Mohon tunggu...
Benny Darmawan
Benny Darmawan Mohon Tunggu... -

Bekerja selama 19 tahun di perusahaan yang bergerak dibidang industri scanner.

Selanjutnya

Tutup

Nature Pilihan

Perlunya Menyimpan Kertas Dokumen ke dalam Bentuk Dokumen Digital

30 Mei 2014   19:57 Diperbarui: 23 Juni 2015   21:56 703
+
Laporkan Konten
Laporkan Akun
Kompasiana adalah platform blog. Konten ini menjadi tanggung jawab bloger dan tidak mewakili pandangan redaksi Kompas.
Lihat foto
Bagikan ide kreativitasmu dalam bentuk konten di Kompasiana | Sumber gambar: Freepik

Saat ini kita sudah memasuki era digital, satu persatu semua industri mulai bergabung dengan teknologi digital. Mulai dari industri percetakan, industri musik, industri kamera, hingga industri perfilman. Tetapi mungkin masih sedikit orang yang mulai menyadari bahwa kita perlu menyimpan dokumen kita kedalam bentuk dokumen digital.

Standar format file yang umum digunakan untuk menyimpan dokumen digital adalah format file PDF yang dikembangkan oleh perusahaan Adobe sejak tahun 1990 hingga saat ini.

Alat yang kita gunakan untuk mendigitalkan kertas dokumen kita adalah scanner, saat ini ada beberapa jenis teknologi scanner yang bisa kita temukan di pasar, seperti flatbed scanner, automatic document feeder (ADF) scanner, portable scanner, book scanner, yang masing-masing memiliki fungsi yang berbeda-beda.

Untuk scanner flatbed umumnya digunakan untuk scanning foto, automatic document feeder (ADF) scanner umumnya digunakan untuk scanning lembaran kertas dokumen dalam jumlah banyak, portable scanner umumnya digunakan oleh para pengguna notebook karena bentuknya yang kecil dan ringan sehingga mudah dibawa kemana-mana, book scanner umumnya digunakan untuk scanning buku tebal yang bertujuan untuk merubah buku kita menjadi buku digital.

Beberapa keuntungan apabila kita menyimpan kertas dokumen kita kedalam bentuk dokumen digital adalah:


  1. Mudah di backup (dicopy).
  2. Mudah dicari (search).
  3. Mudah dipindahkan atau berbagi (dikirim melalui email dll.).
  4. Ada level security untuk dokumen digital yg bersifat rahasia.
  5. Tidak membutuhkan ruang yang besar (karena ukuran media penyimpanan semakin kecil).
  6. Siap di reproduksi setiap saat, tanpa mengalami penurunan kualitas.


Saat ini beberapa perusahaan baik swasta maupun pemerintah sudah menerapkan sistem penyimpanan dokumen dalam bentuk digital.

Contoh penggunaan dokumen digital dalam kehidupan sehari-hari adalah:


  1. HRD menyimpan data CV karyawan.
  2. Keuangan menyimpan voucher transaksi harian.
  3. Surat kontrak kerjasama.
  4. Dokumen pribadi seperti Kartu Keluarga, KTP, PassPort, Akte Kelahiran, Ijazah, dll.
  5. Kartu Nama bisnis.
  6. Notaris menyimpan dokumen-dokumen klien.
  7. Marketing menyimpan katalog atau brosure.
  8. Universitas menyimpan data siswa.
  9. Perkantoran menyimpan laporan untuk dikirim melalui email.
  10. dan masih banyak lagi....


Dengan bantuan scanner, kita dapat menyimpan kertas dokumen kedalam bentuk dokumen digital dan dapat meningkatkan produktifitas kita dan menghemat biaya.

Baca konten-konten menarik Kompasiana langsung dari smartphone kamu. Follow channel WhatsApp Kompasiana sekarang di sini: https://whatsapp.com/channel/0029VaYjYaL4Spk7WflFYJ2H

Mohon tunggu...

Lihat Konten Nature Selengkapnya
Lihat Nature Selengkapnya
Beri Komentar
Berkomentarlah secara bijaksana dan bertanggung jawab. Komentar sepenuhnya menjadi tanggung jawab komentator seperti diatur dalam UU ITE

Belum ada komentar. Jadilah yang pertama untuk memberikan komentar!
LAPORKAN KONTEN
Alasan
Laporkan Konten
Laporkan Akun