Adakalanya bahkan boleh dikatakan seringkali sebuah organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta (perusahaan) membutuhkan sarana untuk mempublikasikan produknya. Terutama produk-produk baru yang perlu segera diketahui oleh khalayak. Baik produk berupa jasa maupun produksi barang yang dikenalkan dengan harapan mendapat respons dari masyarakat luas.
Untuk maksud dan tujuan tersebut, supaya dapat menjangkau lapisan masyarakat secara luas, sudah barang tentu memerlukan bantuan media massa (pers/wartawan) sehingga media sebagai kepanjangan tangan suatu organisasi akan mampu menjalankan fungsinya sebagai sarana dalam penyebaran informasi. Produk-produk berupa barang dan jasa ini dikemas sedemikian rupa dalam sebuah “paket informasi” dan disampaikan melalui cara semenarik mungkin, dengan harapan agar segera diketahui oleh berbagai kalangan.
Dalam kaitannya dengan fungsi media/pers, Kusumaningrat (2006:27) menyebutkan bahwa fungsi pertama pers yang bertanggung jawab adalah berfungsi informatif, yaitu memberikan informasi atau berita kepada khalayak ramai dengan cara yang teratur.
Seperti lazimnya, hubungan eksternal dalam sebuah organisasi, yang menjadi ujung tombaknya adalah divisi/bagian Hubungan Masyarakat (Humas). Para pekerja di bidang Humas tentunya harus pandai-pandai membangun relasi, terutama dengan pihak media (pers/wartawan) sehingga terjadi hubungan kerja yang saling menguntungkan (simbiose mutualistik).
Sehubungan hal tersebut, dalam upaya membangun relasi ini pastinya tidak bisa dilakukan secara asal-asalan. Pemanfaatan media massa sebagai sarana penyebarluas informasi, membutuhkan proses yang juga melibatkan para pekerja media (pers/wartawan) dan tentunya layak dipahami sekaligus diperlakukan secara proporsional.
Ada banyak cara untuk membangun hubungan dengan pers/wartawan. Menurut Djatmika (2004:55) antara lain: membuat siaran pers (press release), mengadakan konferensi pers atau temu pers, wawancara khusus, perjalanan pers (press tour), sponsor lomba jurnalistik, karya latihan wartawan, dan mengunjungi kantor pers.
Ketujuh langkah strategis tersebut selanjutnya dapat dipaparkan secara menyeluruh sebagai berikut di bawah ini:
-Membuat Siaran Pers atau Press Release, merupakan cara paling mudah agar produk (barang dan jasa) dapat diberitakan kepada khalayak luas. Dalam langkah ini diperlukan sedikit keterampilan para pekerja Humas untuk bisa menulis berita, termasuk berita advertorial yang kemudian dipublikasian melalui media massa.
-Konferensi Pers (Temu Pers), merupakan salah satu cara yang bias dilakukan oleh organisasi/perusahaan ketika meluncurkan produk maupun program-program baru yang perlu segera diketahui oleh khalayak. Caranya yaitu dengan mengundang pihak pers/wartawan untuk datang ke perusahaan/lembaga yang telah memiliki produk atau program baru yang perlu diketahui kalangan luas.
-Wawancara Khusus, hal ini berbeda dengan konferensi pers. Perbedaannya terletak pada jumlah pers/wartawan yang diundang sangat terbatas, hanya wartawan tertentu yang dipilih. Wartawan tertentu dimaksudkan adalah wartawan yang memiliki spesialisasi untuk menyampaikan informasi secara substansial. Biasanya ini menyangkut informasi teknis, bukan yang bersifat umum.
-Perjalanan Pers (Pers Tour), merupakan salah satu cara membangun hubungan dengan pers yang biasanya dilakukan oleh perusahaan-perusahaan besar seperti Toyota (Jepang), BMW dan Mercy (Jerman), Peugeot (Perancis), dan lainnya ketika meluncurkan produk-produk barunya. Mengundang dan mengajak para wartawan melakukan perjalanan pers demikian, juga termasuk bagian dari strategi pemasaran karena keikutsertaan wartawan akan mempublikasikan hasil perjalanannya dengan perusahaan yang bersangkutan.
-Sponsor Lomba Jurnalistik, dimaksudkan di sini memilih perusahaan pers untuk melakukan kerjasa sama melalui Memorandum of Understanding (MoU). Hal seperti ini sering ditemui di kalangan perbank-kan menyeponsori lomba-lomba jurnalistik. Dalam acara lomba bias disisipkan pesan berupa produk barang/jasa sehingga khalayak ramai mengetahuinya. Para penonton seringkali diminta untuk menjawab kuis berhadiah dari perusahaan/lembaga yang bersangkutan.
-Karya Latihan Wartawan. Dimaksudkan di sini bahwa lembaga-lembaga tertentu yang memiliki kaitan kerja dengan wartawan misalnya: LBH, IKADIN, WALHI, IDI, dan sebagainya melakukan kerja sama dalam pelatihan jurnalistik yang dilangsungkan oleh perusahaan media/pers. Asumsinya, seringkali penulisan berita oleh wartawan berkait dengan masalah hukum atau kedokteran/kesehatan “kurang pas” sehingga lembaga yang berkompeten bisa ikut ambil bagian dalam kegiatan karya latihan tersebut. Menjelaskan kepada para peserta/para wartawan tentang kesalahan-kesalahan penulisan berita yang masih ditemui sehingga para wartawan/jurnalis semakin bertambah wawasannya.
-Mengunjungi Kantor Pers. Mengunjungi kantor/perusahaan media merupakan salah satu cara untuk membangun relasi dengan pihak pers/wartawan. Pada kunjungan ini, antara pihak pengelola media/pers dengan pihak yang berkunjung bisa saling mengenalkan diri lebih dekat dan lebih akrab. Masing-masing pihak bisa saling memahami jati diri, sehingga hubungan yang terjalin tidak hanya terbatas dalam konteks sebagai sumber berita. Dalam hubungan yang sudah terbangun baik ini, bilamana suatu ketika ada konfirmasi pemberitaan maka akan sangat mudah dilakukan.
Demikian beberapa langkah strategis yang dapat dilakukan oleh lembaga/perusahaan yang hendak membangun hubungan dengan pers/wartawan. Semoga sekilas tulisan ini bermanfaat. (Waluya).
Referensi:
Djatmika, Prija, Strategi Sukses Berhubungan dengan Pers dan Aspek-aspek Hukumnya, Bayumedia Publishing, Malang, 2004.
Kusumaningrat, Hikmat dan Purnama Kusumaningrat, Jurnalistik, Teori dan Praktik, Penerbit PT Remaja Rosdakarya, Bandung, 2006.
