Pentingnya Menjaga Arsip Pribadi

Arsip merupakan hal yang sudah dikenal oleh seluruh lapisan masyarakat, karena arsip merupakan hasil dari sebuah kegiatan yang dilakukan oleh individu maupun kelompok. Arsip ini disimpan karena sebagai sumber informasi dan memiliki nilai guna yang utentik untuk memenuhi administratif, hukum, sejarah, dan lainnya. Arsip harus dikelola dengan baik agar suatu saat jika diperlukan dapat tersedia dengan cepat sesuai kebutuhan. Arsip juga dapat dikatakan sebagai sebuah bank data yang dijadikan rujukan pencarian informasi bila diperlukan. 

Karena arsip memiliki nilai informasi yang penting untuk dijaga dan dilestarikan, kesadaran akan menjaga suatu arsip harus ditumbuhkan dalam setiap individu maupun kelompok. Arsip yang dikenal masyarakat biasaya adalah dokumen - dokumen yang memiliki volume yang besar seperti surat tanah, surat kepemilikan kendaraan, dan lainnya. Selain dokumen yang besar itu arsip sebenarnya sangat dekat dengan keseharian individu dalam menjalankan aktivitasnya seperti arsip pribadi yang kita miliki seperti Kartu Tanda Penduduk (KTP), Kartu Keluarga (KK), Ijazah, Sertifikat, Bukti - bukti transaksi, dan lain sebagainya. Sebagian dari masyarakat tidak sadar bahwa hal sederhana tersebut merupakan arsip pribadi yang perlu untuk dikelola. Hal ini terjadi karena kurangnya sosialisasi kepada masyarakat tentang kearsipan. 

Arsip pribadi adalah hasil kegiatan atau rekaman kegiatan pribadi dan hubungan kegiatan dengan orang lain. Arsip pribadi meliputi akte kelahiran, Ijazah, Sertifikat, Kartu Tanda Penduduk (KTP), Surat Izin Mengemudi (SIM), Surat Keterangan Lulus (SKL), buku nikah, foto, video, dan sebagainya. Setiap individu diharuskan memiliki tanggung jawab dalam menyimpan arsip yang dimilikinya. Contoh sederhananya adalah bagaimana kita sebagai pencipta arsip menjaga arsip pribadi kita agar tidak hilang maupun terjadi kerusakan sehingga menyimpan arsip tersebut di tempat khusus penyimpanan arsip dan memiliki tata kelolanya sendiri. Hal seperti ini merupakan pondasi utama sebagai bentuk kepedulian dan kesadaran seseorang dalam menjaga arsip pribadinya. Penyimpanan arsip secara konvensional dapat dibuatkan sebuah rak khusus arsip atau loker sebagai media penyimpanan sehingga arsip pribadi.

Pada era revolusi industri 4,0 ini penyimpanan arsip pribadi tidak hanya dapat dilakukan secara konvensional tetapi seorang individu dapat menyimpan arsipnya secara digital. Dengan menyimpan arsip pribadi secara digital dapat menghindari kerusakan atau kehilangan dari arsip tersebut karena arsip yang tersimpan bukan lagi berbentuk fisik. Arsip digital juga dapat dijadikan sebagai salinan dari arsip yang asli. Menyimpan arsip pribadi juga dapat dilakukan melalui media yang sederhana seperti menggunakan google drive, dropbox, mediafire, media social, hardisk, flashdisk, laptop, komputer, handphone, dan lain sebagainya. Media sederhana tersebut bersifat online, gratis, dan dapat diakses dengan mudah sehingga masyarakat dapat memanfaatkannya untuk menyimpan arsip pribadi.

Dalam penyimpanan dan pemeliharaan arsip pribadi diperlukan tata kelola yang baik agar jika diperlukan dapat ditemukan dengan mudah dan menghindari resiko dari hilang atau kerusakan arsip itu sendiri. Keamanan dalam penyimpanan arsip pada media digital juga dapat dilakukan dengna memberikan password pada pengaturan penyimpanan arsipnya dan diperlukan menjaga informasi yang terkait isi dari arsip atau dokumen yang disimpan. Sadar arsip dapat menginternalisasi pemahaman seorang individu tentang bagaimana menyimpan arsip pribadi dengan sebaik mungkin. Karena arsip memiliki nilai guna yang sangat penting dan pasti dibutuhkan sebagai sumber informasi bagi pemiliknya.