“Pak Wefi, target di 2015 all Engineer harus mampu buat Report .. One Day One Report !” kata Manajer tempat ku bekerja tentang rencana pengembangan Engineering di tahun 2015.
“Targetnya mengurangi ketergantungan buat report ke customer dari Pak Wefi dan pemberdayaan serta pengembangan skill Engineering,” lanjutnya.
“Tolong buatkan draftnya saja nanti saya pelajari sebagai acuan Engineering untuk buat report dan email setiap harinya,” tutupnya.
Bagi sebagian Engineering yang banyak touch langsung kelapangan bicara membuat report merupakan tekanan tersendiri, terkadang saking sibuknya follow up problem di line sehingga lupa akan membuat report. Lalu bahasa Inggris terkadang menjadi kendala bagi mereka dalam membuat report sehingga ada ketakutan tersendiri dalam diri mereka untuk membuat report dan mengirimnya langsung ke Customer.
Overall para Engineering sejatinya sudah memiliki basic untuk membuat report yakni problem yang diketemukannya setiap hari, karena memang report yang dibuat tidak akan jauh dari apa yang dikerjakannya hari ini. Hanya memang menuangkannya dalam bentuk report perlu waktu dan jika terbiasa membuat report lama kelamaan yach akan terbiasa dengan sendirinya dalam membuat report.
Tentang perkara bahasa Inggris pun memang agak dilematis, terkadang bahasa teknik tidak matching dengan bahasa Inggris yang umum ada di kamus online sekalipun. Itulah yang menjadi tantangan diawal-awal setup email ke Customer, tetapi dengan menanamkan keyakinan ke all engineering untuk terus mau belajar dan membaca report dari Customer akan menambah wawasan perbendaharaan kata yang ada.
“Oke Bu, untuk target One Day One Report per 5 Januari akan dijalankan,” ungkapku kepadanya setelah draft email untuk report ke internal dan customer di approve-nya.
Beberapa kata kunci yang selalu penulis tanamkan ke member Engineering :
1. Senjata utama sudah kalian punyai yakni pemahaman penuh akan proses di line sehingga memudahkan untuk menganalisa suatu masalah.
2. Ikuti draft report yang ada
3. Jangan lupa lampirkan foto/picture karena lebih memudahkan customer ataupun pihak lain mengerti akan permasalahan yang diangkat
4. Informasi yang detail dari permasalahan yang diangkat dari mulai partnya apa, nomor berapa, masalahnya apa hingga vendornya apa semua harus diinformasikan
5. Informasi tentang tindakan yang telah diambil baik yang bersifat sementara maupun rencana tindakan permanent yang akan diambil
6. Jangan segan-segan bertanya agar semakin cepat dan tepat report yang dibuat.
“One Day One Report, Sanggup ?” tanyaku ke member Engineering
“Siap ,pak!” jawabnya
Ada kesanggupan pasti ada jalannya termasuk membuat Report karena seperti kita membaca One Day One Juz (kalau ini penulis masih belum istiqamah) atau membuat One Day One Article di Kompasiana. Semuanya bisa dilakukan asal ada kemauan /niat dalam hati apalagi One Day One Report termasuk dari bagian pekerjaan harian kita.