Membangun sistem ERP - tips and trik Part 1
Written by Administrator
Monday, 11 February 2008 Tentunya Anda sering mendengar mengenai sistem ERP yang digunakan untuk melakukan pencatatan transaksi bisnis perusahaan. sistem ERP adalah suatu sistem yang mengintegrasikan keseluruhan fungsi dan proses bisnis dalam suatu perusahaan. Membangun dan mengimplementasikan sistem ERP bukanlah pekerjaan yang mudah, membutuhkan banyak tenaga, pemikiran dan tentunya komitmen seluruh pihak yang berkepentingan.
Pada artikel ini, penulis berusaha mengemukakan beberapa hal yang perlu dan tidak perlu dilakukan dalam membangun Tentunya Anda sering mendengar mengenai sistem ERP yang digunakan untuk melakukan pencatatan transaksi bisnis perusahaan. sistem ERP adalah suatu sistem yang mengintegrasikan keseluruhan fungsi dan proses bisnis dalam suatu perusahaan. Membangun dan mengimplementasikan sistem ERP bukanlah pekerjaan yang mudah, membutuhkan banyak tenaga, pemikiran dan tentunya komitmen seluruh pihak yang berkepentingan..
Melakukan analisa kebutuhan perusahaan calon pengguna sistem
Pada tahap awal pembuatan sistem ERP, pihak pembangun sistem perlu benar-benar mengetahui kebutuhan perusahaan calon pengguna dengan jelas. Biasanya hal ini dilakukan dengan mengadakan interview dan pengumpulan informasi kepada pihak-pihak internal perusahaan
Berikut adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan:
- Memberikan informasi dengan akurat dan jelas kepada pihak konsultan. Informasi mengenai proses bisnis yang tidak jelas dapat menyebabkan pihak konsultan pembangun sistem tidak dapat melakukan pembangunan sesuai dengan keadaan perusahaan calon pengguna
- Lakukan interview kepada pihak internal yang dapat mengambil keputusan
Pihak pembangun sistem ERP akan menjelaskan desain sistem yang akan dibangun terlebih dahulu kepada pihak internal yang diinterview. Dengan melakukan hal ini, diharapkan pemetaan kebutuhan internal perusahaan terhadap sistem yang akan dibangun dapat dilakukan dengan sukses dan pihak internal mendapatkan gambaran mengenai sistem yang nantinya akan digunakan perusahaan.
Pada kasus dimana desain dan struktur sistem ERP tidak dapat memenuhi kebutuhan internal perusahan, maka pihak pembangun diharapkan dapat memberikan solusi alternatif yang mungkin pada awalnya tidak termasuk didalam sistem (non-standard requirement). Jika ini dilakukan, maka pihak pembangun membutuhkan keputusan dari pihak internal apakah solusi alternatif yang ditawarkan disetujui atau tidak. Pada saat inilah masalah timbul, yaitu saat pihak yang diinterview tidak dapat mengambil keputusan dan membuat bingung pihak pembangun sistem - Menjelaskan kebutuhan pihak internal perusahaan dengan seksama kepada pihak konsultan pembangun sistem ERP.
Sering terjadi pada beberapa proyek pembangunan sistem ERP, pihak internal perusahaan tidak mengerti dengan jelas apa cakupan dari sistem yang diinginkan, disinilah diperlukan peran pihak pembangun sistem untuk memberikan arahan dan konsultasi untuk memperjelas kebutuhan sistem yang akan dibangun. Denganbantuan konsultan, diharpakan pihak internal dapat benar-benar menjelaskan kebutuhan istem baru tanpa keraguan. - Pembuatan dokumentasi hasil interview yang disetujui oleh kedua belah pihak.
Hal ini wajib dilakukan sebagai dokumentasi desain dan keputusan-keputusan terhadap sistem ERP yang telah diambil dan disetujui baik oleh pihak internal perusahaan dan pihak pembangun sistem ERP.
Dokumentasi ini merupakan dasar dari pembuatan desain sistem dan akan menjadi acuan apabila pada masa mendatang terjadi kesalah pahaman atau perbedaan pendapat antara pihak internal perusahaan dan pihak pembangun sistem. - Jangan melakukan interview kepada pemilik perusahaan yang tidak mengerti dengan jelas proses bisnis dan permasalahan yang dihadapi pada aktivitas operasi sehari-hari. Pada beberapa pengalaman proyek pembangunan sistem ERP yang pernah saya ikuti, sering kali pemilik menginginkan banyak fitur dalam sistem yang sebenarnya tidak diperlukan dalam kegiatan operasi harian perusahaan.
- Jangan melakukan pengembangan sistem jika dokumen hasil interview belum disetujui oleh kedua belah pihak.
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, bahwa dokumentasi ini berfungsi sebagai dasar dalam desain dan pembangunan sistem. Dokumentasi ini juga merupakan acuan bagi perusahaan ketika melakukan testing dan pemeriksaan sistem baru yang dibangun.
Melakukan testing terhadap sistem yang dibangun
Ini merupakan salah satu tahapan yang kritikal untuk dilakukan. Dengan melakukan testing yang komprehensif, baik pihak pembangun sistem ERP dan pihak calon pengguna sistem ERP dapat dengan yakin mengetahui kemampuan sistem saat digunakan.
Berikut adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan:
- Gunakan dokumentasi hasil interview yang telah disetujui sebagai dasar desain sistem dalam testing. Sehingga testing yang dilakukan harus selalu mengacu kepada dokumentasi tersebut
- Buatlah skenario testing yang mencakup seluruh transaksi bisnis yang dilakukan di dalam sistem ERP
- Lakukan testing secara terus menerus (continuous testing). Pada sistem ERP yang terintegrasi, testing harus dilakukan terus menerus karena perbaikan pada suatu bagian mungkin saja menyebabkan perubahan pada bagian lain, sehingga testing yang pada awalnya telah dilakukan harus diulangi kembali untuk memastikan keseluruhan sistem dapat digunakan dengan baik.
Hal ini tentu saja akan mendorong terjadinya perbaikan secara terus menerus (continuous improvement) terhadap kekurangan-kekurangan yang ditemui selama tahapan testing. - Pada tahapan lebih lanjut, bagi pihak pengguna perlu melakukan pengembangan sistem terus menerus sehingga sistem yang telah ada dapat terus dikembangkan baik fungsi, fitur, maupun tampilannya
- Lakukan testing dengan data semirip mungkin dengan data asli yang mungkin terjadi dalam perusahaan. Hal ini perlu dilakukan untuk mengantisipasi kesalahan yang mungkin saja terjadi saat sistem ERP sudah mulai digunakan untuk kegiatan bisnis perusahaan
- Jangan melakukan testing secara parsial, karena hal ini menyebabkan analisa yang dilakukan pihak pelaku test (tester) menjadi bias dan dapat mempengaruhi perubahan sistem yang mungkin tidak diperlukan
Artikel Terkait:
