Kenangan Quick Count 2014: Soliditas Tim adalah Kunci

Kenangan Quick Count 2014: Soliditas Tim Adalah Kunci

Oleh: Sultani

Quick count merupakan proyek hitung cepat hasil pemilu yang benar-benar mengandalkan akurasi sampel. Pekerjaannya relatif mudah dibanding dengan survei elektabilitas capres atau survei opini publik lainnya. Dalam quick count para pengumpul data atau interviewer hanya datang ke Tempat Pemungutan Suara (TPS) menunggu hasil penghitungan suara selesai, mencatat hasil tersebut lalu mengirimkannya ke pusat penghitungan data. Data dari TPS ini diolah secara statistik kemudian dihitung sebagai perolehan suara.

Untuk mendapatkan sampel yang akurat diperlukan tim yang bertugas untuk menentukan kriteria karakter populasi yang akan dijadikan sebagai pedoman dalam menentukan jumlah sampel. Ukuran sampel ini dicuplik dari Daftar Pemilih Tetap (DPT) terbaru Pemilu 2014 yang sudah disahkan oleh Komisi Pemilihan Umum (KPU). Dari sampel yang dihasilkan inilah akan tergambar distribusi sampel dan sebaran lokasi TPS beserta karakter daerah dan karakter masyarakatnya.

Setelah mengetahui karakter populasi pemilih Indonesia secara keseluruhan, tim sampling membuat kesepakatan untuk menentukan besaran atau jumlah sampel yang diperlukan sebagai prediktor terhadap populasi, yaitu pemilih yang sudah terdaftar dalam DPT terbaru. Setelah semua syarat untuk menentukan sampel terpenuhi, tim sampling akan menentukan unit sampel.

Sejauh yang Saya tahu, unit sampel quick count adalah Tempat Pemungutan Suara (TPS). Dari unit sampel inilah tim sampling menentukan jumlah ideal TPS yang diperlukan sebagai sampel yang akurat. Untuk quick count 2014 jumlah sampel ditentukan sebanyak 2000 TPS yang tersebar di 34 provinsi. Untuk menghasilkan sampel yang memenuhi prinsip keterwakilan maka teknik samplingnya harus bisa memenuhi prinsip keterwakilan ini. Biasanya teknik yang sering digunakan adalah stratified random sampling atau multi-stage random sampling.

Sumber: Litbang Kompas

Dari informasi jumlah TPS ini baru dibuat skema tim yang akan bertugas untuk membentuk infrastruktur quick count di lapangan, atau lokasi TPS terpilih. Distribusi sampel akan disesuaikan dengan jumlah sumber daya manusia yang dimiliki oleh Litbang Kompas. Pada tahap inilah tim inti quick count dibentuk. Tim inti adalah tenaga peneliti yang ditunjuk untuk menjadi koordinator wilayah sampel dengan tugas utama membentuk infrastruktur quick count di lapangan.

Para peneliti ini bertanggung jawab terhadap sampel-sampel yang menjadi tugasnya. Prinsip pembagian daerah sampel ini berdasarkan rasio sebaran sampel per pulau atau per provinsi terhadap jumlah peneliti. Semakin padat sebaran sampel di suatu wilayah maka distribusi peneliti di wilayah tersebut akan semakin banyak. Sebaliknya, di wilayah dengan sebaran yang renggang maka distribusi penelitinya juga sedikit.

Saya contohkan, untuk Pulau Jawa sebaran sampel quick count paling padat karena populasi pemilihnya mencakup 50 persen lebih jumlah DPT. Untuk itu, distribusi peneliti di Jawa Barat, Jawa Tengah, Jawa Barat, DKI Jakarta distribusi penelitinya paling banyak untuk mengawasi sampel.

Sebaliknya, di daerah-daerah yang distribusi sampelnya renggang, seperti Papua, Maluku, Nusa Tenggara, dan Bali distribusi tenaga penelitinya lebih sedikit. Biasanya pembagiannya satu peneliti memegang dua sampai tiga provinsi.

Setelah semua peneliti mendapatkan pembagian daerah sampel, pekerjaan selanjutnya adalah menentukan titik-titik kritis dari setiap daerah sampel. Titik kritis ini maksudnya adalah kendala atau hambatan yang berpotensi menghambat atau mengganggu kelancaran kerja di lapangan. Ada beberapa kategori titik kritis yang harus dicatat oleh peneliti, yaitu potensi konflik, letak geografis, jarak ke pusat keramaian terdekat, dan kemampuan menangkap sinyal handphone.

Gabungan dari titik-titik kritis ini bermuara pada pilihan titik TPS pengganti dan penentuan anggaran. Kedua isu ini penting diperhatikan dalam penyelenggaraan quick count karena membantu sekali dalam memilih sampel yang akurat dan memudahkan akses untuk mencapai titik TPS tersebut.

