Membangun Komunikasi yang Efektif dalam Sebuah Rapat

Rapat adalah sarana kita membahas sesuatu yang nanti akhirnya bersama-sama secara musyawarah atau voting mengambil sebuah keputusan. Namun seringkali rapat tidak menghasilkan sebuah keputusan sebagaimana yang diharapkan.  

Usai rapat malah terjadi pertengkaran ataun perselisihan antar personal.  Kita perlu melakukan rapat yang berhasil.  Bagaimana sebuah komunikasi yang dibangun dalam sebuah rapat supaya berhasil?

Arti Kata

Komunikasi berasal dari bahasa Inggris communication (kata benda) dan communicate (kata kerja) yang keduanya mempunyai arti yang sama yakni "membuat sama" (to make common).  Secara lebih rinci communicate berarti: (a) untuk bertukar pikiran, perasaan, informasi, (b) untuk membuat mengerti, (c) untuk membuat sama, (d) untuk mempunyai hubungan yang simpatik.

Sementara itu, communication berarti: (a) pertukaran simbol, pesan-pesan atau informasi yang sama, (b) proses pertukaran di antara individu-individu melalui sistem simbol yang sama, (c) seni untuk mengekspresikan gagasan, (d) ilmu pengetahuan tentang pengiriman pesan.

Dengan demikian, kata komunikasi dalam praktiknya selalu melibatkan: (a) adanya pesan sebagai alat untuk tukar menukar informasi, (b) terciptanya kebersamaan antara komunikator (pengirim pesan) dengan komunikan (penerima pesan).

Seseorang yang sedang terlibat dalam proses komunikasi tak lain mencoba untuk menumbuhkan kebersamaan atau commones (dalam pesan) pada orang lain yang diajak berkomunikasi.  Ide, gagasan, dan perilaku yang kita libatkan dalam komunikasi diharapkan dipahami secara sama oleh penerima pesan.

Kata efektif secara umum berarti tepat guna atau berhasil.  Ini berbeda dengan kata efisien yang lebih menekankan waktu yang singkat tidak bertele-tele. 

Tujuan Kita Berkomunikasi

Beberapa tujuan berkomunikasi adalah: (1) Menemukan jati diri.  Semakin banyak kita berkomunikasi dengan orang lain, semakin banyak kita mendapat umpan balik, maka kita menjadi semakin sadar akan diri sendiri dan apa yang harus dilakukan di lingkungannya.  

Hasilnya, ia akan mudah menempatkan diri dimana dia berada, mudah untuk menerima perbedaan, lebih bisa menghargai karena lebih kaya pengalaman dengan banyak orang. (2) Berhubungan dengan orang lain. 

Dengan melakukan komunikasi kita dapat membina dan memelihara hubungan kita dengan orang lain.  Kita merasa dicintai dan disukai, begitu juga ingin mencintai dan menyukai.  Sering orang harus menghabiskan waktunya dalam waktu yang agak lama dalam rangka memelihara hubungan dengan orang lain dan secara sosial.

Selain itu berkomunikasi juga memiliki tujuan: (3) Meyakinkan orang lain.  Kita berkomunikasi tentu membawa pesan tertentu yang dapat meyakinkan suatu pendapat, keyakinan, gagasan kepada orang lain, sehingga orang lain itu setuju dan memiliki pemahaman seperti pesan yang kita sampaikan. (4) membentuk citra diri.  Dengan berkomunikasi, kita sedang membangun citra diri atau personal branding.  Maka orang akan mengatakan kita ini rendah hati atau sebaliknya angkuh; murah hati atau sebaliknya pelit itu dari komunikasi yang kita lakukan. (5) Bermain.  Berkomunikasi dengan menyebabkan orang terhibur karena diselipkan cerita jenaka, cerita-cerita menarik, humor-humor maka itulah makna berkomunikasi dengan tujuan bermain.  Berkomunikasi tidak selalu harus serius.

Berkomunikasi yang Efektif

Berkomunikasi yang efektif itu dimaksudkan berkomunikasi yang tahu akan apa yang hendak kita sampaikan.  Dengan demikian, maka kita tidak akan melantur-lantur dalam berbicara.  Pembicaraan akan berfokus bagaimana pesan yang kita sampaikan dapat diterima oleh pendengar.

Berkomunikasi yang efektif itu dimaksudkan berkomunikasi untuk bertukar informasi atau pendapat sehingga pada akhirnya dicapai kesepakatan terbaik bersama-sama.  Sebaiknya dalam komunikasi ini, seseorang tidak merasa pendapatnya selalu benar dan dapat menghargai pendapat orang lain.

Berkomunikasi yang efektif itu dimaksudkan berkomunikasi yang dapat membangun hubungan lebih simpatik.  Tidak dapat dipungkiri misal dalam rapat akan terjadi adu argumentasi.  Sepanjang adu argumentasi itu dilakukan dengan dasar-dasar yang jelas, kalimat-kalimat yang sopan, hati yang tulus, maka hubungan personal akan menjadi lebih simpatik.  Sudah banyak contoh hubungan personal menjadi terputus hanya karena masalah komunikasi yang tidak membangun hubungan lebih simpatik ini.

Berkomunikasi yang efektif  itu dimaksudkan berkomunikasi yang memiliki tujuan-tujuan yang jelas disadari.  Tujuan-tujuan itu adalah untuk menemukan jati diri, berhubungan dengan orang lain, meyakinkan orang lain, membentuk citra diri dan bermain dalam arti menyenangkan orang lain.  Dengan demikian, komunikasi yang dilakukan akan lebih cermat dan berhati-hati.

Berkomunikasi yang efektif itu dimaksudkan berkomunikasi yang memperhatikan waktu yang digunakan.  Kalimat-kalimat yang ringkas, tidak diulang-ulang membuat waktu rapat misalnya tidak bertele-tele.  

Perencanaan rapat yang baik juga menolong penggunaan waktu yang efektif.  Waktu rapat yang efektif itu maksimal 3 jam.  Lebih dari itu karena pikiran sudah capek biasanya akan terjadi komunikasi yang tidak membangun; misalnya marah karena pendapat tidak diterima, tersinggung dengan ucapan pihak lain, tidak sengaja memilih kalimat-kalimat yang merendahkan orang lain dan sebagainya.

Rapat Dirindukan

Berkomunikasi yang efektif dalam sebuah rapat menjadikan rapat pada waktu-waktu selanjutnya menjadi rapat yang dirindukan.  Pada saat undangan rapat dilayangkan, maka ada antusias para yang diundang dalam menanggapinya.  Mereka pun akan menyediakan waktu, meski sesibuk apa pun mereka itu, akan berusaha menghadiri undangan rapat itu. 

Lain lagi jika rapat-rapat sebelumnya komunikasi kurang efektif, sehingga justru timbul persoalan-persoalan baru, maka para undangan rapat akan segan menghadiri undangan rapat dengan berbagai alasan.  Yang klasik adalah alasan sakit, keperluan keluarga dan lain-lain.