Penerapan Sistem Informasi Manajemen dan Hubungannya dengan Tingkat Manajemen Organisasi

Banyaknya informasi yang diperlukan bagi kegiatan manajemen, mengakibatkan kegiatan pengolahan informasi dilakukan oleh manusia dan mesin (komputer). Komputer hanyalah sebagai alat bantu manusia dalam pengolahan data. Oleh karena itu untuk melaksanakan SIM sebaiknya seseorang memiliki pengetahuan yang cukup mengenai komputer dan penggunaannya dalam pengolahan informasi. Pengolahan informasi oleh manusia, biasanya digunakan sistem file. Dahulu umumnya sistem file dilakukan oleh masing-masing bagian organisasi, sehingga sering terdapat duplikasi informasi yang menimbulkan inefisiensi dalam pengolahan maupun pengendaliannya. Oleh karena timbul sistem informasi manajemen yang merupakan sistem informasi yang terpadu, dimana data diintegrasikan melalui sistem database (data yang tersimpan dalam media penyimpanan komputer).

Seseorang yang memiliki tugas mengambil keputusan tidak cukup hanya menerima data saja. Mereka juga memerlukan cara pengolahan data menjadi informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan. Semua ini akan terpadu dalam penggunaan SIM. Berikut ini beberapa keuntungan digunakannya sistem informasi manajemen dalam organisasi:

1. Keuntungan bagi proses planning, adalah setiap anggota organisasi bisa mendapatkan informasi secara cepat, sehingga memungkinkan keterlibatan banyak orang dalam proses perencanaan.

2. Keuntungan bagi proses organizing adalah penggunaan SIM dapat meningkatkan koordinasi antar anggota organisasi.

3. Keutungan bagi proses leading adalah penggunaan SIM dapat meningkatkan komunikasi antara stakeholder.

4. Keuntungan bagi proses controlling adalah penggunaan SIM memungkinkan untuk melakukan pengukuran unjuk kerja secara lebih intensif.

Beberapa pengguna SIM dan contoh penggunaannya dapat dilihat sebagai berikut:

1. Petugas administrasi, untuk mengerjakan transaksi dan mengolah data.

2. Manajer tingkat bawah, untuk mendapatkan data operasi, membantu ), penyusunan jadwal, mengetahui situasi yang tidak terkendali, dan mengambil keputusan.

3. Staf ahli, untuk mendapatkan informasi bagi analisisnya, membantu menganalisisnya, dan membuat perencanaan dan pelaporan.

4. Manajemen, untuk laporan tetap, permintaan infoarmasi khusus, laporan khusus mengenai problem dan peluan yang ada, dan untuk pengambilan keputusan.

Penerapan Sistem Informasi Manajemen Dalam Organisasi

Di dalam organisasi bisnis, terdapat fungsi-fungsi operasional dimana sistem informasi manajemen dapat diterapkan dalam pengoperasiannya. Fungsi-fungsi operasi perusahaan serta contoh penerapan sistem informasi manajemen didalamnya adalah sebagai berikut:

a. Pemasaran. Contoh: ramalan penjualan, perencanaan penjualan, analisa pelanggan dan penjualan.

b. Produksi. Contoh: perencanaan dan penjadwalan produksi, pengendalian biaya, analisis biaya.

c. Logistik. Contoh: perencanaan dan pengendalian pembelian, persediaan barang dan distribusi.

d. Personalia. Contoh: perencanaan kebutuhan personalia, penganalisa prestasi, administrasi gaji. 

c. Keuangan dan Akuntansi. Contoh: analisa keuangan, analisis biaya, perencanaan kebutuhan modal, perhitungan pendapatan.

Hubungan Kebutuhan Informasi Dengan Tingkat Manajemen

Informasi yang dibutuhkan dalam aktivitas manajerial dapat diperoleh dari 2 sumber, yaitu informasi dari luar (Eksternal Information) dan informasi dari dalam (Internal Operation). Untuk memperlancar proses manajemen, setiap tingkatan manajemen membutuhkan informasi baik yang berasal dari luar maupun dari dalam. Namun setiap tingkatan manajemen membutuhkan informasi yang berbeda-beda. Hal ini disebabkan adanya keluasan tugas dan tanggung jawan yang diembannya. 

Manajer puncak (top manager), mempunyai tugas dan tanggung jawab perusahaan secara keseluruhan (strategik), sehingga manajer puncak harus mempunyai pemikiran yang berorientasi kedapan dan keluar perusahaan. Oleh karena itu manajer puncak membutuhkan informasi yang berasal dari luar sebesar >50%. Informasi yang berasal dari luar tersebut seperti kondisi pesaing, ekonomi, politik, hukum, peraturan pemerintah, sosial budaya, dan lain-lain. Sedangkan manajer tingkat menengah, kebutuhan informasi yang berasal dari luar hanya sebesar 50% saja.

 Kebutuhan informasi yang lainnya akan dipenuhi oleh informasi yang berasal dari dalam, yaitu sebesar 50%, hal ini dikarenakan tugas dan tanggung jawabnya yang bersifat taktis. Informasi yang berasal dari dalam perusahaan (internal information) dibutuhkan oleh manajer tingkat bawah (lower manager) sebesar >50%, hal ini disebabkan tugas dan tanggung jawab manajer tingkat bawah lebih bersifat teknis. 

Daftar Pustaka

Wiludjeng, Sri. 2007. Pengantar Manajemen. Yogyakarta: Graha Ilmu