Arsip Pribadi Sulit Ditemukan? Yuk Mulai Mengelola Arsip Pribadi!

Setiap individu dalam kehidupan dewasa ini pasti mempunyai sebuah arsip. Secara umum, pengertian arsip menurut KBBI adalah dokumen tertulis (surat, akta, dan sebagainya), lisan (pidato, ceramah, dan sebagainya), atau bergambar (foto, film, dan sebagainya) dari waktu yang lampau, disimpan dalam media tulis (kertas), elektronik (pita kaset, pita video, disket komputer, dan sebagainya), yang biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi. 

Arsip merupakan sebuah rekaman yang menjadi sebuah informasi dan memiliki nilai kegunaan yang autentik (Puspitadewi, 2020).

Adapun arsip yang dimiliki oleh masing-masing individu, seperti yang telah disebutkan diatas, arsip tersebut dapat disebut sebagai arsip pribadi. Arsip pribadi adalah sebuah rekaman hasil dari suatu peristiwa yang terjadi pada diri sendiri atau pada masing-masing individu (Puspitadewi, 2020). 

Arsip pribadi dapat berupa Kartu Tanda Penduduk (KTP), ijazah, akta kelahiran, Surat Izin Mengemudi (SIM), transkrip nilai dan hal lainnya yang berkaitan dengan data pribadi. 

Tidak hanya berbentuk kertas, arsip pribadi juga dapat berbentuk elektronik, yang disebut sebagai arsip elektronik pribadi. Arsip elektronik pribadi adalah arsip yang proses penciptaan sudah berbentuk elektronik, seperti contohnya mengetik surat pribadi menggunakan komputer yang kemudian disimpan dalam media penyimpanan arsip elektronik, ataupun arsip pribadi yang telah diubah ke dalam bentuk digital dan disimpan secara elektronik (Kusumawardani et al., 2018).

Mengapa perlunya pengelolaan arsip? Karena nantinya pada saat proses penemuan kembali informasi dapat dilakukan dengan mudah dan tidak memerlukan banyak waktu untuk mencarinya. 

Banyak sekali kejadian mengenai arsip yang dimiliki secara pribadi rusak, terlipat, atau bahkan hilang. Selain itu, adanya fungsi dan peran arsip mengakibatkan perlunya suatu pengelolaan arsip yang baik. 

Salah satu fungsi dari arsip yaitu sebagai bukti dan sumber informasi yang autentik, karena arsip adalah data paling terdekat yang diciptakan dari kegiatan atau peristiwa yang telah dialami (Fathurrahman, 2018). 

Oleh karena hal tersebut, mengelola arsip pribadi menjadi hal yang sangat penting untuk dilakukan. Adapun beberapa cara yang dapat dilakukan untuk mengelola arsip pribadi, yakni menyimpan dokumen pribadi tersebut pada tempat yang dikhususkan untuk tempat arsip.

Tempat penyimpanan arsip pribadi dapat berupa rak ataupun lemari yang khusus agar nantinya saat proses temu kembali informasi dapat dilakukan dengan mudah dan cepat. Pada rak atau lemari tersebut dapat diisi dengan beberapa map folder yang berisi arsip pribadi. Pada map folder tersebut juga dapat diberi nama berupa label. 

Seperti misalnya, diberi nama arsip pribadi, yang didalam map folder tersebut berisikan akta kelahiran, ijazah, dan lain sebagainya. Jikalau ingin digabungkan dengan arsip keluarga yang disimpan pada tempat yang sama, maka dapat dilakukan dengan membedakan warna map folder antara arsip pribadi dengan arsip keluarga. Dapat juga dengan memberikan sebuah nomor pada map folder tersebut.