Dalam berbisnis, keterlibatan dalam berbagai kolaborasi, kemitraan, penawaran sourcing dan outsourcing tidak bisa dihindari. Aliansi ini adalah dasar bagi proses operasional Anda untuk mencapai efisiensi maksimum dalam operasi, mengelola hubungan baik dengan supplier yang sering berinteraksi dengan Anda. Komunikasi efektif dengan supplier akan membuat manajemen inventori menjadi lebih baik dan meningkatkan keseluruhan proses akuisisi barang.
Berikut adalah tahap-tahap dasar yang harus dilakukan untuk menjaga hubungan Anda dengan supplier menjadi lebih efektif:
1. Gunakan software Supplier Relationship Management (SRM).
Ketika sebuah perusahaan mulai memperoleh lebih banyak vendor, memberikan perhatian ke mereka semua adalah pekerjaan yang membosankan. SRM software memiliki fitur yang sangat bernilai untuk melakukan tugas-tugas seperti pembaruan otomatis profil supplier, mengelola dan memantau kinerja supplier, serta mengidentifikasi dan menampung supplier baru.
2. Jadilah konsumen yang baik untuk supplier Anda.
Sama seperti perusahaan yang mengukur kinerja supplier mereka, supplier juga secara teratur mengevaluasi pelanggan mereka. Hubungan pembeli-supplier adalah semua hal tentang ‘Menghormati dan Dihormati’. Untuk menjaga citra yang baik dengan supplier Anda, ada dua hal yang harus diingat: Pertama, setelah melakukan pemesanan biasakan diri untuk disiplin dalam hal syarat pembayaran dan aturan-aturannya. Jika ada gangguan dalam proses pembayaran, menginformasikan supplier sesegera mungkin dengan tanggal waktu pembayaran yang memungkinkan adalah hal terbaik untuk dilakukan. Kedua, pastikan Anda memberikan jangka waktu yang cukup dan sejujur mungkin dalam proyeksi Anda.
3. Cobalah mempertimbangkan pengurangan jumlah vendor Anda.
Pernahkah Anda mendengar peribahasa “Terlalu banyak koki merusak kaldu”? Memiliki banyak vendor dapat menjadi hal yang berlebihan dan tidak efisien, dan akhirnya akan menyebabkan peningkatan biaya administrasi. Kecuali kebutuhan akan vendor baru muncul, lebih baik untuk membangun hubungan yang lebih dekat dengan beberapa vendor saja. Mengurangi jumlah vendor yang merepotkan dapat dengan cepat meningkatkan efisiensi dalam pengadaan dan proses administrasi. Jika proses mengurangi vendor sulit, pertimbangkan faktor-faktor seperti keandalan, ketepatan pengiriman, biaya, dan kemauan vendor untuk berkomunikasi. Software SRM dapat menjadi alat yang bermanfaat untuk memutuskan vendor mana yang harus dikurangi.
4. Tetap jaga komunikasi Anda dengan terbuka.
Inklusif. Undang supplier ke dalam rapat pembentukan strategi, beri mereka tur kantor Anda, masukkan mereka dalam acara bisnis, dan saling berbagi informasi tentang produk-produk baru yang ada di pasaran. Sebaliknya, perusahaan Anda juga harus mampu melakukan hal yang sama seperti mengunjungi kantor supplier Anda dan mengetahui seluk beluk bisnis mereka. Penting untuk berterus terang ke supplier tentang kebutuhan perusahaan Anda. Dengan memberi mereka semua informasi yang mereka butuhkan, supplier Anda dapat melakukan hal lebih baik karena mereka akan tahu area mana yang perlu ditingkatkan oleh kedua belah pihak.
