Menyewa kantor menjadi suatu keharusan untuk usaha, organisasi, maupun komunitas tertentu yang mulai berkembang dari bentuk kelompok menengah ke bawah menjadi menengah ke atas. Ini penting untuk melayani berbagai klien yang ingin bertemu secara fisik dengan personil perusahaan, menyimpan berbagai berkas dan dokumen perusahaan, hingga sebagai salah satu persyaratan diajukannya berbagai perizinan usaha yang salah satunya ialah memiliki sewa kantor.
Sendirian vs Perorangan
Haruskah kita memiliki usaha atau organisasi tertentu untuk menyewa kantor? Harus saya katakan ini belum tentu. Karena untuk meningkatkan profesionalitas di depan klien dan kredibilitas kita, maka memiliki kantor secara perorangan juga bisa menjadi pilihan yang tepat. Bahkan, bila Anda kekurangan budget untuk menyewa kantor, masih ada kesempatan bekerja sama dengan jaringan profesi Anda ataupun kenalan Anda untuk menyewa kantor untuk kepentingan bersama. Ini bisa dilakukan semisal bila Anda seorang desainer lepas dan ada beberapa teman Anda yang juga butuh kantor tapi berbeda usaha semisal ada yang lembaga training, ada yang pijat refleksi profesional, ada yang pelatih musik, dsb. Anda bisa saling membagi biaya sewa yang dikeluarkan untuk satu kantor tersebut, walaupun Anda dan beberapa teman Anda berbeda agensi bahkan profesi.
Fasilitas Kantor
Sesuaikan perkiraan peningkatan produktivitas ketika memiliki kantor dengan perbandingan biaya yang dikeluarkan untuk membiayai kantor beserta fasilitasnya. Pastikan hanya fasilitas yang Anda butuhkan di kantor tersebut yang Anda gunakan dan dapat diakses dengan baik. Semisal : sinyal wifi, ukuran kantor sesuai kebutuhan, ATM, kamar mandi, dsb. Kantor yang sesuai antara fasilitas dan kebutuhan yang Anda miliki akan meningkatkan produktivitas Anda. Jangan sampai Anda berinvestasi terhadap suatu kantor tapi tidak mendapatkan keuntungan dari biaya yang Anda keluarkan.
Kesepakatan dengan Penyedia Persewaan
Kesepakatan dengan penyewa juga menjadi perhatian penting. Kita harus memahami berbagai hak-hak dan kewajiban kita sebagai Penyewa dan batasan-batasan dari penyedia persewaan. Ini penting untuk diperhatikan ketika awal perjanjian hitam di atas putih agar bisa memperkirakan kemungkinan biaya tidak terduga ke depannya, besar pajak yang ditanggung, serta berbagai perawatan yang harus dilakukan pada kantor yang disewakan.
Atur dan Kelola Kantor yang Anda Sewa
Sewa kantor yang Kita lakukan harus dilakukan dengan perawatan berbagai komponen dari kantor sambil mengatur tidak terjadi overload dari ruangan kantor yang kita sewa. Pastikan selalu menyediakan ruang yang tersisa dari seluruh ruang yang ada. Ini penting untuk menempatkan berbagai peralatan, berkas, maupun kebutuhan perusahaan Anda yang akan membutuhkan lebih banyak ruang ke depannya. Suatu perusahaan, organisasi maupun komunitas pasti akan berkembang ke depannya. Oleh sebab itu penting untuk berjaga-jaga melakukan sewa kantor dengan ruang tambahan untuk berjaga-jaga. Namun, jika perusahaan Anda belum memiliki cukup biaya untuk menambah ruang, Anda bisa menyiasati hal ini dengan menyewakan ruang pada pihak ketiga. Kemudian sambil perlahan-lahan mengumpulkan biaya untuk menambah ruang, ketika pihak ketiga sudah habis masa berlaku pemakaian kantornya Anda bisa mengambil alih kepemilikan ruang tersebut untuk pemenuhan kebutuhan usaha Anda yang sedang berkembang.
Perusahaan yang dari startup menuju berkembang, atau dari yang sudah berkembang dan melakukan perpindahan karena membutuhkan fasilitas yang lebih lengkap akan membutuhkan sewa kantor yang tepat dengan kebutuhan dan kemampuan dari pelaksana perusahaan, organisasi, atau komunitas yang melakukan sewa kantor. Oleh sebab itu lakukan dengan hati-hati dan teliti bila ingin melakukan sewa kantor. Ini penting karena kantor akan menjadi aset yang menentukan kredibilitas kita di mata klien sekaligus menjadi area produktif Kita dalam bekerja sama dengan rekan-rekan Kita.
