Penggunaan Sistem ERP: Implementasi, Kekurangan dan Kelebihan Pada PT Astra Agro Lestari

ERP (Enterprise Resource Planning) adalah sistem perangkat lunak yang digunakan oleh organisasi untuk mengelola dan mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis mereka dalam satu platform terpadu. ERP memungkinkan aliran informasi yang efisien antara berbagai departemen dalam perusahaan, seperti keuangan, pemasaran, sumber daya manusia, produksi, dan logistik, sehingga meningkatkan efisiensi operasional dan pengambilan keputusan.
Fungsi utama ERP:
1. Keuangan: Mengelola akuntansi, laporan keuangan, penganggaran, dan perencanaan keuangan.
2. Sumber Daya Manusia (SDM): Menangani rekrutmen, penggajian, pelatihan, dan manajemen kinerja karyawan.
3. Produksi: Merencanakan dan mengelola proses produksi, mengelola persediaan bahan baku dan barang jadi.
4. Rantai Pasokan (Supply Chain): Mengelola logistik, pengadaan, distribusi, dan manajemen persediaan.
5. Pemasaran dan Penjualan: Mengelola pesanan pelanggan, harga, inventaris produk, dan hubungan dengan pelanggan.
6. Manajemen Proyek: Memantau dan mengelola proyek bisnis untuk memastikan bahwa semuanya berjalan sesuai anggaran dan jadwal.

B. Contoh Sistem ERP:
1. SAP ERP: Salah satu sistem ERP terbesar dan paling terkenal yang banyak digunakan oleh perusahaan besar di berbagai industri. SAP menawarkan modul untuk keuangan, manufaktur, logistik, SDM, dan banyak lagi.
2. Oracle ERP Cloud: Platform ERP berbasis cloud yang menyediakan solusi untuk keuangan, sumber daya manusia, perencanaan produksi, dan lainnya.
3. Microsoft Dynamics 365: Sistem ERP yang mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis dan menawarkan fitur-fitur seperti CRM, manajemen keuangan, dan analitik berbasis cloud.
4. Odoo: ERP open-source yang menawarkan berbagai modul mulai dari penjualan, akuntansi, hingga manajemen inventaris dan proyek.
Dengan menggunakan ERP, perusahaan dapat mengurangi duplikasi data, meningkatkan efisiensi operasional, dan memperoleh wawasan yang lebih baik untuk pengambilan keputusan.

C. Sistem ERP yang Digunakan di PT Astra Agro Lestari
PT Astra Agro Lestari Tbk adalah salah satu perusahaan besar yang bergerak di bidang industri kelapa sawit, yang merupakan bagian dari grup Astra International. Dalam operasionalnya, perusahaan ini menerapkan sistem ERP untuk mendukung berbagai aspek bisnis, mulai dari keuangan, sumber daya manusia, produksi, hingga pengelolaan rantai pasokan.
Menurut informasi yang tersedia, SAP ERP adalah salah satu sistem ERP yang digunakan di PT Astra Agro Lestari. SAP merupakan salah satu platform ERP yang sangat populer dan digunakan oleh banyak perusahaan besar di berbagai industri. SAP membantu PT Astra Agro Lestari untuk mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis, seperti:
1.Keuangan dan akuntansi: Mengelola laporan keuangan, anggaran, dan pengendalian biaya.
2.Manufaktur dan produksi: Mengoptimalkan proses produksi kelapa sawit, pengelolaan persediaan bahan baku, dan pemantauan kualitas.
3.Sumber daya manusia (SDM): Mengelola penggajian, rekrutmen, pelatihan, dan manajemen kinerja.
4.Rantai pasokan dan distribusi: Mengelola logistik, pengadaan bahan baku, dan distribusi produk jadi.
Dengan SAP, PT Astra Agro Lestari dapat memonitor semua aspek operasionalnya secara real-time dan mendapatkan data yang diperlukan untuk pengambilan keputusan yang lebih cepat dan tepat.
Catatan: Selain SAP, perusahaan besar seperti Astra Agro Lestari mungkin juga menggunakan solusi lainnya atau mengembangkan sistem kustomisasi untuk memenuhi kebutuhan spesifik bisnis mereka. Namun, SAP ERP adalah salah satu yang paling banyak digunakan di banyak sektor industri besar di Indonesia.

