Hal yang "Sering" Dilupakan dalam Berorganisasi

Setiap organisasi membutuhkan pedoman jelas dalam menjalankan kegiatannya. Hal ini dimasksudkan agar tujuan yang diharapkan organisasi, yang umumnya tercermin dalam visi misi, bisa tercapai. Sudah banyak training motivasi, saya yakin anda pernah mengikuti salah satunya, mengajarkan jargon "POAC", kepanjangan dari Planning, Organizing, Actuating, dan Controlling.

POAC

Mari kita bahas POAC terlebih dahulu!

1. Planning ialah, Menyiapkan kegiatan yang akan dilakukan, disini semua rencana harus dimatangkan. Kesalahan perencanaan akan menyebabkan ketidakefektifan pada tahapan selanjutnya. Persiapkan semua rencana kerja, timeschedule, dan target-target yang harus dicapai. Ingat, gagal merencanakan sama dengan merencakan kegagalan!

2. Organizing- Memastikan sarana dan prasarana untuk kegiatan benar-benar tersedia; Setelah rencana kerja dibuat, saatnya menginventarisir semua kebutuhan yang diperlukan. Termasuk ketersediaan SDM-nya.

3. Actuating- Melaksanakan kegiatan sesuai dengan rencana yang sudah ditetapkan. Ini adalah inti dari semua tahapan.

4. Controlling- Mengawasi kegiatan yang sedang dijalankan. Bisa berupa supervisi, atau bentuk pengawasan lain. Tahapan ini berjalan simultan dengan tahapan lainnya, bisa dimulai dari tahapan planning.

Lantas Apa yang Kurang?

Keempat tahapan tersebut bisa dikerjakan ketika organisasi sudah tahu apa yang akan dicapai. Dalam artian untuk apa kegiatan diadakan. Mari berpikir sejenak, terutama untuk Anda yang saat ini menjadi pimpinan di suatu organisasi, Apakah kegiatan-kegiatan di organisasi Anda memang sudah sesuai dengan keinginan audience-nya?

Hal ini sering terjadi di organisasi non-profit, dimana program kerjanya dibuat dengan cara menyalin dari program kerja tahun sebelumnya. Pun ada penambahan, ide program tambahan tersebut bukan berasal dari target audience-nya,melainkan dari internal organisasinya saja. Lebih lagi dalam dunia usaha, produk yang kita hasilkan harus sesuai dengan produk yang diinginkan pasar. Anda tidak mau kan, produk anda tidak laku di pasaran.

Bukan produk yang menurut kita bagus, tetapi jelek menurut konsumen. Bukan pula produk yang menurut kita komplit, tapi tidak efesien menurut pembeli. Jangan sampai produk yang dijual tidak sesuai dengan keinginan dari segmen pasar produk sasaran kita.

Kembali ke Organisasi

Terkadang kita membuat kegiatan yang tidak berbeda dengan kegiatan tahun lalu. Tanpa adanya proses evaluasi dan identifikasi kembali, apakah kegiatan yang dijalankan masih relevan dengan keinginan konsumen saat ini. Apakah output yang dihasilkan banyak digunakan oleh konsumen. Mungkin dulu iya, tapi sekarang? Siapa yang tahu.

Sebab itu, mari telaah kembali kegiatan organisasi kita. Apalagi Anda yang memang bertugas dalam menyusun rencana kerja organisasi Anda, Apakah kegaitan itu masih relevan? atau tidak sama sekali.