Bukan di Resepsionis, Cek In Juga Bisa Langsung di Kamar Atau di Tenda

Hotel merupakan rumah bagi seorang traveller yang harus bepergian ke luar kota atau bahkan luar negeri untuk berbagai tujuan, baik wisata, bisnis, dinas, maupun sekedar healing atau mencari suasana baru.   Sebagai seseorang yang sudah sering kali bepergian ke banyak kota dan negara dalam rentang waktu yang cukup lama, maka saya tentunya banyak memiliki berbagai pengalaman berurusan dengan hotel baik sejak pertama kali melapor atau cek ini maupun selama tinggal.  Bahkan lama tinggal di suatu hotel pun bermacam-macam, ada yang sekedar transit beberapa jam seperti misalnya di bandara , ada yang hanya satu malam saja , namun bisa juga satu minggu, dua minggu, bahkan bisa sampai beberapa bulan.  Karena itu akan sangat banyak pengalaman menarik yang bisa diceritakan.

Cek in merupakan langkah pertama yang dilakukan ketika kita menginap atau tinggal di suatu hotel. Ada banyak faktor yang biasanya dapat mempengaruhi pengalaman sewaktu cek in di suatu hotel,  misalnya jenis hotel seperti hotel melati, atau berbintang, lokasi hotel, apakah hotel bisnis di pusat kota, hotel transit di bandara, atau kah hotel di suatu resort atau tempat wisata yang popular;  season atau musim, apakah high atau peak season ketika tamu sedang ramai, ataukah low season ketika tamu sedang sepi dan tentunya juga budaya atau lokasi negara tempat kita menginap pun ikut memainkan peran penting dalam tingkat layanan dan pengalaman kita. 

Selain itu, profil tamu  juga akan mempengaruhi. Apakah kita cek ini sebagai tamu perorangan, ataukah sebagai bagian dari grup tur atau sebagai bagian dari rombongan yang sedang berdinas dari suatu instansi.  Selain itu untuk hotel berbintang, juga biasanya mempunyai program loyalti dimana tamu bisa menjadi member.  Jika kita kebetulan menjadi member tentu saja akan dilayani secara eksklusif tergantung dengan tingkat atau tier  membership yang dimiliki.  Hotel-hotel ini biasanya mempunyai tempat khusus untuk para member melakukan cek ini.

Secara umum pengalaman saya ketika cek ini adalah biasa-biasa saja.  Kalau kita cek in di suatu hotel dimana kita belum pernah menginap atau tidak menjadi member, biasanya diharuskan mengisi formulir berisi data seperti nama alamat nomor KTP atau Paspor jika di luar negeri dan tergantung dengan kebijakan hotel. Di zaman dahulu ada hotel yang menyimpan KTP kita dan baru diberikan ketika cek out setelah membayar. Sementara di era sekarang, ketika membayar dengan kartu kredit atau kita sudah membeli voucher hotel, biasanya hanya kartu kredit yang di otorisasi untuk jumlah tertentu saja.  Ada juga hotel yang meminta uang jaminan atau deposit untuk kartu kunci hotel (biasanya hotel kelas budget) dan untuk hotel berbintang bisanya tidak dan bahkan kunci sendiri tidak diminta kembali sewaktu cek out sehingga bisa dijadikan koleksi. 

Sementara itu di luar negeri, juga ada banyak pengalaman yang menarik, ada hotel yang menyimpan paspor kita selama menginap di sana dengan berbagai alasan. Sebuah hotel di Amman pernah melakukan ini, Juga sebuah hotel di St. Petersburg, Rusia pernah menyimpan paspor dengan alasan keamanan.   Namun sebagian besar hanya meminta paspor untuk difotokopi.   Namun apabila kita sudah menjadi pelanggan tetap atau sudah sering menginap di hotel yang sama dalam waktu yang cukup lama, maka ada kemungkinan resepsionis bahkan sudah mengenal kita dan tidak usah lagi memberikan KTP atau paspor, karena mereka masih menyimpan fotokopinya.  Tentu saja dengan memberikan kartu membership yang kita miliki.

Pengalaman kurang menyenangkan ketika cek ini, biasanya terjadi jika kebetulan sedang banyak tamu yang cek ini pada waktu yang bersamaan, sehingga ada kemungkinan terjadi antrean yang cukup panjang sementara petugas nya mungkin hanya satu.  Selain itu sering juga kamar masih belum siap ketika kita cek in walau pun cek ini dilakukan sesudah pukul 15.00, sehingga masih harus menunggu sekitar setengah atau bahkan satu jam.  'Hotel sedang fully book' sering kali dijadikan alasan.

Sementara buat saya sendiri sesungguhnya lebih sering mengalami proses dan pengalaman cek in yang menyenangkan. Apalagi bila kita menjadi member dan sudah memiliki tier yang lumayan tinggi karena sering menginap dan langganan di hotel tersebut.

Bila menjadi member program dan kemudian sering menginap di jaringan hotel tersebut, maka tier akan naik.   Pada tier tertentu, ada yang bisa mendapatkan previlige  untuk upgrade tipe kamar, serta late check out atau early check in. Bahkan ada kepastian mendapat kamar bila pemesanan dilakukan beberapa hari sebelumnya.  Jika kita kebetulan kita menjadi member, maka  proses cek ini bukan hanya terjadi di front office atau di resepsionis.  Bisa saja proses cek ini terjadi di lounge khusus, atau dengan hanya menunjukkan kartu, kita dipersilahkan duduk sambil menikmati welcome drink atau bahkan boleh masuk ke lounge dan menikmati makanan ketika proses cek in sedang dilakukan.

Sering juga kunci kamar bahkan sudah disiapkan terlebih dahulu ketika kita datang dan kita tidak usah menunggu sama sekali dan bahkan yang paling menarik adalah ketika datang, saya langsung diantar ke kamar dan proses cek ini terjadi di dalam kamar.   Untuk resort atau lokasi hotel yang khas, proses cek ini bisa saja berlangsung di suatu tenda yang cukup nyaman dan menarik di tengah hutan belantara seperti yang pernah saya alami ketika menginap di suatu tempat safari di Afrika Timur. 

Bahkan untuk mendapatkan upgrade kamar, saya juga sering mendapatkannya bila cek ini agak malam, bisa saja tipe kamar yang kita pesan sudah penuh sehingga kita diupgrade ke kamar yang lebih mahal yang kebetulan kosong. Saya sendiri pernah mendapatkan upgrade ke sebuah presidential suite yang sangat luas lengkap dengan ruang meeting, ruang tamu, dapur, tempat fitness, sauna dan jacuzzi.  Proses cek ini juga sangat menyenangkan karena ketika datang melapor semua sudah dipersiapkan dan kita tinggal diantar ke kamar.