Implementasi sistem ERP pada PT Astra Agro Lestari :

Sejarah Implementasi:
Pada periode tahun 2000
Menggunakan sistem manual dan terpisah, namun kesulitan dalam integrasi data antar departemen menjadikan proses bisnis pada PT Astra Agro Lestari kurang efisien dan kurang stabil.
Pada periode tahun 2000-2010
PT Astra Agro Lestari mulai mengadopsi sistem komputerisasi sederhana, dan meng-implementasikan sistem berbasis database. Namun masih terbatas pada fungsi/kegunaan tertentu.
Pada periode tahun 2010 -- Sekarang
Peng-implementasian sudah penuh dengan sistem ERP, dan menggunakan SAP sebagai platform utama, peng-integrasian sudah dilakukan pada seluruh proses bisnis.

Sistem ERP yang Diimplementasikan:
*Manajemen Perkebunan
Yakni: Monitoring lahan dan tanaman, Pengelolaan hasil panen, Perencanaan produksi
*Supply Chain Management
Yaitu: Pengadaan bahan baku, Manajemen inventori, Distribusi produk
*Financial Management
Yaitu: Pengelolaan keuangan, Akuntansi dan perpajakan, Pelaporan keuangan
*Human Resource Management
Yaitu: Penggajian karyawan, Manajemen SDM, Pelatihan dan pengembangan
*Quality Control
Yaitu: Kontrol kualitas produk, Standarisasi proses, Monitoring hasil produksi

kelebihan dan kekurangann sistem erp di PT Astra Agro Lestari:
1.Kelebihan ERP di PT Astra Agro Lestari:
-Scheduler for crop or plant maintenance
Fitur ini sangat penting bagi perusahaan-perusahaan yang bergerak di bidang pertanian atau perkebunan. Dengan fitur ini perusahaan dapat mengelola jadwal perawatan tanaman dengan lebih efektif.
-Asset tracking dalam penerapan ERP pada PT Astra Agro Lestari
Salah satu fitur utama yang ditawarkan oleh sistem ERP adalah asset tracking, dimana para pengguna dapat melakukan pelacakan dan pemantauan aset perusahaan secara langsung dan akurat. Dalam hal ini, sistem ERP memungkinkan pengguna untuk memantau penggunaan aset secara real-time agar dapat mengelola aset dengan lebih efisien.
-Weather monitoring and forecast
Salah satu fitur unggulan dalam penerapan ERP adalah kemampuan untuk memantau cuaca dan perkiraan cuaca. Hal ini sangat penting terutama bagi perusahaan yang memiliki kegiatan di luar ruangan atau bergantung pada cuaca, seperti perusahaan pertanian, perkebunan, konstruksi, dan pariwisata.
-Costing for immature crop or plant
Salah satu fitur unggulan dalam penerapan ERP adalah kemampuan untuk melakukan perhitungan biaya pada tanaman yang masih belum matang atau yang masih dalam tahap pertumbuhan. Fitur ini sangat penting dan termasuk kedalama peranan erp pada perusahaan perkebunan.
-Costing for mature crop or plant
Kelebihan utama sistem ERP adalah kemampuannya untuk melakukan perhitungan biaya pada tanaman yang sudah dewasa atau siap panen.
Dalam penerapan ERP pada PT Astra Agro Lestari, kelebihan ini sangat berguna dalam kalkulasi dan penyesuaian penyusunan anggaran yang dibutuhkan.
-Dashboard for easy reporting
Dalam penerapan ERP pada PT Astra Agro Lestari, fitur ini dapat membantu perusahaan dalam mengelola berbagai aspek. Aspek tersebut mencakup manajemen tanaman, pemeliharaan alat, dan pengelolaan stok bahan baku. Dengan adanya dashboard ini, perusahaan dapat dengan mudah melacak dan memantau proses produksi dan stok bahan baku.

2. Kekurangan ERP di PT Astra Agro Lestari:
-Investasi ERP yg mahal
Aplikasi ERP adalah perangkat lunak berbayar dan mempunyai ketergantungan pada vendor.
-Adaptasi dan Implementasi ERP yg rumit
ERP kerap terlihat terlalu sulit untuk beradaptasi dengan alur kerja dan proses bisnis tertentu dalam beberapa organisasi. Sistem dapat terlalu kompleks apabila dibandingkan dengan kebutuhan pelanggan.
Implementasi sistem ERP memerlukan waktu yang lama untuk dapat beradaptasi karena membutuhkan pelatihan khusus bagi personil tiap divisi. Perekayasaan kembali proses bisnis untuk menyesuaikan dengan standar industri yang telah dideskripsikan oleh sistem ERP dapat menyebabkan kehilangan keuntungan kompetitif.
- Resiko Kehilangan Informasi Perusahaan
Data dalam sistem ERP berada dalam satu tempat. Hal ini dapat meningkatkan risiko kehilangan informasi sensitif apabila terdapat pembobolan sistem keamanan.