Struktur dan Tugas

Quick count Pilpres 2014 merupakan debut kegiatan survei Litbang Kompas karena jumlah sampel tersebar hingga dua ribu titik di seluruh Indonesia. Agar mega proyek ini bisa digarap dengan sukses diperlukan tim yang terorganisir dengan solid untuk mengakomodasi kejelasan dan kelancaran kerja. Tim ini dilengkapi dengan struktur dan tugas yang jelas sehingga alur kerja menjadi lancar dan terarah dengan jelas.

Secara garis besar struktur quick count Litbang Kompas dalam Pilpres 2014 terdiri dari Project Officer (PO), Koordinator Wilayah (Korwil), Koordinator Daerah (Korda), Koordinator Lapangan (Korlap), dan Interviewer atau Informan Lokal.

Para mahasiswa yang menjadi interviewer (Sumber: Dokumentasi pribadi)

Project Officer sebagai penanggung jawab proyek bertugas mendesain proyek, membentuk tim inti, membuat job desk, dan mengontrol proyek secara keseluruhan. PO dibantu langsung oleh Korwil yang terdiri dari 30-an tenaga peneliti Litbang Kompas. Tugas utama korwil adalah membentuk infrastruktur quick count di lapangan. Infrastruktur ini terdiri dari sumber daya manusia, akses menuju titik sampel, dan akses untuk sinyal HP. Saya menyebut posisi PO dan Korwil sebagai tim inti dalam struktur organisasi quick count ini.

Korda dan Korlap merupakan struktur tertinggi untuk tenaga lapangan. Mereka direkrut dari mahasiswa senior di kampus-kampus perguruan tinggi lokal. Korda merupakan asisten dari Korwil yang tugasnya adalah merekrut Korlap sesuai kebutuhan Korwil. Sementara Korlap bertugas membantu Korda untuk mengoordinir dan mengontrol pengumpulan data yang dilakukan oleh interviewer. Korlap mengoordinir para interviewer, mendampingi interviewer, dan mengontrol kerja interviewer. Korlap juga bertanggung jawab terhadap kelancaran kerja interviewer.

Struktur yang menjadi ujung tombak dalam quick count adalah Interviewer atau tenaga pengumpul data. Dalam praktik di lapangan, posisi interviewer dipisahkan menjadi dua kategori, yaitu interviewer (reguler) dan informan lokal. Interviewer (reguler) adalah mahasiswa perguruan tinggi lokal yang direkrut langsung oleh Korlap dan dilatih untuk mengumpulkan data perolehan suara di TPS sampel. Sementara informan lokal merupakan warga lokal yang direkrut langsung oleh Korwil untuk menjadi pengumpul data TPS pada hari Pemilu.

Koordinator Daerah dan Koordinator Lapangan (Sumber: Dokumentasi pribadi)

 Konsolidasi Tim

Berdasarkan lini masa (time line) proyek yang sudah ditetapkan oleh penanggung jawab proyek, kegiatan quick count dibagi menjadi tiga tahap utama, yaitu perencanaan dan pra quick cout, pelaksanaan quick count, dan pengolahan data dan publikasi. Tahap perencanaan dan pra quick count merupakan tahapan konsolidasi tim yang meliputi kegiatan rapat dan briefing seluruh tim terkait persiapan turun lapangan, merekrut SDM, strategi kerja di lapangan, dan antisipasi terhadap potensi kendala di lapangan.

Konsolidasi tim merupakan tahap yang paling krusial karena terkait langsung dengan pembangunan infrastruktur pendukung kelancaran proses quick count. Dalam quick count 2014, konsolidasi tim ini dilakukan sejak setahun sebelum pemilu melalui kegiatan Survei Kepemimpinan Nasional (SKN) yang diselenggarakan per enam bulan. Semua peneliti Litbang Kompas yang ditugaskan sebagai Korwil harus turun lapangan ke lokasi sampel untuk menyelesaikan tugas dan tanggung jawab di daerahnya masing-masing.

Survei ini akan menjadi proyeksi kesiapan Litbang Kompas karena salah satu targetnya adalah membuat data base interviewer yang akan direkrut sebagai tenaga lapangan dalam quick count nanti. SKN menjadi ajang bagi Korwil untuk berkenalan lebih dekat dengan korda, korlap, dan interviewer di daerah. Selain itu, dengan survei ini Korwil juga bisa mengetahui secara langsung kondisi daerah-daerah sampel terkait kondisi medan dan karakter masyarakatnya.

