Membangun Sistem Medical Record Rumah Sakit Polri Kramatjati

[caption id="attachment_323873" align="aligncenter" width="516" caption="Rekam Medik RS Bhayangkara Tk 1 RS Soekanto (Dok Pribadi)"]Menindak lanjuti arahan Kadisdokkes Polri Brigjen Pol dr Soerjono, SKM,  Kepala Rumah Sakit Polri Kramatjati Kolonel Polisi dr Cholid Soedirdjo, SKM menugaskan saya mengikuti kursus rekam medik di RS Karyadi Semarang. Perwira Muda pangkat Letnan Dua saya tentu merasa bangga  mendapat kepercayaan sebagai peserta Kursus Rekam Medik  diselenggarakan Departemen Kesehatan.  Pelatihan  diikuti petugas rekam medik dari 50 Rumah Sakit  seluruh Indonesia tahnu 1982. 

Para peserta selama 3 bulan mendapat pengetahuan tentang pentingnya mencatat dan melaporkan (record and report) segala aktivitas pelayanan pasien didalam berkas Catatan Medik (Medical Record). Disamping itu dilatih bagaimana manajemen alur MR mulai dari pasien masuk, pemberian nomor CM sampai pada mencantumkan diagnosa berdasarkan International Clasification Diagnosis (ICD IX). Tak kalah penting dilatih bagaimana menyimpan file MR di rak khusus melalui sistem filling modern sehingga memudahkan ketika suatu saat mencari CM tersebut.

Rekam Medik merupakan berkas atau dokumen status pasien yang mencatat tentang perkembangan pengobatan dan perawatan pasien di Rumah Sakit.   Pada saat itu status pasien di Rumah Sakit Polri  dicatat dalam lembaran lembaran lepas yang belum memenuhi standard nasional rekam medik. Tahun 1982 setelah selesai mengikuti kursus saya mulai mengajukan proposal perubahan sistem medical  record kepada pimpinan Rumah Sakit Polri. 

 Alhamdulillah, political will Karumkit sangat mendukung program perubahan sistem catatan medik pasien.  Mulailah  mendesain form catatan medik (medical record)  dengan membentuk tim kerja yang terdiri dari personel dokter dan perawat serta karyawan sipil lainnya.  Perlu suatu reformasi mental untuk mengubah mind set petugas yang selama ini   menggunakan pencatatan medik yang sangat sederhana.  Saya mengajarkan  ilmu pengetahuan (transfer of knowledge) yang didapat dari kursus rekam medik kepada dokter dan perawat Rumah Sakit sembari melatih para staf  medical record yang nanti akan mengelola sistem rekam medik.  

Selain itu bagian pelayanan medik Medical record sendiri Perawat Senior Ibu Sukirah mendapat tugas khusus mencatatkan diagnosis pasien berdasarkan ICD IX. Staf Mas Surif, Suyoto, Pak Nasir, Koesmanto, Mbak Marni, Mbak Titin , Uni Erlinda Busri dan Mbak Menik dari hari kehari semakin paham tentang system medical record melalui pembelajaran dan praktek  terus menerus.

Perlu kerja keras dan kesabaran optimal untuk membuat sesuatu hal baru guna menggantikan sistem pencatatan dan pelaporan yang sudah berjalan selama 16 tahun  (1966 - 1982).  Setelah bekerja lebih dari 3 bulan, akhirnya sistem pencatatan pasien standard nasional yang ditetapkan oleh Departemen Kesehatan bisa di terapkan di Rumah Sakit Polri Kramatjati Jakarta Timur.  

Penomoran rekam medik pasien rawat inap ter sentralisir dalam enam digit dilakukan di bagian penerimaan pasien.  Keputusan Karumkit menempatkan seorang petugas khusus MR di front office (3 Shift) sangat  membantu system rekam medik sebagai awal kegitan pencatatan dan pelaporan pasien masuk dan keluar.

Lembaran tentang observasi pasien, diagnosa panyakit serta form form lainnya di beri kode khusus untuk memudahkan sistem pemantauan perjalalanan perkembangan penyakit pasien.  Terdapat pula disana form persetujuan operasi  (inform consent) yang sangat penting untuk menghindari tuntutan apabila ada tuduhan terjadinya mal praktek. 

Sementara itu untuk menambah pengetahuan tentang Ilmu Rekam Medik, saya bergabung dengan Tim Nasional Rekam Medik  Departemen Kesehatan  yang dipimpin oleh Ibu Gemala Hatta Putri Bung Hatta.  Ibu Gemala adalah pakar rekam medik Indonesia Pertama yang menggalakkan sistem pencatatan dan pelaporan pasien di Indonesia. Bu Gemala berkenan menyampaikan presentasi dihadapan dokter dan perawat RS Polri sehingga gerakan reformasi semakin lancar. Menurut Ibu Gemala Hatta, Rekam medik bersifat rahasia (confidential) hanya bisa digunakan oleh tenaga kesehatan yang bertugas serta merupakan dokumen yang hanya bisa di buka di pengadilan sebagai salah satu alat bukti (pro justisia).

Bantuan dan dukungan dari senior dokter ahli seperti Kolonel Dr KS Pamboedi, S.Pd, Kol Pol dr Cysca Lembong, Sp.A, Kol Pol dr Embram, Sp.P, Kol Pol dt Tedja Sp.B, Kol Pol dr Sidharma Husada, Kol Pol dr Soeparno, Sp.A, Kol Pol dr Ny Nangoy serta Kepala Ruang Perawatan  Lettu Pol  Yuyun Kurniasih, Ibu Elly Djuliati, Suster Elly Simanjuntak, Letda Pol DN Sithi, Letda Pol Enida Busri. Bidan Darwati dan Suryani Lubis membuat upaya reformasi catatan medikRS Polri Kramatjati boleh dikatakan sukses. 

Selama lebih 6 tahun beersama tim  mengelola sistem medical record dengan segala suka duka terutama terkait dengan perubahan mind set yang saya utarakan tadi.  Hasil kerja keras Tim Work melakukan perubahan mendasar tersebut memberikan makna berarti dalam rangka meningkatkan kualitas pelayanan Rumah Sakit terutama di tinjau dari legalitas catatan medik  pasien.