Aplikasi Data dan Pemeliharaan Sistem

Para manajer pasti dihadapkan kepada keharusan mengambil keputusan yang menyangkut berbagai kegiatan perusahaan yang dipimpinnya. Bahkan dapat dikatakan bahwa tidak ada satu pun segi kehidupan perusahaan yang tidak memerlukan keputusan dan setiap keputusan yang harus diambil memerlukan dukungan informasi. Kegiatan pengambilan keputusan dilaksanakan apabila timbul ketidakseimbangan atau disekuilibrium antara situasi yang diperkirakan dan situasi nyata yang dihadapi. Sasarannya ialah menghilangkan situasi ketidakseimbangan tersebut dan selanjutnya memelihara kondisi keseimbangan yang pada gilirannya memperlancar jalannya roda organisasi perusahaan. Dengan kata lain pengambilan keputusan adalah upaya sadar dan sistematik untuk memecahkan masalah.

Teori Pengambilan Keputusan Sepintas Kilas

Teori pengambilan keputusan menekankan bahwa terdapat tujuh langkah yang harus ditempuh, yaitu:

• Identifikasi permasalahan yang dihadapi
• Pengumpulan data
• Analisis data
• Pengkajian berbagai alternatif
• Pemilihan alternatif
• Implementasi, dan
• Evaluasi.
• Pengenalan Permasalahan. Ada ungkapan yang mengatakan bahwa suatu “permasalahan yang sudah dikenali hakikatnya dengan tepat sesungguhnya sudah separo terpecahkan.” Ungkapan ini mempunyai tiga implikasi, yaitu: a) bahwa metlak perlu mengenali secara mendasar situasi problematik yang menimbulkan ketidakseimbangan dalam kehidupan organisasi atau perusahaan, b) pengenalan secara mendasar berarti “akar” penyebab timbulnya ketidakseimbangan harus digali sedalam-dalamnya, c) mengambil keputusan tidak boleh puas hanya dengan diagnosis gejala-gejala yang segera tampak.
• Pengumpulan Data. Dalam pengumpulan data ada tiga hal yang mutlak terdapat perhatian. Pertama, ialah pentingnya menggali data dari semua sumber yang layak digali, baik secara internal maupun eksternal. Kedua ialah pentingnya untuk menjamin bahwa data yang dikumpulkan relevan dengan permasalahan yang hendak diatasi. Ketiga ialah bahwa mutu data yang dikumpulkan haruslah setinggi mungkin sehingga informasi yang dihasilkan akan bermutu tinggi pula.
• Analisis Data. Analisis data harus mampu menunjukkan berbagai alternatif yang mungkin ditempuh, baik dalam upaya mengembalikan situasi ekuilibrium maupun dalam memecahkan masalah.
• Analisis Berbagai Alternatif. Salah satu tantangan yang dihadapi dalam mengambil keputusan ialah menemukan jawaban yang paling teoat terhadap pertanyaan: Apakah dalam mengambil keputusan harus selalu terdapat berbagai alternatif? Pertanyaan ini penting karena jika seorang pengambil keputusan dihadapkan kepada hanya satu alternatif dan ia memutuskan untuk menggunakan alternatif tersebut, yang bersangkutan sudah mengambil keputusan.
• Pemilihan Alternatif. Jika dilakukan dengan cermat, analisis berbagai alternatif akan “memberi petunjuk” tentang alternatif yang sebaiknya digunakan karena akan membuahkan solusi yang paling efektif.
• Pelaksanaan. Apakah alternatif yang dipilih merupakan pilihan terbaik atau tidak diuji pada waktu digunakan dalam arti mampu tidaknya menghilangkan situasi disekuilibrium dan apakah permasalahan yang dihadapi dapat dipecahkan secara efektif atau tidak.
• Penilaian. Hasil pelaksanaan memerlukan penilaian yang objektif, rasional, dan berdasarkan tolok ukur yang baku. Seperti dimaklumi, hsil peneilaian dapat menunjukkan bahwa hasil yang dicapau melampaui harapan, sekadar sesuai dengan sasaran atau kurang dari sasaran.
• Komponen Sistem Pengolahan Data Elektronik
• Dengan berbagai jenis aplikasi seperti, suatu sistem pengolahan data secara elektronik terdiri paling sedikit lima komponen, yaitu sumber daya manusia, prosedur, infrastruktur fisik, perangkat keras, dan perangkat lunak.
• Sumber Daya Manusia. Sebagaimana halnya dengan segi-segi lain dalam manajemen bisnis, sumber daya manusia merupakan resource yang paling strategis. Betapapun cermatnya prosedur kerja dirancang, betapapun lenkapnya infrastruktur sisik, betapapun canggihnya teknologi perangkat keras, dan betapapun meutakhirnya perangkat lunak yang tersedia, pada analiasis terkhir kesemuanya itu sangat tergantung pada unsur manusia yang memanfaatkan dan menggunakannya.
• Perihal Prosedur Kerja. Dari sudut pandang pengolahan data, prosedur kerja menentukan antara lain: a) tata cara identifikasi sumber data, b) cara penyiapan data, c) pengoperasian dan pemeliharaan perngkat keras, d) pengendalian kualitas luaran (output), e) pendistribusian informasi, f) cara perbaikan kesalahan, g) tata cara pemeliharaan keamanan data dan informasi dalam arti jangan sampai jatuh di tangan orang atau pihak yang tidak berhak, kerusakan, dan atau kebakaran.
• Infrastruktur Fisik. Ternyata perkembangan teknologi informasi berdampak pula pada sasaran dan prasarana fisik yang diperlukan. Artinya, jika suatu perusahaan menggukana komputer besar sebagai komputer pusat (mainframe), diperlukan ruangan komputer khusus.
• Perangkat Lunak
• Kiranya telah umum diketahui bahwa perangkat lunak yang juga dikenal dengan istilah “program” ialah instruksi yang diberikan oleh operator komputer kepada komputer yang memungkinkan komputer mengerjakan pekerjaan yang diinginkan oleh pemogram (programmer). Sbeernarnya, perangkat lunaklah yang membuat komputer menjadi alat yang tangguh dan andal bagi manajemen dalam menjalankan berbagai fungsi dan aktifitasnya, khususnya dalam pengambilan keputusan.
• Daftar Pustaka:

Siagian, Sondang P,2014,Sistem Informasi Manajemen,Jakarta: Bumi Aksara