Pembahasan kuesioner bersama interviewer di Sulawesi Tenggara (Sumber: Dokumentasi pribadi)

Semua kejadian dan pengalaman selama survei akan dicatat dan menjadi bahan evaluasi untuk kepentingan quick count kelak. Setiap peneliti wajib membuat lini masa masing-masing untuk menentukan target kerjanya supaya selaras dengan target yang sudah ditetapkan PO. Setiap peneliti juga diberi wewenang penuh untuk berkoordinasi dengan anggota timnya sesuai wilayah kerja masing-masing.

Target utama SKN untuk kepentingan quick count adalah database interviewer dan pengenalan kondisi medan di daerah. Dari kedua informasi ini, PO dan Korwil akan menyusun lini masa (time line) sebagai skema kerja Korwil dalam merekrut SDM lapangan dan membangun infrastruktur quick count.

Rekrut SDM

Merekrut SDM lapangan merupakan tahapan krusial dalam konsolidasi Korwil dan tim lapangannya. Pada tahap ini Korwil harus merekrut tenaga lapangan yang dibutuhkan yaitu i Korda, Korlap, dan interviewer atau informan lokal. Tim ini harus sudah terbentuk dan fiks tugas dan tanggung jawabnya masing-masing sekitar 6 bulan sebelum pelaksanaan quick count.

Proses rekrutmen tenaga lapangan untuk di Provinsi Sulawesi Tenggara (Sumber: Dokumentasi pribadi)

Setelah tim lapangan terbentuk, korwil membrifing semua tenaga lapangannya tentang teknik quick count yang dimulai dari pengenalan TPS yang menjadi lokasi kerja, identifikasi lokasi terkait dengan akses kendaraan dan akses sinyal seluler, keamanan lokasi, letak geografis dan jarak dari lokasi tempat tinggal interviewer. Pada tahap ini korlap dan interviewer diminta untuk langsung mendatangi lokasi TPS dan langsung melaporkan semua kondisi tersebut kepada korwil. Informasi-informasi lapangan dari korlap dan interviewer akan dicatat sebagai bahan laporan kepada PO di Jakarta.

Pada tahap konsolidasi pertama ini Korwil juga memberi informasi tentang hak-hak korlap dan interviewer selama menjadi tim quick count Kompas. Mereka akan mendapatkan bayaran mulai dari uang trasnport ke lokasi TPS, uang makan, uang pulsa, suvenir, dan honor. Korwil juga harus memastikan tentang potensi kendala yang muncul di lapangan untuk dihitung sebagai biaya tambahan.

Untuk daerah-daerah yang sulit dijangkau oleh interviewer yang direkrut korlap, korwil akan merekrut sendiri tenaga lapangan yang disebut sebagai informan lokal atau interviewer mandiri. Mereka direkrut untuk menangani daerah-daerah yang sulit dijangkau oleh interviewer reguler. Biasanya tingkat kesulitan lokasi ini dikaitkan dengan akses atau jarak ke lokasi, kerawanan sosial, atau gangguan keamanan. Supaya praktis, interviewer mandiri ini direkrut langsung dari penduduk lokal di TPS terpilih. Interviewer mandiri bekerja secara independen dan bertanggung jawab langsung kepada korwil.

Proses rekrutmen informan lokal di Kabupaten Bombana, Sulawesi Tenggara (Sumber: Dokumentasi pribadi)

Seiring dengan pembentukan tim dan konsolidasi lapangan, di Jakarta, tepatnya di Gedung Kompas-Gramedia yang berlokasi di Jalan Palmerah Selatan Jakarta, peneliti Litbang Kompas juga merekrut mahasiswa dari berbagai perguruan tinggi di Jabodetabek untuk menjadi data entri, konfirmator, dan validator. Mereka akan menjadi bagian penting di ruang  kontrol data yang fungsi utamanya adalah mengolah data dan memastikan validitasnya sebelum dipublikasi.

Jumlah mereka bisa mencapai 200 orang lebih dan dibagi berdasarkan wilayah kerja sebaran sampel. Tim kontrol data yang terdiri dari data entri, konfirmator, dan validator ini dibagi menjadi beberapa tim kecil berdasarkan sebaran wilayah sampel, yaitu Sumatera, Jawa (Jawa Barat, DKI Jakarta + Banten, Jawa Tengah + DIY, Jawa Timur + Madura), Bali-Nusa Tenggara, Sulawesi, Kalimantan, dan Papua-Maluku. Tim-tim ini akan bekerja sesuai dengan job desk masing-masing berdasarkan wilayah kerja yang sudah ditentukan.

Tim data entri, konfirmator, dan verifikator quick count 2014 (Sumber: Dokumentasi pribadi)

Data entri akan menginput data-data berupa SMS perolehan suara dari TPS yang dikirim oleh interviewer. Data ini akan dimasukkan ke dalam sistem data yang masih mentah karena belum dikonfirmasi. Selanjutnya, data ini dicatat dalam lembaran yang telah disediakan untuk diserahkan kepada konfirmator.

