Sistem Manual Vs Komputer

E-Budgeting ungkap pengusul anggaran kolam 620 juta, ini orangnya....

Demikian sebuah judul artikel di kompas baru-baru ini. Bagaimanakah sebuah Sistem komputer dapat mengungkap hal itu?

Pada dasarnya sistem komputer dibuat berdasarkan pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan secara manual. Sebuah proses yang awalnya dilakukan secara manual, misalkan pembukuan, diterjemahkan kedalam sebuah design sistem untuk kemudian dibuatkan sistem komputerisasinya. 

Awalnya sistem komputer dibuat hanya untuk mempercepat sebuah proses pekerjaan. Seiring berjalannya waktu dan tingkat kemampuan sumber daya manusia baik dari sisi teknologi maupun pengguna serta bisnis, pembuatan dan penggunaan sistem komputer semakin lama semakin meningkat. Sistem komputer tidak lagi hanya untuk mempercepat tetapi juga mempermudah pembuatan laporan, mempermudah proses pengecekan berdasarkan alur data, dan mengunci kemungkinan penyelewengan. 

Bagaimana sebuah sistem komputer dapat mengunci kemungkinan penyelewengan?

Alur sebuah data mulai dari awal sampai akhir dapat diselidiki. Didalam proses manual alur data ini dalam prakteknya terlalu banyak lubang yang memungkinkan terjadinya penyelewengan,  sehingga akan makan waktu untuk penyelidikannya. Sistem manual berisiko human error dari sisi pekerja dan juga dari sisi sistemnya sendiri. 

Istilah sistem itu sendiri artinya adalah sekumpulan aksi dan segala hal yang saling terkait yang dilakukan secara beraturan dan berkelanjutan. Kesalahan dari sisi manusia, misalnya ada faktor lupa, terlewat, dokumen tidak ada dan hanya dicatat seadanya, dll. Dari sisi sistem misalkan terlalu banyak flexibilitas, tidak mempertimbangkan solusi untuk dokumen yang hilang karena sering kali kehilangan itu pun tidak disadari, memungkinkan adanya dokumen palsu yang ditandatangani oleh orang tidak berwenang.  

Didalam proses komputerisasi, kendala-kendala yang ada pada sistem manual dapat dikurangi dengan cara mengunci lubang-lubang yang memungkinkan terjadinya kesalahan. Misal data yang kelupaan tidak diinput, tentunya tidak akan muncul di laporan, dan dicari pun tidak akan ada didalam sistem database karena memang belum diinput. Proses acc budget yang diimplementasikan kedalam sistem, dapat diatur alurnya agar data hanya akan sampai kepada kepala department setelah melalui proses-proses sebagaimana mestinya. 

Bagaimana system e-budgeting dapat mengungkap pengusul anggaran Rp. 620.000.000,00?

Pertama ada security login dimana pengguna harus masuk dulu melalui 'pintu' yang dikunci, istilahnya login dengan password. Masing-masing user memiliki login ID/user ID sendiri-sendiri yang semestinya tidak boleh diketahui orang lain. Setiap login, sistem mencatat data user id, tgl masuk, tgl keluar sistem, dan semua transaksi yang dilakukan akan mencatat user id dari orang yang melakukannya, sehingga dengan mudah dapat ditelusuri transaksi A dilakukan oleh siapa, diubah oleh siapa, dihapus oleh siapa. 

Kedua, untuk sistem budget kemungkinan ada proses workflow untuk acc sebuah usulan budget. Dari mulai budget diusulkan, direview, sampai disetujui, semua dilakukan melalui system, sehingga semua sejarah data (data history) terekam didalam system. Pengusul mencatat data dalam system dan submit untuk di acc. Orang yang melakukan acc menerima data dan mereview kemudian memutuskan untuk menolak atau menyetujui. Semuanya terekam didalam system, sehingga memudahkan penyelidikan.