Pentingnya Kesadaran Pengelolaan Arsip Keluarga

Manusia dalam setiap aktivitasnya selalu meninggalkan sebuah jejak, baik berupa kenangan, ingatan, tanda gambar, tulisan, atau lainnya. Seiring kemajuan zaman, aktivitas manusia meninggalkan jejak berupa tulisan. Tulisan yang menjadi jejak pertama pada kegiatan kearsipan. Arsip merupakan sebuah record atau catatan yang berupa tulisan, gambar, dan ditulis, dicetak untuk tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi. 

Sebenarnya, kegiatan kearsipan sudah dilakukan sejak zaman Nabi Muhammad SAW. Ketika Allah menurunkan firman- firman-Nya yang diawali oleh Surat Al-Alaq ayat 1-5. Pada saat itu terjadi proses pencatatan dan pengumpulan ayat-ayat yang dituliskan dalam benda dan makhluk hidup yang ada seperti, pohon, kulit atau tulang binatang, batu dan lain-lain. Kemudian sahabat nabi mengumpulkan ayat-ayat tersebut dan kemudian dijadikan sebagai Mushaf Al-Qur'an. Usaha yang amat luar biasa sulit tersebut menjadi sebuah proses awal dari proses kearsipan. 

Dalam Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009, dicantumkan kata “perorangan”. Pada Undang-Undang tersebut dijelaskan bahwa setiap warga negara wajib untuk mengelola arsip perorangan dan arsip keluarga dengan baik.  Sebagai unit terkecil, dalam aktivitasnya menghasilkan dan membutuhkan arsip. Awal arsip keluarga tercipta ketika pasangan suami istri menikah dan menghasilkan arsip surat nikah. Beragam arsip keluarga diantaranya akta keluarga masing-masing anggota keluarga. Arsip pendidikan anggota keluarga seperti rapor, ijazah, Surat Kelulusan, Sertifikat kegiatan prestasi dan lain sebagainya. Arsip lain dalam bidang pekerjaan, arsip dalam kepemilikan tanah dan kendaraan, serta arsip perbankan. 

Pada zaman sekarang, kecepatan dan ketepatan dalam hal administrasi adalah hal yang penting. Namun, saat ini penanganan arsip keluarga belum ditangani dengan baik. Masih terdapat kesulitan dalam pencarian arsip saat membutuhkannya untuk kebutuhan administrasi. Setiap anggota menghadapi berbagai masalah dalam pengelolaan arsip, karena kurang kesadaran. Oleh karena itu arsip keluarga yang dikelola secara sistematis akan memberikan kemudahan dalam menyelesaikan permasalahan yang dihadapi  dengan cepat dan  efektif. Kesadaran untuk mengelola arsip pribadi dan keluarga perlu ditanamkan sejak dini. Saat dini perlu dibiasakan menata mainan secara terorganisasi kemudian menata kebutuhan pribadi dengan rapi. Pengelolaan arsip dengan baik dan sistematis, akan memberikan kemudahan anggota keluarga untuk temu kembali arsip keluarga. 

Keterlambatan dalam penemuan arsip dapat memberikan dampak buruk pada proses administrasi yang dilalui oleh setiap anggota keluarga. Kendala tersebut memberikan beberapa kerugian, seperti kerugian finansial, hilang kesempatan, kerugian waktu dan tenaga, serta hilangnya kepercayaan pihak tertentu. Contohnya, ketika seorang anak membutuhkan arsip untuk persyaratan mendaftar sebuah beasiswa dan arsip yang dibutuhkan terlambat ditemukan. Maka anak tersebut akan kehilangan kesempatan untuk mendapatkan beasiswa yang diharapkan. Tentunya hal itu sangat disayangkan bagi anak tersebut dan anggota keluarga. 

Kesadaran untuk mengelola arsip dengan baik menjadi sangat penting mengingat peristiwa bencana alam yang terjadi di Indonesia. Penataan arsip keluarga dengan baik untuk menghindari kerusakan fatal pada arsip keluarga yang diakibatkan dari bencana alam, bencana karena manusia dan potensi kerusakan lainnya.