Tugas konfirmator adalah menelepon balik interviewer untuk memastikan kebenaran perolehan suara yang sudah di SMS. Kalau sudah pasti data ini dikembalikan lagi ke data entri untuk diubah statusnya menjadi konform (terkonfirmasi). Data yang terkonfirmasi ini akan dilihat oleh validator dan mengubah statusnya menjadi valid untuk dimasukkan dalam penghitungan perolehan suara. Data yang sudah divalidasi inilah yang keluar sebagai hasil penghitungan suara. Secara visual data tersebut akan terlihat di layar TV ada penambahan jumlah titik TPS dan mengubah hasil sementara.

Koneksi Jaringan

Membangun jaringan komunikasi berbasis internet yang mengoneksikan pekerjaan lapangan dan pusat kontrol data di Jakarta merupakan peran unit Teknologi Informatika (TI) Kompas. Dalam proyek quick count ini, TI  menjadi mitra kerja Litbang dalam menyediakan perangkat kerja, jaringan informasi, dan teknologi komunikasi yang mumpuni untuk menjamin kelancaran arus lalu lintas data dari TPS ke ruang kontrol data.  Tim dari TI bekerja secara all out mulai dari perencanaan mekanisme kerja, merancang sistem jaringan, dan mengontrol secara terus-menerus kualitas teknologi yang digunakan.

Teman-teman TI selalu menyesuaikan kebutuhan kerja Litbang untuk menyinkronkan perubahan-perubahan yang terjadi di lapangan dengan kemampuan teknologi yang digunakan. Mereka juga selalu mengevaluasi kendala-kendala lapangan yang akan muncul sehingga bisa diantisipasi untuk menghindari kemacetan lalu lintas data pada hari H. Kehadiran tim TI dalam proyek quick count ini menandakan tentang pentingnya teknologi komunikasi dan jaringan informasi untuk menunjang kecepatan arus lalu lintas data sehingga mengefektifkan pemanfaatan waktu penghitungan suara.

Tim IT dan perangkat jaringan komunikasi quick count 2014 (Sumber: Dokumentasi pribadi)

Dalam quick count 2014 pengiriman data dari TPS ke pusat kontrol data di Jakarta masih menggunakan teknologi short message service (SMS) sehingga rentan terhadap kendala terputusnya jaringan, terutama untuk pengiriman data dari TPS yang berada di daerah terpencil.

Administrasi dan Logistik

Dalam pelaksanaan quick count tim administrasi dan logistik  mempunyai peran yang vital untuk mendukung kelancaran proses konsolidasi hingga pengiriman data dari lapangan. Persoalan administrasi mulai dari surat izin atau pemberitahuan ke Kesbangpol dan Pemerintah Daerah menjadi isu krusial yang harus dipersiapkan sebelum keberangkatan. Selain itu, surat keterangan kerja untuk interviewer dan korlap, surat perjanjian kerja, kartu nama, hingga dokumen-dokumen penting lainnya juga harus disiapkan untuk menjami keselamatan kerja di lapangan.

Untuk menangani urusan administrasi dan perizinan di lapangan ini unit Sekretariat selalu siaga melayani kebutuhan korwil. Mereka siap setiap saat untuk membantu kelancaran pembuatan surat-surat perizinan kepada instansi-instansi terkait dan kepada pemangku kepentingan daerah yang menjadi lokasi sampel.

Selain soal administrasi, penggandaan kuesioner yang mencapai ribuan lembar juga disokong penuh oleh tim Sekretariat dari Litbang dan Redaksi. Keperluan logistik berupa alat-alat tulis dan suvenir sudah ditangani dengan baik, mulai dari pengadaan, pengepakan, hingga pengiriman.

Tim logistik dan administrasi quick count (Sumber: Dokumentasi pribadi)

Pekerjaan yang cukup vital ditangani oleh tim sekretariat adalah mentransfer dana kepada para korwil untuk diteruskan kepada para relawan yang ada di lapangan. Dana tersebut adalah dana untuk honor, transport, konsumsi, dan pulsa untuk interviewer. Sedangkan dana untuk informan lokal tidak ditransfer melalui Korwil, tetapi  dari bagian keuangan Litbang langsung ditransfer ke rekening informan. Unit sekretariat dan keuangan ini sangat membantu kelancaran quick count dalam menangani pekerjaan-pekerjaan yang bersifat teknis.

Soliditas tim adalah kunci yang menjamin quick count bisa berjalan lancar dan cepat dengan hasil yang memuaskan.