Dalam keseharian kita saat ini, tuntutan pekerjaan semakin tinggi disertai dengan tenggat waktu yang cukup ketat. Pada saat yang sama berbagai gangguan untuk menyelesaikan pekerjaan seringkali muncul seperti meeting tiba-tiba, permintaan data mendadak dari unit lain atau manajemen, penanganan keluhan lewat email, pesan di ponsel, distraksi dari berbagai media online dan sebagainya.
Pada situasi seperti itu, kemampuan melakukan multitasking sering dihubungkan dengan produktivitas yang tinggi. Multitasking sendiri adalah upaya untuk melakukan beberapa tugas atau aktivitas secara bersamaan. Sedangkan produktivitas adalah kemampuan seseorang untuk secara efektif dan efisien mengelola waktu, energi, dan sumber daya lainnya guna mencapai tujuan-tujuan pribadi, profesional, dan organisasional.
Contoh multitasking yang sering kita lakukan misalnya menulis pesan teks sambil mengemudikan mobil atau menjawab telpon sambil mengetik di laptop. Contoh multitasking yang lain misalnya adalah mengerjakan dua atau lebih proyek pekerjaan dengan tenggat waktu yang sama.
Namun, apakah multitasking benar-benar strategi yang efektif untuk meningkatkan produktivitas?
Beberapa peneliti seperti Clifford Nass, Gloria Mark dan David Meyer menyimpulkan bahwa ketika kita berpindah-pindah antara tugas-tugas yang berbeda, otak kita sebenarnya tidak melakukan kedua tugas secara bersamaan. Sebaliknya, otak berfokus secara cepat pada satu tugas, kemudian beralih fokus ke tugas lain, dan seterusnya. Ini disebut dengan "pemisahan perhatian" atau "switching cost," dan dapat menyebabkan kinerja yang lebih lambat dan kesalahan lebih sering terjadi pada masing-masing tugas.
Clifford Nass mengatakan multitasking tanpa henti hari ini benar-benar menghabiskan lebih banyak waktu daripada yang dihemat---dan dia mengatakan ada bukti bahwa hal itu juga dapat membunuh konsentrasi dan kreativitas kita. Penelitian Nass dan rekan-rekannya menunjukkan bahwa orang yang sering melakukan multitasking cenderung memiliki kualitas pekerjaan yang lebih rendah, lebih banyak eror dan pemahaman yang lebih dangkal terhadap informasi yang mereka hadapi.
Gloria Mark, profesor di University of California, Irvine, juga menyimpulkan bahwa multitasking justru akan meningkatkan level stres dan kelelahan serta menurunkan kapasitas kognitif.
Alih-alih melakukan multitasking, para ahli berpendapat bahwa produktivitas lebih baik dibangun dengan fokus. Fokus adalah elemen kunci dari produktivitas. Dengan fokus yang mendalam pada satu tugas, kita dapat mengalokasikan perhatian penuh untuk menghasilkan hasil berkualitas tinggi. Beberapa cara untuk meningkatkan produktivitas antara lain:
- Membuat Prioritas
Mendahulukan tugas yang lebih penting dan yang tenggat waktunya paling cepat. Dengan membuat prioritas kita bisa menyelesaikan pekerjaan yang penting dengan lebih cepat, berkualitas, efektif dan efisien.
- Manajemen Waktu
Sebaiknya kita membuat jadwal yang jelas dan masuk akal. Tetapkan tujuan dan jadwal harian, mingguan, bulanan dan jangka yang lebih panjang apabila diperlukan.
- Membuat Teknik Pengelompokan (Chunking) Pekerjaan
Kita pisahkan tugas besar menjadi tugas-tugas yang lebih kecil dan dapat dikelola. Ini membuat tugas terasa lebih ringan dan memungkinkan kita untuk melihat kemajuan yang lebih cepat.
- Teknik Pomodoro
Kita bisa menggunakan teknik Pomodoro agar dapat beristirahat secara efektif di tengah-tengah tugas yang sedang kita kerjakan. Dengan teknik ini, kita akan bekerja dengan fokus selama 25 menit, diikuti oleh istirahat selama 5 menit. Setelah empat siklus ini, kita bisa istirahat lebih lama, misalnya 15 sampai dengan 30 menit.
- Jauhkan Diri dari Gangguan
Ketika kita akan mengerjakan suatu tugas, kita kondisikan lingkungan kita aman, nyaman dan jauh dari distraksi. Hindari gangguan dari media sosial, pesan instan, atau notifikasi selama periode kerja. Atur waktu tertentu untuk memeriksa pesan dan media sosial.
- Katakan "Tidak"
Jika merasa terbebani dengan permintaan atau tugas tambahan, kita belajar untuk mengatakan "tidak" dengan sopan. Kita fokuskan diri pada tugas-tugas yang paling penting dan memberikan nilai tertinggi bagi tujuan kita.
- Istirahat yang Cukup
Istirahat yang cukup sangat penting bagi kita agar tetap produktif. Teknik peregangan selama jam kerja dapat membantu kita untuk merasa bugar kembali. Beristirahat dapat membantu menyegarkan pikiran dan meningkatkan konsentrasi kita.
