangat bergantung pada keterampilan individu. Hasil ini cukup mengkhawatirkan mengingat TI adalah komponen vital dalam operasi bisnis modern, terutama untuk perusahaan besar seperti PT Gramedia yang bergantung pada keandalan sistem ERP mereka.
Fokus utama penelitian ini adalah pada lima proses inti dalam ITIL, yaitu Manajemen Insiden, Manajemen Masalah, Manajemen Akses, Pemenuhan Permintaan, dan Manajemen Kejadian. Dari lima proses tersebut, Pemenuhan Permintaan memiliki tingkat kematangan tertinggi, dengan skor 71,09%. Namun, Manajemen Kejadian, yang merupakan proses penting dalam menjaga stabilitas layanan, hanya mencapai 67,73%. Ini menyoroti kelemahan dalam cara PT Gramedia menangani gangguan atau perubahan dalam layanan TI mereka.
Lebih lanjut, hasil survei terhadap lima responden menunjukkan bahwa tingkat keberhasilan perusahaan dalam menangani insiden masih sangat rendah, dengan berbagai masalah teknis yang muncul setelah migrasi sistem ERP dari Oracle ke Dynamics AX. Masalah yang paling menonjol adalah kurangnya filter yang menyebabkan terjadinya overflow dalam sistem keuangan perusahaan. Meski perusahaan telah berusaha mengatasi masalah ini dengan membuat hotfix dan melakukan penyesuaian, tingkat kematangan TI mereka tetap berada di level awal, yang memperlihatkan bahwa solusi sementara ini belum cukup untuk membawa perubahan yang signifikan.
Dengan tingkat keberhasilan yang masih di bawah 85% pada hampir semua indikator, menjadi jelas bahwa PT Gramedia perlu meningkatkan kualitas manajemen TI mereka secara lebih mendalam. Selain itu, faktor-faktor manusia dan pelatihan staf juga berperan penting dalam meningkatkan kematangan TI. Dalam hal ini, pelatihan dan adaptasi terhadap sistem baru harus lebih diintensifkan, terutama karena sistem ERP baru yang diterapkan memerlukan waktu untuk stabilisasi. Tidak hanya itu, peran kepemimpinan dalam memastikan keberhasilan implementasi sistem juga perlu diperkuat. Pengawasan yang lebih ketat dari manajemen atas, serta peran lebih aktif dari pemangku kepentingan, diperlukan untuk mendukung pencapaian yang lebih baik di masa depan.
Dengan tingkat kematangan yang masih rendah, PT Gramedia berada dalam posisi yang rawan untuk menghadapi risiko operasional yang lebih besar. Namun, dengan penerapan yang lebih disiplin terhadap kerangka ITIL dan penguatan manajemen layanan, perusahaan memiliki peluang untuk memperbaiki kekurangan ini dan mencapai tingkat kematangan yang lebih tinggi dalam beberapa tahun mendatang.
***
